マンスリーの反響管理。提案条件と次の連絡を共有する

相談案件と空室の記録を分け、部屋番号でつなぐ

相談案件は、顧客が何を検討しているかを追う記録です。部屋の記録は、どの期間を貸せるか、貸すための準備が整っているかを追います。一件の相談に複数の候補室があり、一室が複数の相談の候補になるため、両方を同じ行の一つの状態欄だけで表すと混乱します。

候補室を提案しただけなら、相談側には送った候補と相手の返答待ちを残します。自社の仮予約手続きを行っていなければ、部屋側を確保済みにはしません。期限付きで部屋を押さえた場合は、対象期間・期限・確保した案件を部屋側にも残します。

相談の記録から、最新の部屋情報へ辿れるようにしてください。翌日に返答するときは、前日のメールを読むだけでなく、その期間の空室を改めて確認します。予約と清掃・鍵準備の状態は、マンスリーの予約管理で整理できます。

同じ会社から届く連絡も、会社名だけで一件へまとめません。人事部の研修と工事部の出張では別の相談です。問い合わせ番号があればそれを使い、なければ部署、利用目的、期間、窓口から照合します。電話の後に届いたメールが条件の追加なのか、別件なのかを確かめてから結び付けます。

提示した条件と次の仕事を一件に残す

共有するのは、メールの全文を探すための場所だけではありません。担当を代わった人が、顧客の希望と自社の回答を取り違えず、次の作業を選べる記録にします。自社の進行中の相談を開き、次の項目が元のやりとりと合っているか確かめてください。

項目	記録から確かめること
案件と希望	会社・部署・窓口、利用期間、人数・室数、必須の条件
担当	主担当と、不在時に確認・返信する人。代行する期間
提示条件	送った候補室、期間、見積もりの版と送付日時
約束	部屋を確保したか、何をいつまでに返答すると伝えたか
確認待ち	相手の選択待ちか、自社の調査待ちか。具体的な未回答事項
次の仕事	動く担当、確認する相手、次の時点。未回答時の案内

料金や契約条件を要約欄へ何度も転記すると、どれが最新か分からなくなります。共有欄には対象の部屋・期間と見積もりの版を残し、詳しい金額は送付した見積もりへ戻れるようにします。変更後の見積もりを送ったときは、旧版を使わないことも引き継ぎます。

「返答待ち」には待っている相手を添えます。顧客が候補を選んでいるのか、社内で設備を調べているのかで、動く担当が違います。質問を受けたまま自社の回答が止まっている案件を、顧客の返事待ちへ置かないようにしてください。

利用目的や希望条件が足りない場合は、初回の問い合わせで聞く項目に戻ります。案件共有の欄を増やしても、部屋選びに必要な条件が欠けていれば提案は進みません。

返答待ちの間に、候補室や条件が変わったら

前に提案した部屋が埋まった場合や、相手から期間・人数の変更が届いた場合は、「前の見積もりで進めてよいか」を確認します。別の空室があることだけで、相手がその部屋や変更後の金額を選んだとは扱いません。

確認先	次の担当へ残すこと
元の提案	送付した候補・期間・見積もりの版。案内済みの条件を消さずに残す
今回の希望	相手が変えた条件、変えていない必須条件、まだ確認していないこと
新しい候補	今回の空室・料金・設備を確認した時点と確認先。前案との違い
相手への返答	再提案した内容、相手の選択待ち、次の回答予定

アットインの取材前編には、問い合わせ時には希望物件が埋まっていることや、別の条件で探し直しながら提案する仕事が語られています。上の表はその経験を踏まえた本稿の整理案で、同社の運用表ではありません。

再提案を送ったら、現在使う見積もりと、比較のために残す旧版を区別します。相手が旧版を見て返答した場合は、どの部屋・期間・条件を選んだのかを確かめてから、在庫と契約の担当へ渡します。仮予約があるときは確保した部屋と期限も確認し、提案の変更だけを理由に、既存の確保を無断で解除したり、候補すべてを確保したりしないようにします。

返信がないときは、未着と検討中を分ける

見積もりを送った後に返答がなくても、相手が検討をやめたとは限りません。送信したこと、相手が受け取ったこと、内容を読んで選択したことを分けて確認します。

マンスリーマンションドットコムのFAQも、問い合わせ後に連絡がない場合は、運営会社へ直接連絡するか、問い合わせフォームを使うよう案内しています。別の窓口へ届いた「返事が来ない」という連絡を、新しい見積依頼として最初から処理せず、元の相談へ照合してください。

確かめる状態	次にすること
まだ回答していない	未確認の条件と担当、返答予定を確かめ、待たせている内容を伝える
送ったが届いていない	送付先・時点・対象の見積もりを確認する。相手と連絡方法を合わせて再送する
届いたが返答がない	不明点や希望の変化を確認し、次に連絡する時期と方法を合わせる

未着かどうか分からない場合は、受領未確認として残します。返信がないことだけを失注理由にせず、自社の確認待ちと相手の回答待ちを区別してください。再送する場合も、見積もりの版、空室確保の有無・期限、現在の条件を確認し、古い提案をそのまま送り直さないようにします。

担当不在の日は、最新の約束から引き継ぐ

担当不在時は、最後の受信メールを転送するだけで終えず、自社が既に約束した返答の内容と時点を確認します。設備の寸法や空室の確認が間に合わなければ、そのまま期限を過ぎないよう、調べる担当と、相手へ状況を伝える担当を決めます。

顧客から希望室の回答が届いたときも、未回答の質問と在庫確保の状況を確認します。相手が候補を選んだことだけで、設備条件の確認や部屋の確保が済んだとは扱いません。返信には、今回確認できたこと、まだ調べていること、確保の状態、次の連絡予定を含めます。

代行担当が回答を始めたことを案件へ記録し、返信後は送った内容と残る仕事を同じ案件へ戻します。主担当が復帰したときも、その記録から続けます。主担当そのものを替えたのか、その日だけ代行したのかも分けてください。

担当を代わる人に料金調整の権限がないなら、値下げの要望までその場で決める必要はありません。希望額と理由、顧客が返答を必要とする日を残し、判断する担当へ渡します。引き継ぎ先が回答できる範囲と、承認が必要な範囲を事前に合わせてください。

成約・見送りの後も、予約と再相談を別に処理する

顧客が部屋を選んだ段階と、予約が確定した段階は、自社の手続きに沿って区別します。相談の記録を「成約」としただけで、部屋の予約記録や契約手続きが自動的に整うとは限りません。担当者は確定条件を確認し、予約番号、対象期間、契約窓口へ結び付けます。

見送りの場合も、自社が押さえている部屋があれば、解除の担当と処理結果を確かめます。一方、確保していない候補室へ解除処理を加える必要はありません。提案・仮予約・確定を分けておく意味は、終わった案件を片付ける際にもあります。

今回の条件が合わなかった会社へ再び連絡する場合は、連絡してよい時期と目的を確認します。再相談を希望する時期が確認できた場合は、相手が伝えた意向を、今回の見送り理由と別に残します。法人の再利用相談を受ける準備につなげられます。

まずは担当不在で引き継いだ一件を選び、別の人が「最後に何を伝え、誰が何を待っているか」を読み取れるか確かめてください。テマトクでは新規問い合わせの希望条件・期間・連絡先をそろえ、運営担当の空室確認・見積もりにつなぎます。受付後の案内や連絡も含め、マンスリーの窓口業務の分担をご相談いただけます。