民泊の宿泊者名簿。回収から保存までの運用

予約情報から、宿泊者全員の記録へつなぐ

観光庁の事業者向け案内では、宿泊者の氏名、住所、職業、宿泊日を名簿へ記載するとしています。国内に住所を有しない外国人については、国籍・旅券番号の記載と旅券の呈示・写しの保存も案内しています。

予約サイトの代表者名だけでは、同行者を含む記録は揃いません。どの届出住宅の、どの宿泊に、何人が実際に泊まるかを確かめます。人数が変わった場合は、予約の変更だけで終えず、対象日の宿泊者情報も更新します。

情報	確認・記録すること
予約	予約番号・施設・予定人数・期間を、実際の宿泊者と照合する起点にする
宿泊者	一人ごとの必要事項・宿泊日を揃える。同行者をまとめて未確認にしない
本人確認	方法・実施結果・担当を残す。フォーム送信だけで完了にしない
保存	正式名簿・必要な添付・保存先を揃え、問い合わせ履歴と分けて管理する

到着前に未提出者へ連絡する仕事は、到着前確認の手順で整理できます。本稿では、その先の確認と保存へ進みます。

本人確認の結果を、正式名簿へ結び付ける

観光庁は、宿泊行為の開始までに宿泊者それぞれの本人確認を行うよう説明しています。対面か、対面と同等のICT等で実施し、担当と結果を名簿の該当する人へ結び付けます。ICTの場合は、同案内の本人・発信場所の確認条件にも合わせます。

Airbnbのプロフィールに「本人確認済み」と表示されていても、施設側で全員分の確認が済んだことにはなりません。Airbnbの本人確認の案内は、予約者等のアカウント確認と、予約時に政府発行の身分証明書をホストと共有しないことを説明しています。施設の名簿には、実際に泊まる人を対応させます。

最新の予約人数と各宿泊者の記録を照合し、記録がない人、項目が不足する人、本人確認が未了の人を分けて担当を残します。代表者がフォームを送信したことだけで全員を確認済みにしません。到着前の催促や当日の確認方法は、到着前確認へつなぎます。

旅券の写しの保存を案内しているのは、国内に住所を有しない外国人です。観光庁は、この対象者について旅券の写しで氏名・国籍・旅券番号の欄への記載を代替できるとも説明しています。写しを保管した場合も、住所・職業・宿泊日など残る事項を確かめます。

電子名簿の保存と出力を試す

観光庁の案内では、名簿を届出住宅または事業者の営業所・事務所に備え、3年間保存し、要求時に提出することとされています。電子で作成・保管する場合は、紙へ出力できる状態が必要です。

保存先には、名簿と必要な添付をまとめ、施設・宿泊期間から取り出せる状態にします。一括保存の処理が成功しても、対象の一予約が抜けていないか、文字や添付を開けるかを実際に確かめます。

AirHostのFAQには、月単位で名簿を一括取得できる期間の案内があります。これは法定の保存期間とは別の製品条件です。利用する製品・契約の取得範囲を調べ、担当と保存日を決めます。

製品を替える前には、一施設・一予約を出力し、必要事項と添付を移行先で確認します。ログインできることだけで、過去分の保存が引き継げたとは判断しません。取得したファイルの対象施設・期間・予約を控え、名簿と必要な添付が同じ宿泊へ対応しているかを確認します。書き出せなかった対象があれば、保存完了とせず製品の管理担当へ確認します。

管理交代時に、保存先と未確認を渡す

名簿運用の確認表（CSV）は、施設・予約単位で回収、内容確認、本人確認、保存確認の担当を追うための表です。名簿そのものや旅券番号を記入するひな形ではありません。

引き継ぎでは、対象施設、保存先、閲覧できる人、取得する担当、未確認の予約を揃えます。退職した担当者だけが開ける場所に保存していないかも確認します。閲覧権限は業務に必要な範囲へ揃え、保管終了時の扱いも決めておきます。

テマトクには、未提出の確認、必要な案内、担当者への連絡と進捗の整理など、名簿を整える前後の連絡業務から相談できます。法定記録を備える責任と、窓口で進める作業を対応させて設計します。