民泊の到着前確認。未提出と確認待ちを見つける

施設の営業形態に合わせて項目を決める

宿泊者名簿に必要な情報と、到着予定・連絡先など運営のために聞く情報を分けて、提出フォームを用意します。名簿の項目は、自分の施設の営業形態に合わせます。

• 住宅宿泊事業法の届出施設は、観光庁の案内で、氏名・住所・職業・宿泊日、国内に住所を持たない外国人の場合は国籍・旅券番号が示されています。名簿は代表者だけでなく、宿泊者全員について記載します。
• 旅館業の施設は、厚生労働省の衛生等管理要領で、氏名・住所・連絡先等が示されています。住宅宿泊事業のフォームをそのまま使わず、許可を受けた施設の所在地の案内や様式と照合します。特区民泊も、その施設に適用される案内を使います。

身分証明書を求める場合は、必要な情報と提出理由を、ゲストが予約する時点の案内にも載せます。Airbnbの本人確認の説明も、ホストが予約後に政府発行の身分証明書を求める場合の条件として、予約時点の掲載説明と、法的・コンプライアンス上の理由を挙げています。窓口担当が予約後に独自の提出条件を増やす運用にはしません。

提出と本人確認を区別する

情報が届いたら、施設で必要な欄が揃っているかを確認します。不足がある場合は、予約者へ必要な欄と提出方法を伝えます。情報を受け取っただけの予約が、内容確認済みに埋もれないようにします。

予約した人と実際に泊まる人が違う場合は、両者の立場と予約変更の依頼先を照合し、宿泊情報の提出を頼む相手も確かめます。

住宅宿泊事業では、観光庁の案内に、宿泊開始までに宿泊者それぞれの本人確認を行うことと、ICTを使う場合の条件が示されています。書類をアップロードした状態、内容を確認した状態、本人確認を終えた状態を別に残します。

ゲストから「Airbnbにはもう提出しました」と返ってきた場合も、施設で必要な確認が済んでいるかを確かめます。Airbnbは本人確認情報をホストへ共有しないため、プロフィールの本人確認済み表示だけで、施設側の名簿や本人確認を完了にはしません。施設が行う確認の理由と方法を案内します。

未提出の人へ、何をすればよいか伝える

未提出の連絡では、対象の予約、まだ必要な項目、入力する場所を一緒に伝えます。文例です。

ご到着前の確認について、予約［予約番号・宿泊日程］のご案内です。専用フォームの「［不足している項目］」が未入力です。先にお送りした提出用リンクから、その欄をご確認ください。操作できない場合は、この窓口へご連絡ください。

操作できないという返信には、「入力してください」を繰り返す前に、リンクを開けないのか、入力後に送信できないのかを聞きます。日程や人数を変更した場合は、変更後の予約へ提出情報が結び付いているかも確認します。

旅券番号や本人確認書類の画像は、管理者が定めた提出・保管先へ案内します。一般の共有チャットや電話メモへ写して回す必要はありません。施設で必要な名簿と本人確認が揃った後は、宿泊者名簿の保存と出力へ進めます。

到着が近い予約から、夜間担当へ渡す

夜間担当へは、到着予定の近い予約から、未受領、内容確認待ち、本人確認待ちを渡します。「未提出です」だけでなく、どこが不足し、いつ何を案内し、次に誰が動くかまで残します。

引き継ぐ前に、次の項目へ実際の状態を入れ、夜間担当が必要な記録を開けるか確かめます。

確認項目	渡す内容
対象の予約	施設、最新の人数・日程、到着予定、予約担当者と宿泊者の立場
人ごとの残件	未提出、不足、内容確認待ち、本人確認待ちの人と確認事項への参照
本人への案内	送信先、案内した内容と時点、不達や操作できないとの返信
次の担当	確認する人、確認/本人への連絡予定、担当不在時の判断先

代表者が提出していても、同行者の不足や本人確認待ちをまとめて消しません。人数・日程の変更があれば、元の依頼と提出済み情報を最新の予約へ照合し、誰の何が残ったかを確認して渡します。

未提出のまま到着した場合や、担当者が確認できない場合に連絡する責任者も決めます。受付担当だけで入室の可否を決めず、施設の本人確認手順と責任者の判断へつなぎます。

到着前の状態管理表（CSV）は、一予約一行の進捗表です。予約番号、宿泊予定人数、到着予定、提出・内容確認・本人確認それぞれの状態、次の担当と予定を記入します。人ごとの不足は、管理者が定めた保管先の対象者別記録へ参照を残し、代表者の提出だけで全員確認済みとはしません。本人確認書類の番号や画像は載せず、必要な記録の保管先を参照します。夜間の連絡順と個人情報の取扱いも合わせて確認してください。

テマトクは、提出方法の案内、不足への連絡、確認担当への連絡と経過の報告を担います。現在の到着前対応をご相談ください。施設側で行う本人確認や入室の判断を含め、担当を決めます。