マンスリーの入居者変更。法人確認から鍵の切替まで

入居者の交代か、契約そのものの変更かを確かめる

入居者の入れ替えを認める条件は、運営会社や物件によって異なります。レオパレス21の法人向けFAQでは、入替えだけなら費用はかからず、入居者情報の申告が必要とし、清掃は別途有料で可能と案内しています。MONTHLY BANKのFAQも、物件によって入れ替え可否が異なるとしています。受付で「同じ会社なら自由に交代できます」と一律に答えるのは避けます。

最初に照合するのは、契約番号、法人名、部屋、現契約の期間、登録済みの入居者です。そのうえで変更依頼を受けます。

変更の内容	担当へ渡すこと
入居者だけ替わる	旧・新の入居者、交代希望日時を契約担当へ
利用する法人も替わる	法人名と希望日を、新たな契約の要否を判断する担当へ
終了日も変わる	現在と希望する終了日を、延長・早期終了の担当へ
人数も増える	人数と利用期間を、定員・契約を確認する担当へ

元の入居者も残って一緒に泊まる期間があるなら、来客・宿泊追加の聞き分けで、重なる期間と合計人数、追加の手続きを確認します。交代の日付だけでなく、同時に利用する期間も契約担当へ渡します。

依頼が本人から届いた場合も、法人窓口へ確認すべき手続きかを見ます。前の入居者が「会社からそう言われた」と話したことと、法人側の変更承認が確認できたことは分けて記録します。

費用や清掃の条件も含め、法人担当へ確認する用件を一通にまとめます。本人へは「交代のご希望を受け付けました。法人窓口と契約条件を確認し、清掃と鍵の予定を含めてご案内します」と返せます。本人が別の部屋へ移る相談は、入居中の部屋変更へ分けます。

退出・清掃・入室を、時刻まで並べる

「金曜日に交代」だけでは、前の人が夜まで使い、次の人が朝に来る行き違いを防げません。退出時刻と入室時刻、清掃の要否と実施可能な時間帯を別々に確認します。清掃を依頼する場合は、作業が終わったことを誰が確認するかまで決めます。

自社の交代予定と、契約・現場の担当が確認した内容を並べます。相手が希望した時刻と、実施できると確認した時刻を分けてください。

工程	予定・結果の確認
旧入居者の退出	実際に部屋を空ける日時、私物と鍵の受渡し。遅れる場合の連絡先
清掃確認	必要な作業、対応可能な時間、終了報告と追加不具合の確認担当
新入居者の入室	準備完了を確かめた入室時刻、本人への案内、実際に入れたか

清掃中に不具合が見つかったら、新しい人が使う前に誰が確認するかも決めます。

新しい入居者から「午前中に着きます」と聞いたら、元の案内時刻を繰り返す前に、入室時刻の前倒し希望なのか、荷物だけを預けたいのかを分けて確認します。保管や早い入室を受けられる条件がなければ、担当者へ確認して返答します。

前の人の退出が遅れた場合は、清掃担当と新しい入居者への連絡が必要です。法人担当へ知らせただけでは、現地へ向かっている本人に届かないことがあります。変更時は、本人への案内が届く経路も合わせて確認します。

鍵と入居案内を、新しい本人へ切り替える

前の入居者が持つ鍵と、新しい入居者へ渡す鍵の扱いを、運営側で追えるようにします。本人同士で引き継いでもらう運用を採る場合も、誰から誰へ何本渡したか、運営側がどう確認するかを先に決めます。法人担当者の連絡だけで受渡し済みとは記録しません。

鍵の方式	交代時に確かめること
物理鍵	旧利用者からの返却・引継ぎと、新利用者の受領。本数・相手・完了時刻を残す
電子キー等	旧権限を終える担当と時刻、対象室・有効期間・送付先、設定完了を確認する
入口と部屋で方式が違う	両方の利用手段を切り替え、建物入口と部屋の扉をそれぞれ案内する

電子キー等は、通信断時の確認手順も使い、採用機種と連携方式で、旧利用の終了と新利用の開始を確かめます。管理画面の更新だけで、旧権限が使えなくなったとは判断しません。

案内先は新しい本人か、法人担当者を経由するかを確認します。新しい入居者の情報が未登録なら、前の人の案内を転送するだけで済ませず、登録と送付先の確認へ戻します。暗証番号や解錠情報は一般の引継ぎ表へ書き写さず、権限を持つ担当者が管理する原本を参照します。

契約の変更承認、鍵の準備、案内の送付は、それぞれ別の完了点です。詳しい受領確認は入居前の鍵案内で扱っています。

交代後の連絡先と、前の人の残件を分ける

入居者名を上書きして過去の記録まで新しい人のものにすると、前の人への設備対応や忘れ物の連絡が混ざります。契約は共通でも、誰がいつ使っていたかを残し、発生した用件をその期間にひもづけます。

交代時に傷や備品の不足が見つかった場合は、清掃時の記録、前の入居者の申告、新しい人が入った後の申告を並べて確認します。見つかった時刻だけで、誰が原因かを確定しないことが必要です。確認中の用件は、現在の入居者への案内と分け、法人担当者へ照会する人を決めます。

入居者交代の確認票（CSV）は、一回の交代を縦に書く3列の票です。契約番号を起点に、旧・新の入居者と利用日時、清掃、鍵、本人への案内を分けて記入します。旧入居者の残件には担当と次の予定を付け、交代作業と別に追います。予約変更の引き継ぎにも同じ変更IDを残し、同じ交代について二重に指示を出さないようにします。

テマトクの電話応対・聞き取りでは、入居者変更の希望と未確認事項をまとめ、運営担当へつなげます。変更の承認条件と、その後の案内・確認を任せる範囲を決めておくことで、名前の変更だけで止まらない受付にできます。