マンスリーの予約変更を営業・清掃・鍵の担当へ伝える

一件の変更で、元の予定と変更後を並べる

前倒しの希望を受けても、部屋が空いていることだけでは入居を約束できません。清掃・点検、備品の搬入、鍵の準備など、入室前に終える仕事を確認します。日付とともに、入室できる時刻を揃えてください。

アットインの営業担当者への取材にも、すぐに部屋が必要な依頼へ準備が間に合わない経験が述べられています。一拠点の説明ですが、空きの確認と、入室に必要な準備を分けて考える材料になります。

確かめること	変更を確定する前	確定した後
予約・契約	対象室、元の日時、希望日時、適用条件を予約担当が照合	契約上の手続きを終え、確定日時を記録
清掃・点検	現場担当が新日時までに準備できるか返答	元の依頼を取り下げるか変更し、反映結果を確認
鍵・備品	発送・設置・有効期間など、間に合う条件を確認	対象者と日時に合わせて手配・案内を更新
入居案内	既に送った内容と、自動送信予約を確認	何が変わったかを本人へ伝え、旧案内を訂正

受付から相手へは、変更希望を受けたことと、予約・準備の確認が残ることを伝えます。間に合わない仕事があれば、運営担当が実行できる日程や条件を確認して相談します。先方へ既に変更済みと伝えていた場合は、未確定の内容を運営責任者へすぐ共有し、訂正と再調整を返答する担当を決めます。

確認元と、影響する予定をそろえる

契約者からのメール、予約管理システム、営業担当の電話メモなど、変更の根拠になる記録を残します。別々の窓口から違う日付が届いているなら、受付がどちらかを選ばず、確定できる担当へ照会します。

法人窓口と入居者が違う場合は、誰が変更を依頼し、誰の確認が必要かも契約ごとに確かめます。unitoの法人向け案内は、複数室をまとめて手配する利用を案内しています。複数室を扱う場合は、全室の日程を変えるのか、一人の一室だけを変えるのかを依頼元へ聞きます。同じ法人名という理由で、他室の予定まで変更しないようにします。

通知を送るだけでなく、旧予定の扱いまで確認する

清掃や鍵の担当へ伝えるのは、新しい日付だけではありません。対象物件・部屋、元の予定、変更後、確定している範囲、まだ確認中の事項を渡します。元の依頼を取り下げるのか、同じ依頼を変更するのかも揃えます。

清掃担当から「受け取りました」と返信があっても、新しい日時で作業を引き受けたとは限りません。「新しい日時で対応できるか」「元の依頼は取消し済みか」「予定表へ反映したか」を分けて受け取ります。返信がない相手には、変更を受けた担当者が次の確認時点を決めて連絡します。システム連携を使う場合も、自動で変わる予定と、人が直す予定を実際の画面で確かめます。

入居者への案内も、新しい条件にそろえる

古い日程のメールや鍵の案内が送られていた場合は、変更後の内容を案内し、どの連絡が現行か分かるようにします。自動送信の予約がある場合も、その対象日や本文を確認します。

予約変更の反映確認表（CSV）は、一件の変更を縦に記入する3列の票です。希望の受付から準備可否、確定、旧手配、案内の更新まで追えます。延長する日数や次の予約との重なりは延長受付、退去後の現場確認は再貸出の引き継ぎで扱います。

同じ部屋を使い、入居する人だけが替わる場合は、日程変更とは別に案内先と鍵の引き継ぎを確認します。法人利用の入居者交代を参照してください。

テマトクには、変更希望の聞き取り、関係先への確認連絡、決まった内容の案内を任せられます。任せたい連絡業務をご相談ください。予約や金額の変更権限、既存システムへ反映する方法は、個別に確認します。