マンスリーの請求書対応。再送・訂正・入金確認の手順

再送、訂正、入金確認で、聞くことを変える

請求に関する問い合わせを、すべて「経理へ折り返し」でまとめると、経理担当が最初から聞き直すことになります。受付では、何を確認してほしいのかを整理します。

用件	聞いて担当へ渡すこと
再送	どの請求書を、どこで探したか。発行・送付の記録と希望の受取方法を照合する
記載訂正	現在と希望する記載、変更理由。契約情報も変わるかを契約・発行担当へ確認する
金額照会	対象期間、分からない明細、比較している見積書。契約・追加利用・変更履歴を経理へ渡す
入金確認	対象請求、支払日・金額・振込名義。経理の着金記録との照合を依頼する

請求書か領収書かを聞く

ユニオンマンスリーのWeb申込案内には、マイページから請求書を取得する方法が示されています。自社にも同様の窓口があるなら、まず利用方法を案内する選択肢があります。ダウンロード場所を案内できることと、記載内容を訂正できることは別に扱います。

同社の公式FAQは、領収書の依頼を支払い完了後に受け付けると案内しています。請求書の取得と領収書の発行を同じ操作で済むものとせず、自社で発行する担当と、依頼できる時点を確かめます。

領収書の依頼を受けたら、対象の契約・請求、支払いの状況、希望する宛名と受取先を揃え、発行担当へ確認します。必要な書類が曖昧なら、提出先で求められている書類名や用途も聞きます。請求書を再送しただけで終えず、発行担当の回答と、発行・送付の結果を残します。

一度の電話で複数の依頼があることもあります。「経理部へ再送してほしい。入金も済んでいるはず」という連絡なら、再送先の確認と入金確認を別の作業として残します。片方が終わっただけで、問い合わせ全体を閉じないようにします。

法人名に加えて、契約・部屋・請求の対象期間を照合する

請求書番号が分かれば、その番号から確認します。手元にない場合は、物件・部屋、契約期間、請求の対象期間を聞き、候補を絞ります。入居者名だけで見つけようとせず、法人担当者が管理している契約のまとまりにも合わせます。

「11月分」という言い方は、11月の利用分、11月発行分、11月に支払う分のどれかが曖昧です。日付の範囲か、発行された書類を確認すると、経理へ同じ説明を繰り返す手間を避けられます。

契約者、請求先、連絡してきた人を同一にしない

入居者本人が請求書を探している場合も、法人の総務が経理へ転送しようとしている場合もあります。受付には、連絡者の立場と、会社で確認済みの送付先を残します。新しい宛先を指定されたら、社内で定めた方法で権限を確認してから送付します。

複数室の一括請求、入居者の交代、延長分の追加請求がある場合は、どこまでを一つの書類で扱っているかも確認します。受付の都合で請求をまとめたり分けたりせず、契約・経理の原本に合わせてください。

契約番号が手元にない依頼では、自社の照会記録から、次の対応を確認します。

項目	照合すること
対象書類	物件・部屋・利用期間と、発行済みの請求書。複数室が同じ書類かも確認する
依頼内容	再送、訂正、明細への疑問、入金確認を分ける。複数なら残件を追う
送付先	連絡者の立場、登録先、新しい宛先の確認結果。受付だけで送付先を変えない
確認担当	対象を特定する人、訂正・着金を照合する人、本人へ結果を返す窓口

問い合わせの対象が確定するまで、法人名が同じ別の請求書を送らないようにします。返答を受ける相手と、書類を受け取る部署が異なる場合も、その違いを残します。

請求書をまとめる依頼と、合算の振込を分ける

「部屋をまとめて支払いたい」という連絡では、請求書を一つにしてほしいのか、発行済みの複数の請求を一回で振り込みたいのかを確かめます。書類の発行方法を変える仕事と、届いた入金を対象の請求へ照合する仕事は異なります。

対象を照合するため、次の内容を経理へ渡します。

• まとめたい契約、物件・部屋、利用期間と請求書番号。今後の発行から変えたいのか、発行済みの書類の変更か。
• 一回で支払ったとの連絡なら、その支払いに含めた請求と各金額、支払日・総額・振込名義。
• 延長分やオプションなど、通常の部屋代と別の請求も含むか。取り下げ・訂正した旧請求が混ざっていないか。
• 対象を確認する担当と、照合結果を返す相手。未確認の請求や不足する情報があれば、その確認先。

unitoの法人向け案内は、複数室をまとめた請求と、部屋ごとの入居者登録を説明しています。ユニオンマンスリーのFAQは、複数室の合算振込を受け付け、確認に時間がかかる場合があると案内しています。いずれも当該社の公表条件であり、自社で請求書の一本化や合算入金を扱えるかは、契約・経理担当に確認します。

振込の総額が一致しただけで、同じ法人の全室を入金確認済みにしないようにします。経理がどの請求へいくら対応させたかを確認し、照合できていない分は残します。請求書を再発行・訂正する場合も、旧書類の扱いを発行担当が決め、二重の支払い依頼にならないように案内します。

支払ったという申告と、入金を確認した記録を分ける

相手が「振り込みました」と話した段階では、支払いの申告を受けた状態です。経理側で照合を終えるまでは「入金確認済み」と記録しません。金額の訂正や請求の取り下げも、受付の判断だけで確約しないようにします。

ユニオンマンスリーの入居手順は、契約書・請求書の発行、契約書返送・入金、鍵の受け渡しを別の工程として示しています。こうした前後の仕事がある場合、入金確認の返答待ちが入居案内に影響するかも、担当者へ渡す必要があります。

受付では「いつまでに何を知りたいか」を聞きます。今日入居するための確認なのか、社内の支払処理の締めに間に合わせたいのかで、引継ぎ時に伝える事情が変わるからです。相手の希望期限と、自社が返答できると確認した時刻は分けて記録します。 鍵の案内まで返答を求められたら、入居前の手続きの残件と返答先も確認し、経理の照合結果と入居案内へ進める判断を分けて返します。

折り返しの文面は、次のように確認中の作業を具体的に伝えます。

「お支払い済みとのご連絡を承りました。対象の請求と入金記録を経理担当へ確認します。確認でき次第、登録されたご連絡先へ結果をお伝えします。」

追加資料が必要なら、経理担当が指定した提出先と確認する箇所を案内します。入居者の振込控えが届いても、対象請求と着金を照合した結果は経理から受け取ります。

光熱費の追加額への疑問は、契約の上限・計量期間・追加明細の確認で整理できます。再送や宛名訂正とは確認する資料が変わります。

訂正や再送の後は、何を返答したかまで残す

経理へ連絡した時点は、担当へ引き継いだ状態です。依頼の処理が終わり、必要な相手へ結果が伝わったかまで追います。引継ぎ先が不在のときは、受け取った人と次に確認する予定を残してください。

訂正が認められた場合は、発行担当者に旧書類の扱いを確認し、案内にも反映します。再送なら、対象書類、送付先、送付日時を記録します。同じ依頼が電話とメールで届いたときに、別の担当者が重ねて送らずに済むよう、元の問い合わせと結び付けます。

請求書・領収書の問い合わせ受付票（CSV）は、一件を縦に記入する3列の票です。対象書類、相手の希望と期限、確認担当の受領、訂正・送付・返答の記録を残せます。再送が終わっても入金確認が残っている場合は、残件と次の担当を記入します。複数人で同じ用件を追う方法は、入居者対応の履歴でも解説しています。

テマトクでは、問い合わせ内容の聞き取り、確認済みの取得方法の案内、担当者への連絡と経過の記録を任せられます。請求額の確定や入金照合を行う人はそのままに、請求に関する聞き取り・案内・確認連絡の範囲をご覧ください。