賃貸管理アプリとは？管理会社用・入居者用の違いと選び方

まず、使いたい仕事を四つに分ける

選定では、次の四つの仕事を目安に機能を確かめます。一つの製品で複数の仕事を扱える場合もあります。

仕事	使う人と見たい機能
契約・家賃	管理会社の契約・経理担当が使う。物件や契約の台帳、入金確認、更新・解約の管理を確かめる
入居者連絡	入居者、管理会社の窓口担当が使う。問い合わせ、写真の送付、お知らせ、電話も含む履歴を確かめる
報告・承認	オーナー、管理会社の担当が使う。収支や修繕の報告、資料の共有、承認のやり取りを確かめる
対応管理	管理会社、業者などの関係者が使う。担当者、進捗、次の作業、修繕の返答待ち、期限の管理を確かめる

たとえば、アットホームの「賃貸管理システム」は、契約・入金の管理に加えて、修繕や問い合わせの登録も案内しています。「契約管理ソフトだから問い合わせは扱わない」とは限りません。アットホームの公式機能案内

入居者向けサービスにも、管理会社が対応を管理する機能があります。GMO ReTechは「GMO賃貸DX 入居者アプリ」の管理会社向けWEBチャットに、対応ステータス管理・絞り込み検索・メモ機能を追加したと発表しています。入居者側の画面だけでなく、その連絡を受けた担当者の画面も見て選びましょう。GMO TECHホールディングスの公式発表

デモでは、問い合わせ一件を最後まで追う

「写真を送れる」「担当者を付けられる」といった個々の機能を見ただけでは、自社の仕事がどう変わるかは分かりません。

自社の記録から、受付後の連絡や承認が残った問い合わせを選び、個人を特定する情報を除いて確認項目にします。説明を受けるときは、次の工程を実際の画面で追ってください。

1. 問い合わせと添付写真を、対象の物件・部屋へ結び付ける。
2. 設備情報と過去の対応を確認する。
3. 担当を決め、関係先への依頼と受付承諾を記録する。
4. 承認待ち、業者の返答待ち、訪問日の調整を区別する。
5. 対応結果と、まだ残る作業を次の担当へ渡す。

これは特定製品で全工程ができるという説明ではなく、必要な仕事を確認するための手順です。アプリ内で進む部分、電話・メール・別ソフトを使う部分、その作業を持つ担当者を分けてメモします。自社の一件に不要な工程は外し、契約や経理の選定なら、その仕事の手順に置き換えて確かめます。

機能の有無と、それを使って作業する担当を両方確かめます。「連絡済み」と表示できることと、相手から返事が来るまで確認することは、別の仕事です。

デモの最後には「いま業者の返答を待っているのは誰か」「その担当が休みでも、次の人が依頼内容と次の連絡先を見つけられるか」を聞きます。画面上の状態だけでなく、実際に連絡する担当まで説明できれば、自社に残る仕事を選定時に見積もれます。

今の台帳と、二重に入力する場所を探す

新しいアプリに全情報を移すとは限りません。契約や入金は既存ソフトを使い、問い合わせだけを別のサービスで受ける組み合わせも考えられます。その場合は、物件・部屋・契約者をどの情報で特定し、どちらの記録を更新するかを決めます。

導入前の打ち合わせでは、次の三つを、実際の入力画面や出力ファイルで確かめてください。

• 同じ情報を何回入力するか。 受付時、業者への依頼時、完了報告時に、物件名や症状を繰り返し入力していないか。
• 情報を直す場所が分かるか。 連絡先や担当者が変わったとき、どこを直せば関係者へ反映されるか。
• 後から一件を探せるか。 電話で聞いた内容や見積書も含め、同じ修繕の経過をたどれるか。

「連携できる」という説明を受けたら、対象の情報、更新方向、反映のタイミングを聞きます。CSVで取り込む運用と、自動で更新される運用では、担当者の作業が違います。

アプリを使わない入居者への窓口も決める

入居者向けの仕組みを選ぶなら、登録していない人、ログインできない人、電話で状況を伝えたい人の窓口も設計します。電話で受けた連絡を別のメモに残すだけでは、アプリ側の履歴と分かれてしまいます。

アプリの利用を案内しつつ、電話で受けた一件も同じ担当者・進捗で追える運用を用意します。問い合わせが重なった場合の扱いは、入居者アプリと電話窓口の組み合わせ方で説明しています。

選定を始める前に、「更新状況を調べる時間を減らしたい」「写真を受け取りやすくしたい」「修繕の返答待ちを見落とさないようにしたい」など、変えたい仕事を一つ書いてみてください。その仕事を一件通して試せば、必要な機能と、運用で補う部分を分けられます。受付後の連絡や手配を任せたい場合は、テマトクに対応範囲を相談できます。