マンスリーの仮予約。確定と期限切れを管理する

問い合わせと、在庫を止めた予約を分ける

候補を紹介した段階では、部屋を確保したとは限りません。受付では「相談中」「仮予約」「正式予約」を使い分け、部屋の販売状態と対応させます。

連絡の段階	受付に残すこと	在庫担当へ確かめること
問い合わせ	希望地域・室数・期間	候補の有無。確保を約束していないか
仮予約の依頼	希望する部屋と返答予定	受けられるか、対象室と期間、期限
仮予約の了承	案内した条件と相手の確認	実際に対象在庫を止めたか
正式予約へ進む連絡	申込者・契約条件の変更	自社の確定条件が揃ったか

仮予約の依頼を受けただけで、受付が「確保できました」と返さないようにします。在庫担当から確保結果を受け取り、その内容で相手へ案内する流れです。

法人の承認待ちには、返答先と期限を持たせる

法人では、入居する社員、部屋を探す総務、支払いを確認する経理が違うことがあります。誰から正式な申込みが届くのか、社内承認に不足する資料は何かを確認します。

自社の複数室の相談を一件選び、部屋ごとに次の内容を確かめます。法人側の承認が済んでも、自社の正式手続が完了したとは限りません。

確認対象	記録と照合すること
法人承認	承認された室数・期間と、人数や予算など未定の条件
在庫確保	対象の部屋と期間、確保結果、期限。依頼を受けただけの部屋が混ざっていないか
正式手続	部屋ごとの申込受領と、契約・支払い等の自社の確定条件。未完了なら次の担当と予定

一部の部屋だけ先に手続できるかも確認します。全室を同時に確保することが利用条件なら、一部だけを確定する前に相手と営業担当へ確認します。

相手へは、対象室、希望期間、仮予約の期限、正式手続の方法を一通で返します。「明日まで」のような案内は、日付・時刻を入れると担当交代後も照合できます。期限の延長を希望された場合は、元の期限を消す前に、在庫担当が延長可否を判断した記録を残します。

相手の回答予定が自社の確保期限より後なら、そのまま返事を待たずに在庫担当へ延長可否を尋ねます。延長できない場合は、いつまでの在庫確保なのか、期限後は改めて空室確認になるのかを総務へ返します。相手の社内予定が変わっても、自社の確保期限が自動的に延びるわけではありません。

確定と期限切れを、予約台帳へ反映する

自動で期限切れになる仕組みなら、設定した日時に確保が解除されるかを試します。手動なら在庫を戻す担当を決め、期限が過ぎた予約が残らないようにします。いずれも、期限前に届いた正式申込みが別窓口に止まっていないか、台帳へ反映されているかを担当が照合します。

在庫を確保する期限が来たことと、申込み・契約の取消しは分けて確認します。アットインの料金案内には、申込後の無料取消しの期限と、それ以降の料金条件があり、取消しには同社への連絡が必要と明記されています。冒頭の仮予約FAQと併せて読み、返事がないまま期限を過ぎれば、すべて無料で自動取消しになるとは解釈しません。

自社の案内でも、在庫の確保、正式手続、取消料のどの条件に関わる期限なのかを明示します。申込みや契約がどこまで進んだか、本人から何の連絡を受けたかを契約担当と照合し、台帳上の解除だけで費用まで決めないようにします。

正式予約へ進む場合は、自社で必要な申込み・契約・支払い等の条件を揃え、予約台帳へ反映してから確定の案内を送ります。仮予約の記録を残したまま、新規の正式予約を別に作ると、同じ一室を二件分確保する誤りにつながります。

終了する場合は、相手への案内、在庫の解除、準備担当への停止連絡を揃えます。たとえば備品の追加を仮予約と同時に相談していたなら、その照会も取り下げるのかを現場へ伝えます。台帳上の解除だけで、鍵や備品の準備依頼まで止まったとは限りません。

期限後に連絡が来たら

連絡を元の仮予約へ結び付け、実際に受信した日時を残します。在庫担当へ、確保を解除したか、その後に別の予約が入っていないか、今も同じ部屋・期間・料金で受けられるかを確認してください。受付だけで元の予約を復活させたり、以前の条件のまま確定したと返したりしません。

在庫を確保できた場合は、今回認められた条件と残る手続を相手へ返します。条件が変わる場合は、その内容で相手が進めるかを確かめます。受けられない場合も、代わりの部屋を探す担当と、次の連絡予定を残します。

入居前のキャンセル対応では、取消しの申出と条件、精算の担当を確かめられます。期限後の連絡が取消しの希望なら、その手順へ渡します。

引き継ぎは、残る確認が分かる一件にまとめる

仮予約の確認表（CSV）には、部屋と期間、確保期限、相手の返答担当、自社の確認担当、次の確認予定を記入できます。契約や在庫の原本を使っているなら、その番号を参照し、同じ情報を別の台帳へ重ねて確定しない使い方にします。

引継ぎには、何をどこへ送ったか、どの条件の確認が残るか、誰からいつ返答を受ける予定かを残します。未回答時に確認する担当と在庫の確保期限も、元の案内へ照合できるようにします。売れる部屋を決めるための仕組みは予約・空室管理の選び方、入居前の取消はキャンセル対応で扱います。

テマトクには、仮予約に関する聞き取り、期限の案内、担当への確認連絡など、窓口と確認担当をつなぐ仕事を相談できます。空室の確定や料金の決定を受付と同じ作業にはしません。