マンスリーの予約・空室管理。Excelとシステムの選び方

予約と、入居できる状態を分ける

希望条件を聞いた段階、仮押さえ、申込、契約確定、滞在、退去後の整備を同じ色で扱うと、どの条件なら部屋を提案できるか分からなくなります。状態を変えられる担当と、仮押さえを見直す時点も決めます。

自社の直近の問い合わせで、希望期間に提案できるかを次の記録へ照合します。清掃・補修で貸出しを止める期間と、契約・入金の手続状況を別に追います。「契約書を送付済み」だけで、鍵を案内できる部屋へ変えないためです。

記録	確かめること
予約台帳	前の利用の終了と次の予約、仮押さえ、希望する連続期間
現場記録	清掃・点検の実施結果、補修の残件、使える見通しと確認先
入居判定	どの条件がそろえば、誰が提案・確定・鍵案内を認めるか

清掃の報告と貸出し可否の判断がつながっていない場合は、退去後から再貸出までの引継ぎで、現場から予約担当へ戻す結果と時点を決めます。

Excelは、同時更新と変更履歴まで見て評価する

Excelでも、部屋・期間・予約番号・状態・更新担当をそろえて管理できます。今の表で困っている一件を再現し、入力の手間と見落としを確認します。保存場所、共同編集の方法、使うExcelの版をそろえ、自社の環境で試します。

自社の仮押さえを一件選び、登録した担当と別の担当で同じ部屋・期間を開きます。登録・変更した状態と期限が相手の画面へ反映されるか、古いコピーを見分けられるかを確かめます。期限が来た後も、合意した条件に沿って解除できるか、その結果を全員が確認できるかまで試します。

延長希望では、次の予約だけでなく清掃予定まで開けるかを見ます。日程を変更した後、別の担当者が元の予定・変更者・未確定の条件を探せるかも試してください。担当者が口頭で補わないと判断できない情報が、表の改善点です。

表の入力ルールをそろえれば足りる場合と、予約・請求・契約の連動が必要な場合では、選ぶ手段が変わります。件数だけを基準に切替時期を決めないようにします。

専用システムは、同じ一件で機能を確かめる

wellmoは予約台帳、稼働表、帳票出力等を案内し、利用にはW&Mへの掲載契約が必要としています。ステイコネクトの機能には、予約・在庫カレンダー、部屋止めや清掃登録、契約・請求、入居案内等があります。自社の契約形態に対応するかを、実際の設定画面で確かめます。

デモでは、自社が扱う複数室の契約から、対象室だけの日程を変更する作業を試します。試験用の記録を使い、他の部屋を変えずに、次の予約と清掃の重なりを調べられるか、契約・請求・案内のどこへ変更が反映されるかを追います。自動で変わらない箇所は、操作する人と作業を記録します。

閲覧だけの担当が予約を確定できてしまわないか、変更履歴を出力できるかも確認します。必要なオプション、既存データの移行範囲と費用は、公開機能の一覧だけで決めず、候補会社へ確認してください。

掲載と在庫の連動を試す

wellmoの機能紹介には、他サイトの反響・予約の登録と、W&Mとの連動が掲載されています。ステイコネクトは、ミスタービジネスへの公開・非公開の連動を案内しています。

物件の掲載を連動できることと、電話や別サイトの予約が同じ在庫へ反映されることを分けて確かめます。連携するサイト、対象室、変更する項目に加え、自動で取り込む範囲、人が入力する仕事、反映時点、反映しない場合の確認先を揃えてください。

比較・試験表の「同じ一室への同時問い合わせ」では、試験用の部屋・期間で、電話の仮押さえ後に別の担当が掲載先から照会する流れも試します。更新前後の状態、反映した時点、人が補う仕事を結果欄へ残します。日程変更や取消でも、元と新しい期間の在庫がどう変わったかを照合します。

期間を仮に確保する場合は、仮予約の期限と確定・解除の管理へ進み、相談中と販売在庫の状態を揃えます。

予約情報の管理と、問い合わせ受付を接続する

予約システムがあっても、電話を受けた窓口がその場で空室や料金を確約できるとは限りません。受付は希望条件を残し、権限のある担当が台帳を確認し、回答する流れを決めます。

契約の電子化も選ぶ場合は、予約の状態とは別に、説明・署名・原本の受け取りまでを試す電子契約の選定へ進みます。

予約管理の比較・試験表（CSV）は、試す場面、見たい動き、現在のExcelの結果、候補システムの結果を並べる4列の表です。機能の有無だけでなく、人が補う作業と確認先まで書いて比較します。聞き取りは問い合わせ受付票、日程が変わった後の連絡は変更の引き継ぎへつなげます。テマトクには希望の聞き取りや確認後の案内を任せられます。空室確認・見積もりを担当者へつなぐ今の流れから、電話受付・確認後の案内の範囲をご覧ください。