シェアハウスの消耗品補充。欠品と二重発注を防ぐ

共用の補充品と、個人で用意する物を明示する

トイレットペーパー、台所用洗剤、ごみ袋など、何を運営側が補充するかを一覧にします。個人用のシャンプー等と混ざらないよう、対象品、規格、保管場所、連絡先を入居案内と現地の表示へ反映します。

LLC-HOUSEの運営説明では、指定の共用消耗品を物件内で示し、入居者の申告を受け、管理会社が発注内容を確認して物件への配送を手配する方法を紹介しています。一社の運営方針であり、全ハウスで同じ品を支給するという意味ではありません。

銘柄の希望が届いた場合は、いつもの補充と仕様変更の相談を分けます。清掃担当がよいと思って別商品へ替えると、使い方や保管量も変わります。運営側が代替品を認める条件を決めておくと、欠品時の照会も短くなります。

商品名だけでなく、詰め替え用か本体か、容量、一箱に入る数まで指定します。「洗剤を一つ」では、本体が必要なのに詰め替え品が届いたり、収納できない量を買ったりするおそれがあります。別商品へ替える場合も、今ある容器や収納場所で使えるかを発注担当が現地担当へ確かめます。

残量と発注済みを、同じ場所で確認する

点検では、開封中の物と未開封の予備を区別します。「一つある」が使用中の容器だけなのか、未開封の一袋なのかで、補充の急ぎ方は変わります。

補充の基準は人数・使用量・配達にかかる日数を見て、その物件で決めます。注文を増やす前に、次の記録を確かめます。

確認するもの	確かめる内容	分からないときの照会先
使用中の物	残量と点検日時	現地の点検担当
未開封の予備	規格・数量と保管場所	各階・収納の管理担当
未到着の注文	注文番号・数量・配送予定	発注担当と購入先
次の補充	点検までに必要な量と納期	発注を決める担当

入居者から別の連絡が来たときも、同じハウス・品目の補充記録に結び付けます。追加注文を考える前に、窓口から発注担当へ注文番号、未到着の数量、到着予定を尋ねます。本人へは、確認できた発注状況、到着予定、収納する担当を伝えます。まだ分からなければ、発注担当に照会中であることと、次に状況を知らせる予定を返します。配達も収納も確認していない間は、補充済みと案内しません。

配達完了と、使える場所への収納は別に確かめる

クロスハウスのFAQでは、清掃スタッフが週1回在庫を確認し、会社が発注した品は物件へ直接届き、スタッフが格納するという分担を案内しています。注文を出す人と、現地で使える状態にする人を分けて考える材料になります。

配達完了の通知だけでは、各階の収納まで済んだかは分かりません。届く場所、受取担当、納品数、収納先を確認します。玄関に荷物が残る物件では、通路を塞がない受取場所も決めてください。

到着が遅れる、数量が足りない、別商品が届いた場合は、元の注文番号で未解決の内容を記録します。緊急に現地購入する場合も、承認した人と数量、元の注文をどう扱うかを記録します。

発注数量より少なく届いたら、現地担当は実際の受領数と収納場所を発注担当へ伝えます。発注担当は元の注文番号で注文数量・配送履歴・購入先の回答を照合し、分割配送なのか欠品なのか、未到着分の予定を確かめます。

足りない分をすぐ買い直すと、元の注文が後から届いたときに重なります。代替購入が必要なときは、元の未到着分を待つのか、取消しを申し込むのかまで記録してください。取消しを依頼しただけの状態と、購入先が受け付けた状態も区別します。

補充の記録を、次の発注量に活かす

消耗品補充表（CSV）は、点検から収納までを追うひな形です。現在の在庫システムがある場合は、その品目・注文番号を使ってください。補充表と購入履歴へ同じ在庫数を別々に確定すると、差が生じます。

何度も欠品する品目は、前回の収納日、次に在庫が少なくなった日、注文から到着までの日数を見ます。使用量が増えたのか、点検が遅れたのか、配送に時間がかかったのかで、変えるものは異なります。収納棚に残っているのに各階から不足の連絡が来るなら、購入量より先に補充場所と現地の担当を見直します。

費用を共益費へどう含めるかは共益費の設計、現地の作業結果は清掃報告へつなげます。

テマトクには、不足の受付、発注担当への照会、決めた条件に沿う連絡・手配と結果確認など、繰り返す補充業務の分担を相談できます。