賃貸管理DXは何から始める？業務選びと導入の手順

「忙しい」を、止まっている場面に置き換える

担当者への聞き取りでは、「何が大変か」に加えて、「直近で手が止まった一件」を見せてもらいます。台帳、メール、チャット、電話のメモを、その仕事が進んだ順に並べます。

たとえば修繕対応なら、受付そのものは短くても、設備情報を探す、同じ症状を業者へ書き直す、返答のない業者へ連絡する、といった作業が続きます。どこに時間がかかったかで、選ぶ方法は変わります。

止まっている理由	最初に変える部分の例
情報が見つからない	参照する台帳を決め、物件や案件から探せるようにする
二重入力	項目を揃え、連携や取り込みで省ける入力を確かめる
担当不明	担当、次の作業、確認時期を記録する手順を決める
手順はあるが人手不足	担当の配分を変えるか、実作業の外部委託を検討する
費用・例外の判断待ち	判断に必要な資料と、確認先・承認の進め方を揃える

一つの問題に、複数の理由が重なることもあります。ソフトを選ぶ前に、この違いを分けると、機能を増やすだけの計画を避けられます。

候補がいくつも出たら、繰り返し発生する作業か、入居者や次の担当を待たせているか、変更する担当と記録を決められるかを比べます。「毎日、業者の返答状況を社内で聞き直す」仕事なら、担当と次の連絡を同じ案件へ残す改善を一件で試せます。大きなシステム交換を始めなくても、記録を変えることで解ける部分があるかを確かめます。

仕事によって、変える順番を変える

契約更新、入金確認、修繕対応では、使う情報も関係者も違います。すべてを同じアプリに集める前提から始めず、仕事ごとに考えます。

契約更新なら、対象を把握できる状態を先に作ります。 更新時期や連絡状況が個人のメモに分かれているなら、対象一覧と現在の状態を揃えます。その後、案内の作成や送付、返答の確認のうち、どの作業をソフトで扱うかを決めます。

入金確認なら、照合に使う情報と例外の扱いを見ます。 入金データを取り込めても、名義が異なるなど自動で照合できないものは残り得ます。通常の処理だけでなく、照合できなかったものを誰が確認するかまで試します。

修繕なら、受付後の連絡と待ち時間を追います。 問い合わせをデジタルで受け取るだけでなく、業者へ依頼した後の返答待ち、日程調整、完了報告まで、現在の担当が分かるようにします。

既存ソフトで使っていない機能が見つかることもあります。たとえば、アットホームの賃貸管理システムは、契約更新や入金の管理に加え、修繕・問い合わせの登録を案内しています。新製品の比較と並行して、今使っているソフトでできることも確認します。アットホームの公式案内

ソフトを導入しても残る作業を決める

自社で業者の返答待ちになっている案件を選び、依頼した内容から本人へ返した連絡までを確かめます。窓口が別の担当へ毎回聞き直しているなら、何が同じ案件で読めれば返答できるかを調べます。

項目	記録と担当
依頼	元のメールや発注、頼んだ範囲、依頼した相手と日時
受領	相手へ届いたか、引き受けたか。未回答なら何を誰へ確認するか
予定	相手が示した回答・訪問の予定と、まだ決まっていないこと
次の作業	確認する担当と時点、本人へ返す内容と連絡担当、更新する記録先

これらを登録する機能があっても、返答を確認して記録を更新する担当と、本人へ連絡する担当がいなければ、仕事は残ります。使うソフトと分担を合わせて変え、窓口も同じ内容を読んで対応できるかを試します。

外注を選ぶ場合は、入力だけ、受付だけ、連絡や調整まで、といった作業範囲を決めます。BPOは業務プロセスを外部へ委託する方法であり、ソフトの利用と組み合わせることもできます。IBMのBPO解説

同じ情報を複数の場所へ転記する作業が残る場合は、その負担も評価に含め、記録先や連携方法を見直します。

連携によって省く入力と、担当が引き受ける確認は分けます。通知・参照・起票・更新のどこまでをつなぐかは、AI電話と管理システムの連携で具体化できます。

一つの業務で試し、次に広げる

最初の試行は、特定の業務、物件群、窓口など、結果を追える範囲に絞ります。試す前に、次の内容を一枚に書いて共有します。

• 対象にする仕事と、対象にしない仕事。
• 今困っていることと、試行後にどう変わっていればよいか。
• 使う記録先、実作業の担当、判断が必要なときの確認先。
• 試行中に困ったときの担当と、見直す時期。

使われない理由を、実際の一件で確かめる

アカウントを発行し、説明会を終えても、現場で仕事が進むとは限りません。導入後に元の台帳や個人のメモへ戻っているなら、使う担当に一件の処理を見せてもらいます。操作を知らないのか、必要な情報がないのか、二重入力が増えたのかで、直す部分が違います。

• 操作で止まる： 日々の用件を使って、担当者が自分で登録・確認・引き継ぎまで進められるかを見る。分からない箇所と質問先を残す。
• 情報が足りない： 物件や案件の元資料、登録する担当、更新が必要な時点を確かめる。資料を探し直す仕事も試行に含める。
• 従来の記録も残る： 二重に入力する理由と、今後の更新先を決める担当を確認する。必要な照合が終わる前に古い記録を消さない。

GMO賃貸DXのサークルホームへの公開取材では、導入時の社内の不安に対し、継続する勉強会と個別のフォローを行った経緯が紹介されています。2025年9月の一社の経験であり、全社共通の導入期間や成果を示すものではありません。

改善する担当と、次に同じ用件を確かめる日を決めます。ログインできたかだけでなく、実際に記録を使って次の仕事へ進めたかを見て、説明・資料・分担を直してください。

評価では、処理にかかる時間だけでなく、確認のやり直し、未完了の仕事、入居者へ伝えた内容が残っているかも見ます。電話やその後の作業時間を測る方法は、電話対応の負担を測る記事で扱っています。

試した範囲で仕事が進むことを確かめてから、対象を広げます。更新・家賃・修繕を一度に入れ替える必要はありません。受付後の連絡や手配に作業が集中しているなら、その一件の流れを使って、テマトクに任せる範囲を相談できます。