マンスリーの入居前キャンセル。連絡と精算の進め方

申出の日時と、取り消す範囲を残す

電話やメールで受けた日時は、そのまま残します。社内台帳へ入力した日時と混ぜると、契約上の起算日を確かめる際に経緯を追いにくくなります。

最初に確認すること	確認の目的
契約・予約番号、物件と部屋	複数室のうち対象を特定する
入居予定の期間	日程変更か全期間取消かを分ける
連絡者と法人窓口	誰の依頼として手続するか確認する
取消したい内容	部屋・駐車場・貸出品等を整理する
希望する返答先	契約者への確認と本人への案内を揃える

予約の状態は、申込画面の同意内容や受付通知まで開いて調べます。「まだ署名していない」「まだ入金していない」という理由だけで、取消料はないと回答しないでください。アットインは、予約申込の受領日やマイページの同意日を計算に使う条件を公表しています。

日程変更を希望する連絡でも、取消の扱いになる条件がないか調べます。自社の契約担当へ元の日程と変更希望、申込時に示した条件を渡し、どの日を基準に、どの範囲の変更を認めるかを確認します。確認前に「日程を変えるだけなので費用はかかりません」と答えないようにします。

仮予約なら、仮予約の期限と解除条件を照合します。入居後の早期退去は、途中解約の受付で扱います。

取消料と返金は、該当契約の条件で確認する

アットインの料金案内では、申込送信後の翌日17時までの取消料を無料とし、取消しには同社への連絡を求めています。それ以降は、入居8日前までと7日前以降で計算が変わります。無料の期限と、料金が発生する場合の計算を順に確認します。

同社の8日前までの計算は、予約申込受領日（マイページでは同意日）から申出日までの日数に、日額賃料の30％を掛ける方式です。7日前以降は賃料30日分、利用期間が30日未満なら賃料全額としています。値引きがあれば値引き後の賃料を使い、水道光熱費や駐車場・追加オプション料金は計算に含めません。オプションは別の取消条件です。

一方、ノースステイのFAQでは、契約開始日の1か月以上前なら取消料なし、1か月を切ると賃料1か月分としています。このように、同じ「入居前」でも起算日、計算方法、対象費目は違います。これらは各社の公表例であり、自社では申込み時に合意した条件に照らして計算します。

部屋代とオプションの取消を分ける

部屋の取消料が決まっても、貸出品や駐車場まで同じ料率では計算しません。たとえばアットインのオプション取消は、入居4日前までは無料、3日前から当日は搬入料5,500円という別の案内です。申出日と、どのオプションを止めるかまで担当へ渡します。

回答の明細には、受領済み額、部屋の取消料、オプション等の費用、返金額、振込手数料の扱いを示します。未払いの費用は返金対象に含めず、取消後も支払いが必要な請求があるか確認します。

条項があっても、争点があれば根拠を調べる

個人が事業目的以外で契約する消費者契約では、消費者契約法9条により、解除に伴う違約金等の合計が、解除の理由や時期などの区分に応じた同種契約の平均的な損害を超える場合、その超過部分は無効です。法人を契約者とする契約は、同法の消費者契約には該当しません。

金額の根拠を尋ねられたら、受付は該当する条件と算定資料を契約担当へ照会します。「契約書に書いてあるから」の一言で終わらせず、どの期間・費目を使った計算かを返します。

鍵・清掃・備品の準備を止め、在庫を戻す

取消の申出が入ったら、対象の部屋で進めている準備も調べます。精算の回答を待っている間に鍵が発送されることもあるため、準備担当へ申出を伝え、発送や搬入を止められるか確かめます。

自社の複数室の予約で取消を受けた場合は、会社名だけで停止を依頼せず、取り消す部屋と継続する部屋を元の予約に照合します。

対象	伝達内容と返答
取消対象	物件・部屋・期間と、止める作業。鍵・清掃・備品ごとの停止可否と残る対応
継続対象	継続する部屋と期間。元の準備を続けられるか、共通の手配に変更が必要か
共通手配	まとめて発送する鍵、同時搬入の備品などを分けられるか。変更後の対象と担当の回答

停止を依頼した時点では、まだ手配が止まったとは限りません。鍵の発送前なら発送停止の回答を、発送済みなら回収方法とその結果を確認します。清掃や備品の手配も、各担当から変更できた範囲と残る作業を返してもらいます。

募集在庫へ戻す時点は予約担当が判断し、台帳への反映を確認します。入居者が使う予定だった鍵や案内情報の扱いを確認し、停止・回収が済んでいない作業には担当を決めて、結果が返るまで追います。

返金処理と、相手への連絡まで追う

契約担当が精算内容を確定したら、経理等の処理担当へ明細と承認記録を渡します。「返金承認済み」「処理依頼済み」「返金処理済み」を分け、返金先、処理日、振込・決済取消の記録を照合します。カードの取消なら、処理受付の記録と利用者への返金反映時期を分けて案内します。

相手には、取消した部屋と期間、精算の明細、返金方法、分かっている処理予定をまとめて伝えます。実行日が決まっていないときは、次に誰がいつ連絡するかを添えます。処理担当から結果が届いたら、それまでの案内と食い違いがないかを確認して相手へ知らせます。

入居前キャンセル確認表（CSV）には、申出、契約確認、準備停止、在庫反映、精算案内、処理結果の参照を残せます。返金先の口座情報は、会社が決めた安全な方法で確認し、この表へ転載しません。

テマトクには、取消希望の聞き取り、契約担当への照会、決まった条件の案内、清掃等への連絡を含む窓口業務の分担を相談できます。