マンスリーの延長受付。次の予約と照合する手順

契約と延長希望日を特定する

物件・部屋、現在の利用期間、契約の窓口、希望する終了日を確かめます。法人担当者からの連絡なら、実際の入居者と、延長条件の回答を受ける人を分けて残してください。

「二週間くらい」という希望は、確認前に特定の日へ置き換えません。日付が未定なら、決まっている範囲と、いつ先方が確定できるかを記録します。同じ部屋が必須か、別の部屋や近隣物件も検討できるかが分かれば、希望どおりに延ばせない場合の確認に使えます。

次の予約と料金を確認してから回答する

延長できる単位や、申請した後に確定する時点は事業者によって異なります。

サービスの公式案内	公開されている延長の扱い	運営側で残す記録
アットイン	現在の料金の支払いと次の予約がないことを条件に、1日単位の延長を案内	支払状況・空室・延長料金
メトロレジデンス	契約終了の5営業日前までの申請。申請時は仮押さえで、変更届への署名後に手続き完了。法人契約は別の延長依頼フォーム	契約区分、申請先、仮押さえと手続き完了の時点

受付では、対象契約の申請期限、延長単位、現在と希望する退室日時、料金・入金期限を確認します。日付だけを聞いた場合は、部屋を使える最終時刻も契約担当へ確かめてください。

確認担当は、希望期間の空き、次の予約、延長に伴う料金と必要な手続きを確かめます。別の担当も予約を扱うなら、延長を確認している間の部屋の扱いを共有します。「回答待ち」と「確定済み」が同じ表示のままでは、二重に案内するおそれがあります。自社で仮押さえを使う運用なら、対象期間・期限・担当を残し、確定または解除の結果を予約担当へ共有します。

希望期間が次の予約に重なるときは、同室で利用できる最終の退室日時を、清掃・点検・鍵の準備に必要な時間も含めて確かめます。日付が隣り合っていても、次の入居に間に合うかは別の確認です。別室を提案するなら、入居できる日時、移動、追加の費用、契約手続きを揃えてから回答します。

実際の延長依頼を引き継ぐ際は、次の項目を元の申出と照合します。

項目	確認して渡すこと
現在と希望	契約中の退室日時、希望する退室日時、まだ決まらない部分
同室の条件	次の予約と準備時間。同室が必須か、移動を検討できるか
手続き	適用する期限・料金・申請先・署名や支払いの条件
確認待ち	まだ分からない条件、調べる担当、相手へ返答する予定
回答先	法人担当者と入居者本人に、それぞれ何を案内するか

元の希望を確認結果で上書きしないようにします。別室も検討できるという回答を、移動先への同意や予約確定と同じ状態にしないでください。

駐車場の延長も確かめる

駐車場も利用している場合は、延長を希望する区画・車両・期間を聞きます。部屋の空きが確認できても、駐車場を同じ期間使えるとは限りません。敷地内か近隣の月極か、本人の直接契約か運営側の手配かを元の記録から確かめ、駐車場側の確認担当へ渡します。場所と手配の違いは、初回の駐車場確認でも扱っています。

確認担当は、継続できる期間、料金と手続き、区画変更の有無を返します。部屋だけ確定し駐車場が回答待ちなら、その状態を分けて本人へ伝えてください。承認後は、駐車場の案内・契約・利用終了の予定へ変更が反映されたかも確かめます。使い続ける車両が変わる場合は、その登録と利用条件の確認も引き継ぎます。

可否の回答と、延長の確定を記録する

条件を提示した後も、先方の回答や必要な手続きが残る場合があります。自社で定めた確定条件を満たした日時と担当者を記録し、変更後の利用期間が確認できるようにします。

希望どおりに延長できない場合は、その結果と提案可能な候補を分けて伝えます。条件が違う部屋を、元の契約の延長として扱ってよいかは、契約担当が確認する事項です。

別室での利用を提案するときは、移動先の準備・鍵・本人への案内で、元室と新室の作業も確認します。設備不具合で移る場合の条件を当てはめず、今回の別室利用に適用する費用・日程・契約を、担当者へ確認してください。

清掃・鍵・退去案内にも、変更を反映する

延長が確定したら、退去予定、清掃、点検、鍵の手配など、自社の運営で影響する作業を確認します。すでに清掃依頼を出しているなら、旧予定の取り下げや変更を伝え、担当者が受け取ったかまで確かめます。

予約画面を書き換えただけで、現場の予定も変わったとは判断しません。変更したものと未反映のものを、予約変更の引き継ぎで整理できます。

延長受付・確認票（CSV）は、一件を縦に記入する3列の票です。現在と希望する退室日時、空きと次の予約、手続き・支払い、駐車場の確認、清掃・鍵への反映を順に確認できます。新規の反響受付は問い合わせ受付票、退去後の工程は再貸出までの引き継ぎへ進めます。

滞在を延ばす相談と、予定より早く退去する相談では、契約・精算・清掃へ渡す日付が異なります。短縮の受付はマンスリーの途中解約対応に整理しています。

延長希望の聞き取りや担当者への確認連絡を任せたい場合は、テマトクへご相談ください。可否・料金・契約を決める担当と、任せる連絡の範囲を一緒に整理します。