電話代行の見積比較。件数・時間・対応範囲の揃え方

各社へ、同じ一件の流れを渡す

「月に何件」と伝える前に、どの仕事を頼みたいかを書きます。たとえば設備不具合なら、次のように区切れます。

仕事	見積依頼に書く内容
受付・案内	対象物件、用件、確認項目、物件別の案内を使うか
報告	報告先、手段、報告する時間、記録へ残す情報
業者手配	指定業者へ連絡するか、不通時や管理者の承認待ちを扱うか
日程調整	入居者と業者の間を誰が調整し、未確定の案件を誰が追うか
完了確認	何を確認して案件を閉じ、誰へ報告するか

実際に、電話代行サービス株式会社の不動産向け公式案内では、修理業者を報告先に指定できることをオプションとして説明しています。報告を送るだけか、業者の引受けや日程の返答まで追うかは、分けて確認します。業者連絡も任せたい場合は、基本料金に含まれるか、追加料金になるかを確かめます。不動産専門サービスの公式案内

自社の希望がまだ揃っていない場合は、入居者対応の委託範囲表を先に埋めてください。各社に違う範囲を伝えてしまうと、見積書を受け取った後で条件を揃え直す必要があります。

「一件」の数え方を揃える

一つの修繕案件でも、最初の電話、入居者からの追加連絡、業者への発信、日程の変更連絡が発生します。どれを課金対象として数えるかで総額は変わります。

数える単位	確認すること
受電数	同じ案件の再入電、不在着信、短時間で切れた電話をどう数えるか
発信数	業者・入居者への電話、不通時の再発信をどう数えるか
案件数	一件に含む対応、再開・追加用件を別件にする条件
時間	通話だけか、確認・記録・連絡の作業時間も含むか。端数の扱いはどうか
物件戸数	課金対象の範囲、追加・解約した場合の反映時期

電話代行サービス株式会社の同じ公式案内では、報告不要な営業・間違い・いたずら電話をコール数へ含めないとしています。自社の着信履歴の総数が、そのまま各社の課金件数になるとは限りません。対象外の電話を除く条件と、各社が集計した件数を確認できる記録も尋ねます。

見積依頼には、自社で把握した受電数と、その集計期間を記載します。まだ計測していなければ「実測」ではなく「想定」と書き、通常月と繁忙時の条件を別に提示します。用件や季節で対応が変わるため、件数だけでなく、修繕・契約相談などの内訳も伝えます。

毎月の料金と、別に発生する費用を分ける

比較表には、少なくとも次の区分を設けます。記載されていない費用は、見積時に確認します。

区分	比較に入れる項目
開始時	初期設定、マニュアル作成、情報登録、切替に伴う作業
基本料	含まれる件数・時間・物件数、最低利用条件
追加料金	超過受電、発信、長時間対応、追加報告等の単位と計算方法
時間・休日	夜間休日の対象時間、祝日・年末年始の扱い、時間外の追加条件
通信・現地	転送等の通信料、訪問・点検・部品・修理費用の負担者
変更・終了	物件や回答資料の更新、プラン変更、解約予告、記録の受渡し

税別・税込、対象期間、料金の有効期限も揃えます。基本料だけを年間へ掛け算せず、初期費用と利用量による追加を分けて試算します。訪問や修理の費用は、受付サービスの利用料と混ぜず、誰が承認し、誰へ請求されるかを確認してください。

数字を集めたら、「通常月の想定条件」「繁忙時の想定条件」の二つで、各社に同じ条件の総額を確認すると比較しやすくなります。未確認の追加料金は「要確認」と残し、確認後に総額へ反映します。

安く見える理由を、管理会社に残る作業で確かめる

受付とメール報告の見積書と、業者連絡を含む見積書では、管理会社に残る仕事が違います。前者では報告を読んで業者へ電話する人が必要です。後者でも、費用承認や例外判断まで委託できるとは限りません。

見積書の隣に、次の三つを記載します。

• 委託先が終える作業と、管理会社が引き継ぐ地点。
• 管理会社に残る担当、作業、実際にかかる時間。
• 不通・未回答・対象外の用件が出たときの行き先。

担当者の作業が減ることと、同額の支出が減ることも分けます。給与等がそのままなら、空いた時間を何へ使えるかという判断になります。削減額は、実際に変わる支出で計算します。電話と後処理の負担を測る方法で、自社の作業時間を確認できます。

見積比較表の使い方

電話代行の見積比較表をダウンロードする（CSV）

比較項目を縦に、候補A・B・Cを横に並べる表です。まず上段に、各社へ渡す共通の件数・時間帯・物件・業務範囲を書きます。下段では基本料、追加料金、想定総額、自社に残る作業を同じ項目で比べられます。同じ会社の別プランを比較する場合も、一つの候補欄に一つの見積条件を入れてください。

見積条件を揃えた後に社内で説明する場合は、支出・残る仕事・試用をまとめる社内提案へ進めます。人件費への換算と実際の支払いを分けて示します。

比較先の業務範囲は、管理会社向けサービス比較から確認できます。テマトクへ見積もりを相談する場合も、件数だけでなく、受付後の連絡・手配・調整・報告のどこまでを任せたいかをお知らせください。相談する