入居者対応の外注を社内に提案するには

変えたい仕事を、一件の記録で説明する

「電話が多い」だけでなく、直近の一件を受付から終わりまで追います。電話に出ることが負担なのか、通知後の聞き直しや業者への連絡が負担なのかで、必要な委託範囲が変わるためです。

提案には、対象の用件、担当が行った作業、止まった工程と、変えたい状態を短く書きます。件数や時間を示す場合は集計した期間と範囲も添え、測っていないものを実績にしません。電話と後処理の計測方法で、通話、作業、返答待ちを分けて確認できます。

根拠の一件と、全体の規模は別の材料です。手間がかかった一件だけで全案件の平均を決めず、計測できた用件や期間と、未確認の範囲を残してください。入居者の氏名や連絡先を提案書へ何度も写す必要はなく、社内の案件番号から元の記録へ戻れるようにします。

現状改善と外注を、同じ仕事で比べる

外注を選ぶ前提で理由を集めるより、今の体制を直す案も同じ用件で比べます。次の問いに答えると、どの方法で改善できそうかが見えてきます。

方法	提案前に確かめること
手順・資料	聞き直しの原因は受付項目や古い案内か。更新する担当と、同じ用件での確認方法を決められるか
社内分担	判断以外の連絡や確認を渡せるか。担当者に必要な時間・情報があり、不在時も引き継げるか
既存ソフト	すでに持つ記録・通知機能で足りるか。入力後の連絡を行う人は誰か
部分委託	どの工程をどの結果まで任せるか。費用承認や例外判断、資料更新は自社の誰へ残るか

たとえば、記録の場所が分からず聞き直しているなら、共有方法を直す選択肢があります。記録を読めても業者へ連絡する人がいないなら、分担変更や、その連絡まで含む委託を比べます。方法を組み合わせる場合も、それぞれが受け持つ仕事を明らかにします。

NTTネクシアの委託準備の解説も、業務範囲やフローを整理したうえで、見積もり・提案内容を確認する流れを示しています。本稿ではこれを賃貸管理の一件に当てはめ、入居者対応の分担表と同条件の見積比較を根拠資料に使います。

支出・作業時間・使い道を分ける

提案では、実際の支払いが変わることと、担当者の仕事に余裕ができることを別々に説明します。給与が変わらないまま作業時間が減る場合、その換算額をそのまま支出の削減額にはできません。

見るもの	提案に残す根拠
支出	初期費用、対象期間の基本料・追加料金・通信費と、実際に減らせる既存の支払い。確定見積もりと想定を区別する
社内作業	任せた後も残る承認・資料更新・通知確認・訂正。減る工程と新たに増える工程を同じ範囲で測る
使い道	誰が、いつ、どの仕事へ回すか。その時間に必要な担当や資料が揃うか
対応の結果	聞き直し、未完了、約束した返答、次担当への引継ぎなど、時間だけでは分からない変化

支出は、比較する期間を揃えて増える費用と減る費用を並べます。既存契約をすぐには止められないなら、重複して支払う期間も含めます。未確認の追加費用はゼロで埋めず、確認担当と見積もりの前提を残してください。

空いた時間を受託営業やオーナーへの提案に回したい場合は、実際にその仕事へ使えたかまで確かめます。細切れの時間を合計して、同じ長さのまとまった作業時間ができたとは扱いません。売上への影響も、まだ生じていない契約を削減時間から換算するのではなく、その後の営業記録で別に確認します。

JUASの2019年度活動成果報告は、短縮時間の単純な人件費換算への注意と、時間を使って行う仕事の具体化を論点にしています。IT投資を扱う資料であり、入居者対応の削減率や外注の採算を示すものではありません。

試用の対象と、判定する人を先に決める

本契約の承認と、まず試して確認する承認は分けられます。今回どちらを相談するのかを明らかにし、試用が有料なら支出と、その後の契約へ移る条件も示します。試用だけで終える場合の費用・記録の返却等も、候補へ確認します。

• 対象と期間： 用件、物件・窓口、時間帯、通常と例外のどこまでを試すか。
• 社内の担当： 費用や例外を判断する人、通知を受けて続きの作業をする人、試用を評価する人。
• 確認する結果： 必要な情報が届くか、次の担当が動けるか、自社の確認・訂正が増えていないか。
• 見直す条件： 資料や設定を直して再確認する場合、対象を狭める場合、中止を検討する場合と、その判断者。

自社の実際の用件から試験条件を作り、実在の業者への発注や入居者への通知をどこまで行うかも、試用前に揃えます。候補のデモで確認したことと、実運用で確認したことを同じ結果欄へ混ぜないようにしてください。試用チェックと評価票を使う場合も、今回の対象範囲に合わせて項目を選びます。

JUASの2024年度活動成果報告は、利用部署等が評価指標と検証方法を合意する考え方を示しています。本稿の試用項目は、それを賃貸管理の委託検討へ応用した提案です。試用日数や合格点を全社共通の条件として設けるものではありません。

社内提案を一枚にまとめる

次のひな形の括弧を自社の内容へ置き換え、正式な資料の場所を添えます。候補の説明と、自社で確認したことを区別して書いてください。

今回判断してほしいこと：［試用する／契約する／対象を見直す範囲］。
変えたい仕事：［用件と工程］。現状は［対象期間・記録と、確認できた困りごと］。
比較した方法：［手順・分担・既存ソフト・外注］と、今回の案を選ぶ理由。
支出と分担：［同じ期間の費用・見積条件］、自社に残る［判断と作業・担当］。
確かめること：［対象・期間・見る結果・評価する人］。未確認は［内容と確認先］。
次の判断：［確認日と、継続・修正・中止を判断する人］。根拠は［記録・分担表・見積書］。

口頭で承認を得た場合も、認められた対象・費用・条件を自社の方法で残します。「検討してよい」という返答を、契約や発注の承認へ広げないようにします。試用後は、先に決めた項目へ結果を戻し、残った仕事と費用を確認して次の判断を求めます。

テマトクでは、問い合わせ受付から案内・関係先への連絡・業者手配・日程調整・報告まで、任せる範囲を選べます。対応範囲と導入の進め方を確認し、現在の一件、希望する分担、社内で必要な判断材料をもとに相談できます。