シェアハウスの清掃報告。指摘と作業結果を照合する

写真には、場所と確認した時点を付ける

「共用部」の一語では、担当者が現場を探し直すことになります。物件、階、設備、撮影時点、作業前後の別をそろえます。写真がない電話連絡でも、どの場所の何が気になるかを聞き取れます。

清掃終了と指摘の受付が別の時点なら、その間の利用で状態が変わった可能性もあります。ただし、作業後の写真に写っていないことだけでは、汚れがなかったとは判断できません。指摘された面が見えるか、同じ箇所かを照合します。同じ汚れが作業後の写真にも写っていれば、その箇所を示して作業内容を尋ねます。写真がなければ、清掃担当が最後に見た状態を聞きます。

撮影した向きも照合します。ソーシャルアパートメントの清掃担当者取材では、入居者が指摘したシャワー室の汚れを、見る角度を変えて発見した経験が語られています。全景に汚れが見えないだけで指摘を否定せず、位置と見る方向を確認します。

写真で位置を特定できない場合は、指摘した人に、設備のどの面か、どちら向きから見たかを確認します。清掃担当へも同じ位置と方向が分かる形で渡し、現地で見直した結果を元の報告へ戻します。

連絡した人の号室だけに報告を保存せず、物件・階・設備と位置が分かる場所の記録へ結び付けます。同じ場所について別の入居者から連絡が来たら、元の報告へ追加し、各人への返答を残してください。

撮影では入居者の顔や私物、郵便物の氏名が不要に写らないよう、業務に必要な範囲を決めます。全入居者への掲示は、確認した状況と必要な案内に絞ります。

定期清掃の範囲と、設備の不具合を分ける

運営会社のインターワオの職務説明にも、館内管理、清掃・衛生管理、設備対応が挙がっています。清掃報告を読むときは、自社が頼んだ箇所と作業内容を照合します。たとえば床の拭き掃除を頼んだ報告に「キッチン完了」とあっても、排水口の清掃まで含まれるとは限りません。

SHARE HOUSE180°の代表取材には、清掃箇所の認識差に対し、清掃担当向けの一覧表や入居者が片付ける場所を設けた経験があります。自社でも、清掃会社への発注内容と住人向けの案内を並べ、食器の片付けやごみ出しを誰が行う説明になっているか確かめます。

拭き取りのやり直し、定期清掃に含まれない片付け、排水や換気の不具合では、次に頼む相手が変わります。「掃除しても臭う」という連絡なら、清掃済みという回答だけで終えず、現場確認が必要か運営担当へ渡します。清掃担当に設備故障の原因や費用負担まで判定してもらう運用にはしません。

再対応は、依頼・受領・再確認を一件で追う

やり直しが必要と分かったら、場所、作業内容、希望時期、入室上の条件を伝えます。依頼を送った時点、相手が引き受けた時点、実施後に確認した時点を分けて記録してください。

依頼文は、確認済みの状態と発注範囲に合わせて記入します。範囲内か未確認なら、先に作業内容を照会してください。

［物件・場所・設備の該当箇所］について、［確認した日時・状態と写真の参照先］をお送りします。今回の依頼範囲は［発注内容の参照先］です。［確認したい作業・再対応］が可能か、実施予定と併せてご回答ください。追加作業・費用が必要な場合は、着手前に内容と条件を［承認担当・窓口］へお知らせください。

清掃会社から「洗剤では落ちず、表面の傷みがある」と返事が来たら、再清掃の催促を続けず、運営側が現物を見て修理や交換を検討します。追加費用が出る作業は承認する担当へ渡し、入居者には次の確認予定を伝えます。設備不具合の受付へ移す場合も、元の写真と清掃会社の返答を一緒に渡してください。

洗剤やごみ袋の不足は、消耗品の発注・配送・収納の確認へ分けて追えます。清掃完了と補充完了は同じ状態とは限りません。

物件の案内を変えるかは、経過を見て決める

同じ場所への指摘が続く場合は、清掃直後から残っているのか、次の清掃までに汚れるのかを見ます。前者なら作業範囲や方法、後者なら利用が集中する時間と清掃の間隔を見直す材料になります。ごみ箱が足りない、掃除道具の場所が分からないといった現場の問題もあるため、掲示の注意文だけを増やさず、備品や配置と併せて直します。

清掃を委託する範囲から見直す場合は、共用部の巡回・清掃の発注条件を参照してください。シェアハウスでは、個室、共用の台所、住人の私物、ごみの日の作業を追加して、同じ条件で候補へ確認します。

定期清掃と住人の片付けの分担から決め直す場合は、清掃の作業範囲と担当を決める方法へ進めます。

清掃報告と残件の管理表（CSV）で、清掃・指摘・確認結果・次の担当を一緒に残せます。ルールの変更が必要なら物件別の案内管理、日々の窓口の分担は問い合わせ管理で整理します。テマトクへは、現在の報告と受付後の連絡について相談できます。