民泊の問い合わせ自動化。自動送信とAI回答の使い分け

既存予約と直前予約で、自動送信を試す

到着前のアクセス案内やチェックアウトの説明など、送る条件が決まっている連絡は、自動送信を検討できます。AirHostの自動メッセージ設定には、予約の取り込みやチェックイン日を基準にした送信が用意されています。ただし、OTA接続前に確定していた予約へは、予約確定後メッセージが自動送信されないと説明されています。導入時は、これから入る予約と、すでにある予約を分けて送信状況を確認します。

直前予約も試します。AirHostの同じヘルプには、予定時刻を過ぎた予約へ送るかどうかの設定があり、設定時刻と実際にOTAへ送信される時刻には差があると説明されています。時間どおりに届く前提で、到着直前の大事な案内を任せないでください。

試験用予約と試験の送信先を使い、現在の設定から期待する動作を先に書きます。実際のゲストへ案内や鍵情報が送られない方法を、提供者と確認してから行います。

条件	確認すること
既存予約	接続前の予約へ、必要な案内を別に送る担当がいるか
直前予約	設定時刻を過ぎた予約の送信可否と、実際に届いた時点
提出待ち	支払い・事前チェックイン等の条件を満たす前後の送信状況
変更等	旧日程の送信予定と、すでに送った案内の訂正先
準備未了	清掃・鍵・本人確認が未了のとき、開示してよい内容にとどまるか

製品ごとに条件が違うため、この表は自動送信を保証する仕様表ではありません。自社の設定と送信結果を残し、届かなかった連絡を誰が拾うかまで決めます。

AIの回答に使う情報と通知先を確かめる

AirHostのAIゲストアシスタントは、予約情報や会話履歴を参照し、自動返信・下書き生成・通知を行う流れを掲載しています。フォローアップが必要な場合の通知も、その一部です。製品を比べる際は、回答に使う情報と、自動で実行する処理を分けて確認します。予約情報を参照できることと、予約や料金を変更できることは、同じ機能ではありません。

施設の質問に答える場合は、ガイド・FAQの原本を整えます。案内にない質問、回答しても解消しない申告、例外や費用の判断が必要な相談は、通知を受けて動く担当を決めます。「入れない」と再連絡が来たら、前の回答と、まだ解決していないことを確認できるようにします。

送信・回答・その後の連絡を分担する

自社で案内後も解消しなかった問い合わせを選び、送信から返答までを通して試します。

1. 対象予約の条件に従って案内を送る。施設側は文面、送信先、時点、言語、開示してよい情報を確認します。
2. 追加の質問には、対象施設の有効な案内から答える。資料にない内容や例外の許可は、その場で作らず担当へ渡します。
3. 未解決の再連絡では、有人窓口が現在の状況と案内済みの内容を確認する。現地確認が必要なら、担当の引受けと結果を確かめ、ゲストへ次の対応を返します。

Guestyの有人ゲスト窓口でも、メッセージ対応に加え、清掃スタッフ等の現地チームへ直接連絡する仕事が掲載されています。自動回答の後に残る確認・連絡も、外へ任せる範囲を比べる対象です。

費用は、PMSの設定・利用料、AIの対象施設や会話等の課金単位、有人窓口の時間・言語・件数・後続作業を同じ対象業務で見積もります。「自動回答できた割合」に加え、自社へ戻る確認と、ゲストへ結果を返すまでに残る仕事を比べてください。具体的な委託先と条件は、ゲスト対応代行の比較で確認できます。

導入前は、答えやすい質問以外も試す

• 似た名前の施設で、駐車場や鍵の案内を取り違えないか。
• 案内にない質問を、作った答えで終わらせず担当へ渡せるか。
• 途中で施設や予約の訂正を受けたら、記録と案内の対象が変わるか。
• 直前予約、日程変更、キャンセルで、送信予定と送付済みの案内がどう扱われるか。
• 回答後に「まだ入れない」と電話したら、前のやり取りと残る確認を引き継げるか。

自動化の対象・試用確認表（CSV）には、用件、送信条件、根拠、通知を受けて動く担当、ゲストへの返答担当・時点、試した結果を残せます。通知を送れたところで試験を終えず、引受けと返答まで確かめます。

予約や清掃の記録もまとめて見直すなら、PMS・サイトコントローラーと現場連絡の分担を確認し、変更時の動きを候補のシステムで試します。

複数の予約サイトとチャットを使う場合は、メッセージの集約と返答担当も確認します。自動送信が動くことと、別経路の追加連絡や未回答を見つけられることは別です。

言語ごとの窓口選びは、多言語対応の分担を参照してください。テマトクへは、施設の案内に沿う回答から、関係先への確認・手配、ゲストへの連絡、報告まで相談できます。自動化の後に残っている仕事からご相談ください。利用するシステムと窓口の分担に合わせ、任せる範囲を決めます。