マンスリーの入居前案内。鍵の情報を本人へ届ける

契約担当者と、入居する本人を分けて登録する

法人契約では、契約の手続きをする人、請求書を受け取る人、部屋を使う人が異なる場合があります。入居案内の送付先を、契約者の連絡先だけで決めないようにします。

ユニオンマンスリーの入居手順でも、法人の契約者情報と入居者情報は別に扱われています。自社でも、契約・請求・入居案内の受取人をそれぞれ確認します。

案内を送る前に、次の対応を確認します。

対象	記録・照合すること
契約	契約番号、法人名、利用期間。同じ法人の別契約を選んでいないか
部屋	物件・棟・部屋。複数室なら、誰がどの部屋を使うか
入居者	契約に登録された人と、実際に来る人。契約後の交代がないか
受取者	本人へ直接送るか、法人担当者を経由するか。本人が当日開けるか
連絡方法	登録された送付先と方法。別の宛先への再送を誰が確認するか

法人担当者を経由するときは、本人へ届くまでの担当を決める

法人の方針で案内を担当者へまとめて送る場合は、本人への転送を誰が行い、運営側は何をもって送付完了とするかを決めます。

法人担当者への送信だけを確認できたなら、本人への共有が確認済みか、誰へ確認しているかも残します。別の受付担当者が、送信と本人への到達を取り違えずに説明できるためです。本人から未着の連絡が来たら、登録された経路を確かめて案内します。電話口で新しいメールアドレスを聞いただけで、解錠に関わる情報を送らないよう、再送先の確認方法も用意します。

鍵の方式ごとに、案内が終わる条件を決める

物理鍵の配送と電子キーの案内では、確認することが違います。ユニオンマンスリーのFAQには、宅配・来社・テンキーの案内が分かれており、鍵の種類は部屋によって異なると説明されています。全物件を一つの定型文で案内する前に、自社の部屋ごとの方式を確認してください。

鍵の方式に合わせて、次の情報を揃えます。

鍵の方式	事前に揃える情報	連絡を終える前の確認
物理鍵を送る	確認済みの宛先、受取人、送付予定、配送状況の確認先	発送済みか、受取済みか。未着なら誰が配送状況を確認するか
店舗等で渡す	受渡し場所、受付時間、受取人、必要な手続き	相手が場所と時間を把握しているか。時間外の希望は担当へ確認したか
電子キー等を案内する	該当する部屋の方式、利用できる期間、承認済みの操作案内	対象者が案内を開けるか。権限の設定や発行が必要なら担当が完了したか

鍵の発送やメールの送信後は、送信エラー、配送の未着、当日の案内変更など、追加連絡が必要になる条件を決めます。全件に同じ確認を重ねるより、届かなかったときに誰が気付き、誰へ連絡するかを鍵の方式ごとに決めておくと、未着の案件を追えます。

案内には「建物の入口」と「部屋の扉」を区別して書くと、問い合わせ時に場所を確かめやすくなります。暗証番号や解錠情報そのものを、一般の引継ぎ表へ重複して書き写す必要はありません。閲覧できる担当者を限定した原本へ戻れるようにします。

配送する鍵が間に合わないとき

物理鍵の未着では、発送前なのか、配送中なのか、受取先で止まっているのかを確かめます。ユニオンマンスリーのFAQは、鍵の最短のお届け日時が前の入居者の退去日により異なることや、配送が遅れる可能性を案内しています。

同社は営業所留めを案内し、空港・コンビニ・宅配ロッカー宛は不可としています。自社でも受取先の条件を確かめ、配送予定だけで当日の受取を約束しないようにします。

確認	担当へ渡すこと
発送	発送状況と送り状、配送を照会する担当と返答予定
受取	確認済みの受取人・場所、受取可能な時間、現地への移動予定
代替	来社・現地受渡し等を手配できるか。承認・実施の担当

別の受取先や渡し方を提案するときも、対応できると確認してから案内します。すでに発送した鍵があるなら、その行き先と、代わりに渡す鍵の管理も揃えてください。配送会社への照会が済んだことと、本人が鍵を受け取れたことは分けて残します。

確認票の「鍵の準備状況」に照会した配送状況を、「次の作業」に受取までの担当と本人への返答予定を記入できます。送り状などは管理している原本を参照し、鍵番号や暗証番号は書き写しません。

「届かない」「入れない」を聞き分ける

案内自体をまだ送っていない場合は、契約や支払い、部屋の準備にどの確認が残っているかを担当へ確かめます。送付前の確認待ちを未着と取り違えて再送せず、手続きの残件と返答先を揃えます。入金の有無だけで案内の可否を決めず、該当契約の条件へ戻ってください。

案内の未着なら送付状況を調べます。建物前で入室できないなら、相手が今どこにいて、何を試し、どの扉で止まっているかが必要です。最初に状況を確かめず、受信箱の探し方を繰り返すと、現地の問題にたどり着けません。

相手の状況	受付から、次の担当へ渡すこと
案内なし	送付先・日時・方法、法人担当者を経由したかを照合。送信記録と再送の要否を渡す
閲覧不可	止まる箇所、エラー表示、利用環境を聞く。承認済みの代替案内があるかを確認する
物件に着いたが入れない	建物入口か部屋の扉か、対象室、時刻、試した操作を聞く。現在地と折り返し先を現地対応の担当へ
鍵未受取	受取方法、予定、配送・店舗の確認状況を聞く。未確認事項と当日入居への影響を渡す

自社の未着・入室できない連絡を一件開き、本人の申告と送信記録を照合します。申告した場所、到着・利用予定、案内を受け取った人、送付記録、再送先の確認状況、次に連絡する担当を残します。法人担当者へ送った記録があっても、本人へ共有されたかは別に確認します。

その場で解決できない場合は、本人へ次の確認先と連絡方法を伝えます。

入室の案内を確認しています。［担当窓口］から、［連絡予定］に［連絡方法］でご連絡します。

角括弧は、担当の引受けと本人への連絡予定を確認して入れる欄です。再送や解錠が済んだと先に案内せず、当日入居への影響は運営担当へ渡します。

再送した後は「案内を開けたか」を確かめ、それでも入れなければ建物入口か部屋の扉かを聞いて次の対応へ進みます。現地の確認が必要なら、対応を引き受けた担当と、本人へ折り返す窓口を記録します。設備自体の不具合が疑われる場合は、マンスリーの設備対応の分担から連絡先を選びます。

部屋や日程を変更したら、案内の差し替えまで追う

入居日の変更や部屋の変更があったときは、元の案内が相手の手元に残っています。予約の記録を変更した後、案内メール、送信予約、鍵の準備にも変更が必要かを確かめます。

変更後の連絡では、物件・部屋・入居日など、何が変わったかを先に伝えます。差し替えた案内の送付日時を残し、旧案内を使わないことも相手へ伝えてください。電子キーの有効期間など、鍵の管理側で変更する項目は、案内文の修正と分けて完了を確かめます。

複数室を契約している法人では、一人分の変更を全員分へ広げないことも必要です。対象の契約と部屋を特定し、その人に関係する案内だけを更新します。営業・清掃・鍵への連絡全体は、予約変更の引継ぎ方法で整理しています。

荷物の送り先と、受け取れる日時も確かめる

入居前に荷物を送りたいという質問では、配送先を教える前に、届く日時と受取人を確かめます。ビズマンスリーのFAQは契約開始日時以降の配送を案内し、代行受取はできないとしています。自社でも、本人が受け取るのか、事務所等で預かれるのかを物件ごとの条件で案内します。部屋が空いていることだけで、早い配送や預かりを約束しないようにします。

案内後に号室が変わる場合もあります。グッドステイのFAQは、号室変更後には配送先の修正を配送業者へ連絡する必要があると説明しています。部屋や入居日を変更したときは、すでに荷物を発送したかも聞き、発送済みなら誰が配送業者へ変更を依頼するかを決めます。予約情報を直しただけで、配送先や配達日時まで変わったとは扱いません。

法人側が備品を送る場合は、発送を手配する担当にも、確認済みの住所・部屋・受取人・受取可能な日時を届けます。未発送なら新しい案内に従ってもらい、発送済みなら変更の依頼状況と次の確認担当を記録します。配送先の修正を依頼したことと、本人が荷物を受け取れたことを分けて追います。

入居前案内の確認票（CSV）は、一件の案内を縦に記入する3列の票です。送付先、鍵の方式、送付・受領の状態、未着や入室できない用件の対応を残せます。暗証番号そのものは書き写さず、閲覧を限定した案内の保存先を記入してください。

鍵の設備そのものを替える場合は、スマートロックの取付・権限変更・非常時の確認を導入前に試します。今回の案内を誰へ届けるかと、扉の設定を誰が変えるかを揃えます。

テマトクでは、入居前の質問への案内、届かない・入れない用件の聞き取り、確認が必要な担当への連絡と経過の記録を任せられます。鍵の発行や入居可否の承認を行う人を決めたうえで、入居前の案内・聞き取り・確認連絡の範囲をご覧ください。