民泊で予約者と宿泊者が違うとき

予約詳細で、予約担当者と宿泊者を照合する

Airbnbの代理予約の案内では、ホストが予約詳細を開くと、宿泊者と予約担当者の両方を確認できると説明しています。電話の名乗りやメッセージの差出人だけで判断せず、対象の予約を開いて照合します。

受付では、予約番号、施設、宿泊日程と、連絡している人がどちらの立場かを確認します。すでに宿泊している人からの連絡なら、現地の状況や困っていることも、その予約へ結び付けます。

この仕組みで新しく予約するには、Airbnb上で宿泊者が明示的に権限を付与し、その権限が取り消されていないことが条件です。予約代行権限に関する規約で、その適用条件を確認できます。「家族が予約した」と聞いただけなら、正式な代理予約なのか、別の確認が必要なのかはまだ分かりません。予約上の表示や手続きで判断できなければ、運営責任者や予約サイトのサポートへ確認します。

自分の宿泊用に作った予約で、本人が旅行できなくなった場合は、予約の譲渡に関する案内も確認します。同ページは第三者への譲渡ではなく取消しと再予約を案内しているため、正式な代理予約で別の人が泊まる場合と、予約後の宿泊者差替えを分けて確認します。

他の予約サイトや、権限機能を使わない予約には、その予約経路の条件を適用します。Airbnbビジネスプログラムの予約も、一般の代理予約と同じ操作へ置き換えず、同社が案内する手順を確認してください。

宿泊者全員の情報が揃っているかは、到着前確認で別に追います。予約担当者を確認できたことと、施設側の名簿・本人確認が終わったことは別です。保存する情報とその後の扱いは、宿泊者名簿の運用へつなぎます。

変更を頼む相手と、滞在を案内する相手を分ける

Airbnbの正式な代理予約では、宿泊者も予約の詳細を見たり、グループ内でメッセージを送ったりできます。ただし、日程や人数の変更リクエストを出せるのは予約担当者です。ホストから変更リクエストを送る場合も、承認するのは予約担当者だと公式案内に記されています。

相手	連絡するときに押さえること
予約担当者	予約変更を依頼する相手。ホストから送る変更リクエストの承認先も確認する
宿泊者	現在の困りごとや希望を聞き、滞在に必要な案内を届ける相手
運営側	受入条件は運営責任者が判断し、予約上の操作は権限を持つ担当が進める

宿泊者から「一泊延ばしたい」と連絡が来ても、希望を聞いた時点で日程を変更済みにはしません。運営側が空室、次の予約、料金などの条件を確かめ、予約担当者へ必要な手続きを案内します。人数も変わる場合は、人数・泊数・現地準備の確認を合わせて進めます。

取消しは、変更とは操作範囲が異なります。Airbnbの案内と規約では、予約担当者と宿泊者の双方が予約をキャンセルできるとされています。「変更できない人だから、取消しもできない」とは扱わず、対象の予約と申出の内容を確かめて担当へ渡します。

延長の希望は、予約が変わるまで別に残す

宿泊者から延長希望を受けても、運営条件の確認と、予約上の変更は別に追います。希望を記録した時点では、元の予約の日程・人数を変更済みにしません。

追うこと	確認する記録	まだ終わっていない場合
本人の希望	希望する追加日、人数、元の予約	希望の受付として残す
運営側の条件	空室、次の予約、料金、受入判断の担当	確認担当と本人への返答予定を残す
予約上の手続き	予約担当者への案内、変更リクエスト、承認と変更結果	変更待ちとして、誰の操作を待つか残す

返答には、自社で確認できた範囲だけを入れます。次の文は、Airbnbの正式な代理予約だと照合できた場合に使います。

［希望日程］への延長のご希望を受け付けました。追加日の空きと料金は［確認担当］が確かめ、［連絡予定］までにご案内します。予約変更の手続きは予約担当者にもお願いする形になります。必要な手続きと確認結果を、予約のメッセージでお知らせします。

運営担当が結果を返す予定を決めたら、受付にも共有します。予約担当者への手続き案内だけで宿泊者への返答を終えず、遅れる場合も本人へ次に連絡する担当を残します。

ホストから変更リクエストを送る方法なら、予約担当者の承認と、予約上で新日程・人数・料金が反映された結果を確認します。宿泊者本人が口頭で了承していても、予約担当者の手続きが未了なら予約変更は未完了です。

確定した日程を、宿泊者と現地担当へ渡す

正式な変更を確認したら、宿泊者へ新しい宿泊日程と退出予定を案内します。予約担当者が手続きを終えたことだけで、宿泊者本人も予定を理解したとは扱いません。予約メッセージで確認できる内容と、本人から届いた質問を同じ案件へ残します。

清掃や鍵を担当する人にも、元の日程、新しく確定した日程、変更した作業を渡します。延長の場合は元の退出日に清掃へ入らないよう、旧予定が取り消されたかを確認します。電子キーの利用期限を変える必要があれば、鍵を管理する担当へ依頼し、処理結果を受け取ります。

予約上の人物関係と、現地で案内を受ける人が合わない場合も、窓口で送付先を差し替えて終えず、運営担当へ照合を依頼します。

領収書の送付を依頼された場合は、対象料金と発行窓口の確認へ進みます。予約担当者・宿泊者・会社の依頼者と、送付先を照合します。

テマトクには、希望の聞き取り、運営担当や関係先への連絡、決定した内容の案内、手配・調整、報告を、選んだ範囲で任せられます。受け入れ条件や料金の判断、予約サイトを操作する権限を分けながら、民泊の窓口で任せる仕事を確認できます。