退去希望日と契約終了日を分ける
最初に、契約番号、法人名または契約者名、部屋、現在の契約期間を照合します。その後、連絡した人が契約を変更できる立場かを確認し、退去したい日時、契約終了や返金についての希望を分けて記録します。
自社が受けた早期退去の連絡を、次の記録へ照合します。希望の受付と、契約担当が確認した結論を同じ欄へ上書きしないようにします。
| 記録 | 確かめること |
|---|---|
| 申出記録 | 受けた日時・方法と本人の言葉。後から書類が届いた日時とは分ける |
| 現契約 | 現在の開始日・終了日と契約原本。変更前の期間を残す |
| 本人希望 | 退出したい日時、契約終了と返金の希望。まだ確認していない結論を加えない |
| 担当回答 | 確認した申入れ日、終了日と根拠、精算条件、本人と法人への回答 |
社内で書類を揃えた日が、法律や契約上の申入れ日になるとは限りません。書類が不足していても、先に届いた連絡を記録から落とさず、契約担当へ渡します。
受付では「［退去希望日時］の退去希望と、契約終了・返金のご希望を承りました。契約担当から終了日と精算の内訳をご案内します」のように、本人が希望した内容を確認して返します。角括弧は実際に聞いた日時を入れる欄です。その場で回答できなければ、担当に確認して次の連絡予定を伝えます。
契約条項と法定の解約条件を確かめる
マンスリーという呼び名だけでは、解約条件は決まりません。定期建物賃貸借か、別の契約かを契約書で確かめます。個別の運用にも違いがあり、unitoの法人向け案内は退去予定日の30日前までの連絡、エクスフラッツのFAQは1か月前までの連絡を案内し、同FAQでは1か月未満の契約は中途解約できないとしています。これは各社の公表条件で、自社のすべての契約に当てはまる基準ではありません。
定期借家でも、法律に基づき解約できる場合がある
借地借家法38条7項・8項は、居住用で床面積200㎡未満の定期建物賃貸借について、転勤・療養・親族の介護など、やむを得ない事情で自分の生活の本拠として使うことが難しくなった場合の解約を定めています。建物の一部を借りている場合、面積はその借りている部分で見ます。
条件に当てはまる場合、申入れから1か月で終了し、これに反して借主に不利な特約は無効です。国土交通省のQ&AのQ6・Q7も、この扱いを説明しています。
「契約書が中途解約不可だから」と一律に断らず、契約者、用途、面積、申出理由を確認します。法人が契約して社員が滞在する案件も、個人の居住用契約と同じ前提で処理せず、契約担当が適用関係を調べます。法律の条件に当てはまるかという確認と、契約でより広く認めている解約条件の確認を、両方行います。
契約担当へ渡す際は、次を一度に揃えると、追加の聞き直しを減らせます。
- 連絡した人と、変更を確認する法人窓口。
- 現契約の開始日・終了日、契約資料の参照先。
- 退去希望日時、契約終了の希望、理由と返金についての質問。
- 最初の申出を受けた日時と方法、その後に受け取った書類。
- すでに支払い・発行済みの請求や、これから発行予定の請求。
理由が法定の条件に当たるか判断できない場合は、その争点を契約担当へ渡します。窓口は、申出理由を本人の言葉で残し、判断に必要な追加事項を聞き取ります。鍵をいつ返すかなどの準備は、精算の結論と分けて進められます。
回答には、終了日とその根拠、残っている手続き、精算の内訳をまとめます。「法人窓口が変更に同意した」という記録だけで、本人への回答まで済んだことにはせず、誰へ何を伝えたかを残します。
返金額だけでなく、請求と入金の状態を合わせる
「返金できます」という返答だけでは、どの費用が対象か、いつ誰へ返すかが分かりません。契約担当が確定した精算条件をもとに、請求担当が既存の請求・入金と照合します。日割りの可否、手数料、清掃やオプションの扱いを、受付担当が独自に計算して提示しない運用にします。
精算は、元の請求から順にたどります。
- 元の請求と入金を特定する。 対象期間・費目・請求先と、入金済みかを照合します。
- 変更後の明細を作る。 残る費用と調整額、返金または追加請求の額を、根拠となる条件と一緒に確定します。
- 処理結果を戻す。 旧請求の訂正、新しい明細の送付、返金または追加入金を、それぞれ完了した日まで追います。
鍵が返ってきたことだけで、残りの日数分の返金処理はできません。確定した契約条件と精算の記録を照合して進めます。返金先の変更が届いた場合は、登録された契約窓口と所定の手続きで確認し、電話で聞いた新しい口座を一般の引継ぎ表へ書き込んで処理しないようにします。
「明細は送ったが、法人の経理担当が未確認」「返金は承認済みだが、実行日は未確定」といった途中の状態も残します。請求への質問はマンスリーの請求問い合わせの受け方へつなげます。
まだ入居が始まっていない取消は、入居前キャンセルの確認手順で、申出日時・契約条件・準備の停止を揃えます。
駐車場の終了も確認する
駐車場の利用があれば、止めたい対象、区画・契約先、現在の利用期間と希望の終了日を聞きます。部屋と駐車場の終了日を、それぞれの契約で確認します。
アットインの公式FAQは、入居後の駐車場等の短縮を、同社の部屋の短縮ルール（1か月前告知）に準じると案内しています。自社では、対象の駐車場の契約条件と担当回答から、申出期限、終了日、残る料金や調整額を確かめます。
運営側が手配する区画なら、駐車場の管理先が変更を受け付けた結果を確かめ、確定した終了日と精算内容を本人・請求担当へ返します。本人の直接契約なら、その窓口で必要な手続きを案内し、部屋の変更と分けて記録します。駐車場の終了日や明細の参照先も、同じ受付記録からたどれるようにします。
鍵の返却と部屋の準備を確認して、次の利用へ渡す
本人が退去しても、契約上の利用期間が残っていることがあります。さらに、鍵が返っていない、私物が残っている、清掃前、修理が必要という場合もあります。「早く出る」と聞いた時点で、次の入居を確約する状態へ切り替えないでください。
契約担当からは、次の利用へ回せる時点を受け取ります。現地担当からは、退去・鍵の返却・私物の残りと、清掃や修理の結果を受け取ります。その両方が揃ったうえで、予約担当が次の入居へ使えるか判断します。
退去日が再び変わったら、清掃予約と鍵の扱い、次の利用への案内をまとめて見直します。作業の詳しい受渡しは退去から次の入居までの準備で扱っています。
早期退去の受付・確定確認票（CSV）は、希望、契約上の結論、精算、現地の準備を分けて記入します。一件の変更を同じIDで追い、精算の途中だから清掃の連絡が止まる、鍵が返ったから返金も済んだ扱いになる、といった混同を避けます。
テマトクへは、退去希望や質問の聞き取り、決まった手続きの案内、担当への確認連絡を任せられます。電話応対・聞き取りの対象を整理し、契約変更と精算を決める人へ必要な情報が揃う受付にします。
受付から手配・報告まで、任せる仕事を選ぶ
問い合わせの受付・内容整理、物件別FAQ回答から、業者連絡・手配・報告まで。いまの体制に合わせて任せる仕事を選びます。
費用・方針・例外の判断を管理・運営会社に残し、作業と確認の分担を一緒に整理します。