賃貸管理の人員体制。一人当たり管理戸数と仕事量の見方

比較する前に、人数と業務範囲をそろえる

戸数はいつの時点の数か、在籍人数に加え、兼務や勤務時間を踏まえ、その業務に使える時間を明らかにします。兼務の営業担当やパート、外部窓口の存在も、業務範囲と合わせて示します。

国土交通省の賃貸住宅管理業法FAQは、制度上の管理戸数や適用等を確認する入口です。業務管理者の人数についても、営業所の戸数や従業員数に応じて指導・管理・監督を担える体制を勧めています。これを一般の管理担当者一人当たりの戸数の標準値へ読み替えないようにします。

自社内で比較する際も、次の分母を区別します。

分母	確かめること
実人数	対象業務を受け持つ人。専任・兼務・短時間勤務を含む範囲と、集計時点
時間換算	対象業務に割り当てた時間の合計を、同じ期間の一人分の基準勤務時間で割った値

管理戸数を実人数で割るのか、時間換算した人数で割るのかにより、指標の意味が変わります。兼務者を一人として数えた値と、管理業務へ割り当てた時間で換算した値を、そのまま横並びにしないでください。基準勤務時間と業務配分の決め方も記録します。

業務配分が不明なら、勤務予定と実際の作業記録から確かめます。時間換算は自社の仕事量を比べるための整理方法であり、法令上の配置基準や、必要な採用人数を示す計算ではありません。

一定期間の作業と、未完了案件を測る

受付、調整、報告、現場確認、契約事務など、担当が実際に行った作業時間を集めます。電話中の時間だけでなく、聞き直し、担当探し、資料確認も含めます。件数は同じ案件への再連絡を識別できるようにします。

作業時間は、関わった人ごとに集めて合計します。同時に複数人で現地確認をした場合も、それぞれの実作業時間を数えます。業者の回答を待つ経過時間は作業時間へ加えず、返答待ちの案件と次の確認予定として残します。

次に、自社の同じ期間・同じ業務範囲について、次を並べます。

時間	原記録からそろえること
予定作業	未完了と新しい依頼、定期業務の作業。担当ごとの必要時間と期限、見積りの根拠
対応可能	対象業務へ割り当てられる勤務時間。休暇・兼務・現場への移動・会議との重複
差と偏り	同じ範囲の予定作業が対応可能時間を超える部分と、窓口・現場対応が重なる時間帯

移動や会議を予定作業側に含めるか、対応可能時間から除くかを決め、二重に差し引かないようにします。予定する仕事が使える時間を超える場合は、対象作業と期限を確かめ、順序を変える、ほかへ渡す、作業自体を減らす案を検討します。合計時間の差だけで採用人数を決めず、必要な技能、対応時刻、判断する人も合わせて見ます。

平均だけでなく、不在と繁忙時を確認する

担当者が一日休む場合を考えると、人数の不足と、引き継ぎの不足を分けられます。代わりの人に時間があっても、オーナーへの見積送付先や、業者が返答する予定、入居者へ約束した連絡が分からなければ、案件は進みません。

不在になる担当の実際の案件を使い、代行者が現在の状態、待っている回答、確認期限、本人へ約束した連絡を読めるか確かめます。未承認の工事があれば、発注へ進める条件と承認を取る担当も渡します。記録を読めることに加え、照会先へ連絡できるか、確認予定の時刻に対応できるかまで見てください。

入退去が集中する週は、現地立会いと日常の問い合わせが同じ時間帯に重なることがあります。週全体の合計時間に余裕があっても、その時間に窓口を持つ人がいなければ穴が残ります。夜間の待機や、大きな修繕で業者の返答を待つ時間も、実際に対応した作業時間と分けて、必要な体制を考えます。

採用・分担変更・外注を、残る仕事で比べる

外に任せるなら、対象用件と、その後に社内へ残る判断・承認・記録確認を並べます。システムで減る入力と、設定や更新で増える作業も見てください。人を増やす場合も、引き継ぐ仕事と教育する担当を決めます。

体制の案を社内へ提案する場合は、外注と現状改善の比較を一枚へまとめる方法で、今回求める承認と確認する結果を揃えられます。

人員体制の検討表（CSV）には、対象期間、作業時間、対応できる担当、未完了、改善案を記入できます。作業負担の測定と営業・管理の分担を併用できます。テマトクへの相談では、社内に残す判断と任せたい連絡を一件から整理します。