民泊運営の引き継ぎ。予約と未完了案件の渡し方

現在の予約と、引き受ける仕事を先に確定する

切替日時に滞在中の予約と、それ以降に到着する予約を並べます。各予約に、ゲストへ最後に伝えたこと、次にすること、担当、期限を付けてください。返金相談や設備不具合などの未完了案件は、予約番号と結び付けて引き継ぎます。チェックアウト済みの予約にも、返金や忘れ物の返答が残っていないかを確認します。

仕事	引き継ぐ内容と確認
到着前	明日到着するゲストの送付済みの案内、到着予定、返信待ちの質問を渡す。新しい窓口から予約とやり取りを開けるか確かめる。
不具合	滞在中の設備不具合について、症状、案内済みの操作、現地への依頼、次の返答予定を渡す。現地担当の引受けと、ゲストへ結果を返す担当を確認する。
清掃	退室日の清掃について、依頼先、日程、入室方法、作業後の報告先を渡す。旧会社と新会社から二重に依頼していないか確かめる。
返金など	返金などの相談について、ゲストの希望、これまでの約束、未決定の点を渡す。判断する人と、決定後に手続き・連絡をする人を確認する。

住宅宿泊事業法に基づく管理委託を変更する場合は、窓口の交代に加えて契約と届出も確認します。観光庁の案内は、同法第11条第1項による委託では、対象となる住宅宿泊管理業務の全部を一つの住宅宿泊管理業者へ委託すること、変更届が必要となる場合は新たな委託の開始までに届け出ることを説明しています。電話窓口だけの交代と、法に基づく管理委託先の変更を分けて準備します。管理受託契約の期間満了に当たる場合は、旧管理会社による管理業務の報告も確認します。オーナー報告の種類と確認事項を参照し、報告対象の期間と引き継ぐ残件をそろえます。

施設案内とアカウント権限を引き継ぐ

渡すもの	移管時の確認
施設案内	現行版、設備の場所、回答できない質問
現地体制	清掃、設備、夜間の連絡先と受託条件
予約・進行中の案件	次の担当、先方への約束、期限、未確認事項
アカウント・鍵情報	管理者が認めた権限、受渡し方法、利用開始・終了

Airbnbの公式説明では、アカウント間で情報・予約を移行することや、アカウントの所有権を別のホストへ譲ることはできません。管理会社の変更を「旧会社のアカウントを新会社へ渡す作業」として進めず、現在のリスティング所有者が、補助ホストなどの公式機能でどこまで担当を変更できるかを確認します。予約を残したままアカウントを無効化・削除すると、その予約はキャンセルされます。

補助ホストを追加しただけでも、任せたい操作が全部できるわけではありません。Airbnbの補助ホスト権限では、「カレンダーとメッセージへのアクセス」でゲストとの連絡とカレンダー閲覧はできますが、予約の変更やキャンセルを扱えるのは完全なアクセス権を持つ補助ホストです。付与する権限を選び、業務上どの変更を誰が承認するかも別に決めます。ほかの予約サイトやPMSも、それぞれの公式機能で必要な操作を試します。

権限変更と登録解除を分ける

旧会社が補助ホストとして登録されている場合は、使える操作を変えることと、登録を解除することを分けます。登録解除の公式説明では、解除された補助ホストはカレンダーの閲覧やゲストへのメッセージ送信ができなくなります。その人がメインホストだった場合は、次のメインホストも確認します。ゲストが返答を待っている予約を、新担当やリスティング所有者の誰が引き受けたかを確かめてから切り替えてください。

受取金を分配している場合も、操作権限とは別に確認します。権限の変更だけでは補助ホストの受取金に影響しませんが、登録解除は分配の停止にも関わります。受取金の公式説明をリスティング所有者が確認し、対象の予約と、変更前後の設定・適用を照合します。管理会社との委託料や未精算の費用まで、登録解除だけで精算済みにはしません。

引き継ぎ表には、権限を変える人と時点、対象の予約、未完了の仕事を受け持つ人、設定の確認結果への参照を残します。登録解除とアカウント自体の無効化・削除を混同せず、後から旧担当へ返答を頼まなければ進まない案件を切替前に洗い出します。

パスワードや解錠情報は、この引き継ぎ表には記入せず、管理者が指定する方法で渡します。表には保管先と受け渡した状態を残し、新担当が自分の権限で利用できることを確かめます。

切替時刻を境に、二重の依頼と通知漏れを探す

合意した切替日時を基準に、送付済みの入室案内、切替時に予定されている清掃、前の担当へ届く電話、送信予約済みの自動メッセージを確認します。ゲストが保存したPDFに旧窓口の電話番号が載っていれば、切替後もそこへ連絡する可能性があります。新しい案内を送る担当と、旧窓口に来た連絡を引き受ける担当を決めます。

対象	終了前に確かめること
旧窓口	誰がいつまで確認し、どの方法で新担当へ渡すか
送付済み案内	対象予約、旧連絡先、訂正の送付とゲストへの案内状況
自動送信	旧窓口の送信を止めた結果、新側から送る担当と内容
既存の手配	元の依頼を続けるか、取消と新担当の引受けを確認したか

旧窓口をいつ閉じるかは、契約と対象予約・残件を見て合意します。切替後に旧側へ届いた連絡も、受け取った日時と新担当への引渡し・受領を残します。合意した旧担当の業務終了までに、新担当またはリスティング所有者が残件を引き受けられるよう準備します。未調整の仕事は責任者へ戻し、旧担当の権限を期限なく残す運用にはしません。

依頼済みの清掃や修理は、新担当が依頼し直す前に、現在の手配を続けるか、変更するかを確かめます。変更する場合は、旧手配の取消連絡と新手配の引受けを両方残します。「担当へ送付済み」で止まっている仕事は、引受けを確認するまで残件として扱います。

一件を通して試してから、受入れを確認する

試験では、新担当が使うアカウントと窓口から、次の一件を通します。たとえば「到着済みのゲストが入室できない」という想定なら、予約の特定、送付済み案内の参照、管理者や現地担当への連絡、ゲストへの進捗案内まで試します。実際のゲストや業者へ誤って試験連絡を送らない方法を決めてから行ってください。

資料を読めても、予約の履歴が見えない、電話が旧担当へ届く、現地担当が新窓口を知らないといった点が出れば、切替前に直します。新担当の受入れと、旧担当に残す仕事を確かめたうえで、不要になった旧権限を終了します。

運営引き継ぎ表（CSV）は、予約・案件ごとの約束、次の作業、担当と期限、権限の試験結果を記入する形式です。日々の夜間連絡は夜間対応、委託範囲はゲスト対応代行の比較を参照してください。

窓口の仕事を見直す際は、テマトクへ受付から案内、関係先への連絡・手配、報告まで相談できます。既存の予約と未完了案件をもとに、引き継ぐ業務と運営側に残す判断を決めます。