民泊の領収書依頼。発行先と送付を確認する

どの予約の、何の料金かを聞く

最初に施設、宿泊日程、予約番号と予約経路を確認します。連絡している人が予約者か宿泊者かも確かめます。会社の担当者など別の人へ送る希望がある場合は、送付先を変更できる条件を、予約と自社の手順で確認してください。

次に、宿泊代の全額なのか、追加で払った料金なのかを聞きます。ゲストに届いた書類と、施設側の予約・支払記録を照合できるようにします。

聞くこと	記録する内容
予約	施設、予約番号、宿泊日程、予約経路
料金	何に対する支払いか、金額・通貨、支払日・方法
書類	領収書、利用明細、請求書など、本人が求めるもの
送付先	宛名、必要な時期、送付方法、依頼者の立場

適格請求書が必要と言われた場合も、その希望を明記して発行担当へ渡します。予約確認メールがあることだけで、本人が必要とする書類がそろっているとは扱いません。カード番号やアカウントのパスワードを窓口へ送ってもらう必要はありません。

予約経路と条件から、発行先を確かめる

Airbnbの完了した予約の領収書の案内では、ゲストが対象の旅行を開き、宿泊先の支払い情報から領収書を取得できます。窓口が案内する際は、対象の予約を選べているか、どの画面で止まっているかを聞き、現在の公式手順へつなぎます。

一方、Booking.comの公開の一般取引条件には、決済代行を扱う付録にも、施設から宿泊客への請求書発行を記した条項があります。請求書と領収書の区別を含め、自施設が同意した契約、対象予約の決済方式と必要な書類を担当へ照会します。事前決済と聞いただけで、すべて予約サイトの窓口へ送り返さないようにします。

直接予約でも、施設が手作業で発行するとは限りません。貸別荘「月と太陽」の公式FAQは、2026年4月21日の決済システム導入に伴い、予約日で依頼方法とマイページからの取得を分けています。同じ施設でも手順が変わる例であり、この日付や発行条件を他施設へ適用するものではありません。

施設内の案内表には、予約経路、対象になる予約・支払い、発行する窓口、参照した公式案内、確認日を残します。過去の回答を使う場合も、対象の予約に適用する条件かを確認します。

適格請求書の依頼

ホテルの予約サイト経由の事前決済を扱う国税庁Q&A・問49－3は、必要な記載事項を満たす宿泊明細書などで、適格簡易請求書を交付する方法を示しています。「領収書」という名前の書類を取得できたかだけで、依頼が済んだとは判断しません。

同資料の図では、手配旅行か企画旅行か、予約サイト側に媒介者交付特例の適用があるかによって、交付する側が変わります。民泊の窓口でも、対象予約の取引形態、発行事業者の登録状況、予約サイト側の扱いを経理・契約担当へ確かめます。予約サイトで払ったという一点から、施設か予約サイトかを決めないためです。

Airbnbの日本向け案内には、サービス料についてAirbnbが発行する適格請求書の説明があります。宿泊料金の書類が必要なのか、予約サービスの手数料の書類が必要なのかを区別し、本人の希望と対象料金を発行担当へ渡してください。サービス料の書類を、そのまま宿泊料金の書類として案内しません。

宛名や金額の変更を、発行担当へ確認する

すでにある書類の再取得と、宛名・金額・言語などの変更は、同じ処理とは限りません。依頼者の希望と現在の書類をそろえ、担当が確認する事項を明確にします。

Airbnbの領収書管理の案内では、発行済みの領収書は、後から追加・変更した情報に合わせて更新されません。一方、料金が変わる予約変更や返金などでは、新しい領収書が発行される場合があります。予約情報を直せば過去の書類も変わる、と約束しないようにします。

変更や返金があった予約は、元の支払い、追加の支払い、返金の記録と、本人が持っている書類を対応させます。返金額や処理状態が不明なら、返金対応の確認へ戻します。書類の金額だけを希望額へ書き換えて合わせる処理にはしません。

前掲の国税庁Q&Aは、予約サイトの手数料や値引き等により、宿泊明細書などの記載金額と、ゲストが予約サイトへ払った総額が異なる場合も説明しています。差があるだけで誤記と決めず、宿泊料金、手数料、値引きと精算の記録を発行担当へ渡し、どの金額を記載するか確認します。

AirHostのゲスト向け請求書・領収書のヘルプは、AirHost ONE HMSのProプランを対象に、施設単位の発行者情報の設定、予約詳細からの表示・印刷、個別送信などを説明しています。画面を表示できることと、その予約で求められた書類を発行できることは、別に確かめます。自社の契約プランと設定、対象予約の支払状態を担当が確認します。

AirHostには、印刷・PDF作成時の宛名の変更手順もあります。予約詳細の「取引明細」で対象のフォリオの「請求書/領収書」を開き、表示された宛名欄を編集する方法です。

施設側でこの方法を使う場合は、希望する宛名と対象の支払いを発行担当へ渡し、作成された書類で確認します。Airbnbで発行された書類の変更を、この操作で済ませた扱いにはしません。

案内したことと、送付できた結果を残す

窓口の記録には、本人へ手順を案内したのか、発行担当へ確認を依頼したのか、その後どこまで進んだのかを残します。

段階	確かめること
案内	対象予約に合う案内、案内した相手・時点、本人が止まっている箇所
照会	必要書類、未確認事項、引き受けた担当、返答予定
送付	発行された書類の対象、送付先と方法、送付結果・不達
再連絡	届いていないのか、開けないのか、内容の再確認が必要なのか

確認中の場合は、次の記入文に実際の用件と、担当が引き受けた予定を入れて返します。

［予約番号・対象の料金］の［必要書類］について、［希望する内容］を受け付けました。［担当］が［確認事項］を確かめ、［年月日・時刻］までに［方法］で状況をご連絡します。

発行を依頼しただけで、本人へ届いたことにはしません。不達や閲覧できないとの連絡があれば、対象の書類と送付先を照合し、必要な再案内・再送を担当へ依頼します。未確認のものには、次に動く人と確認予定を残します。

AirHostの同じヘルプでは、OTAから取得した仮想メールアドレスには送信できず、個別送信の宛先が空欄になる場合を説明しています。予約に連絡先が登録されているだけで送付可能とはせず、本人に確認した送付先と対象の書類を照合します。送信履歴は予約のログから確認できると案内されています。

予約者と宿泊者が違う場合の連絡先は、双方の立場と案内先の確認も使えます。複数経路の会話が分かれて追いにくい場合は、民泊のメッセージ管理へ進めます。

テマトクには、依頼の聞き取り、担当への照会、決まった手順の案内、結果連絡や報告を、選んだ範囲で任せられます。民泊の窓口と発行担当の間に残る仕事から分担を相談できます。