シェアハウスの部屋移動。契約・鍵・請求の切替

希望する部屋と時期、今の困りごとを聞く

最初に、本人と現在のハウス・部屋・契約を照合します。続いて、同じハウス内の別室か別物件か、候補室は決まっているか、希望日はいつかを聞きます。「早く移りたい」ときは、最も早い希望日と、日程をずらせる範囲も確認します。

理由は、候補を選ぶために必要なところまで聞きます。家賃を抑えたい、通勤先が変わった、窓の向きや広さを変えたい、といった希望なら、外せない条件を候補選びの担当へ渡せます。騒音や入居者間の相談がある場合は、移動の希望とは別に、今の部屋で起きていることと本人が希望する連絡方法を残します。個別相談の内容を、内見や清掃の担当全員へそのまま送る必要はありません。

まだ移動先や日付が決まっていない段階では、空室と自社の移動条件を確認する担当を決め、候補の案内をいつ返すか記録します。本人の希望を、承認済みの移動先・日付として登録しないようにします。

入居者間の相談への対応はシェアハウスの苦情対応で扱っています。移動が決まるまで、元の相談を放置する扱いにはしません。 運営改善に使う場合は、本人の理由と相談・修繕の履歴を照合する方法で、部屋移動と会社の利用終了を分けて見られます。

自社の移動条件を確認し、契約の手続きへ進める

オークハウスの移動案内では、物件間移動の通常の流れとして内見と移動申請、移動時の審査を設けています。内見時点では部屋を取り置きしないと説明しており、見た部屋に必ず移れるわけではありません。

ボーダレスハウスの案内は、入居前と入居後の変更を分け、物件変更と部屋変更に異なる手数料を示しています。一方、大阪シェアハウスのFAQには、同じ建物内の移動で覚書を交わし、家賃が変わる場合に精算する方式が載っています。いずれも各社の条件です。自社の移動相談では、次の内容を契約・募集の担当者へ確認します。

• 移動できる条件：現在の入居期間、希望先の入居条件、内見や審査の要否。
• 候補室の扱い：誰が空室を確認し、いつまで確保できるか。申請中に他の申込みが入った場合の扱い。
• 契約と費用：契約書・覚書など必要な書類、旧室と新室の対象期間、移動費用や賃料差額、支払い済みの金額。

「同じ会社に住み続けるから審査は不要」「部屋移動なら契約料はかからない」と共通の回答にはしません。自社で決まっている条件は窓口から案内し、個別の承認が必要な項目は判断する担当へ渡します。必要書類や審査の返答待ちは、申込手続きの進捗管理と同じ記録方法を使えます。

候補がない、希望日に間に合わない場合は、変えられる条件を本人へ聞き直します。別物件まで探すか、空き待ちを続けるか、今の部屋で相談を継続するか。次の選択を確認し、未確定の候補を移動先として登録しないようにします。

旧室の退出と、新室に入れる時刻を合わせる

条件が決まったら、物理的に移る日時を調整します。新室が空いていても、清掃や設備点検が終わっているかは別の確認です。旧室を明け渡す時刻、新室へ入れる時刻、鍵を受け渡す担当をそろえてから、本人へ当日の予定を案内します。

担当交代の前に、旧室と新室それぞれの作業を確かめます。運営が移動を承認したことと、新室へ実際に入れることは同じ確認ではありません。

対象	確認すること	未完了なら残すもの
新室	清掃・設備点検の結果と、入室できる時刻	確認担当、結果の連絡先と予定
本人への案内	鍵の受取方法と、荷物を移す日時	返答する担当と、本人の確認状況
旧室	退出・鍵返却・私物搬出・清掃の予定	新室の入室時刻に合わせて決める作業
共用区画	玄関の権限、収納・冷蔵庫の割当て	継続するものと変更するもの、その担当

点検で不具合が見つかり新室へ入れない場合は、旧室の退出や清掃を先に進めず、運営担当へ予定を戻します。移動日を変える場合には、本人だけでなく、鍵と清掃の担当へ変更を渡し、旧予定が取り消されたかも確認します。

同じハウス内でも、個室の鍵、玄関の入館権限、冷蔵庫や収納の区画は同じ扱いとは限りません。個室は切り替え、共用玄関は継続するなど、対象ごとの処理を設備担当へ伝えます。別ハウスへ移る人には、新しいハウスの共用部と生活ルールの案内を渡します。詳しい確認物は旧室の退去確認、新しい場所の説明は入居案内を使えます。

移動後も、旧室の残件と請求を追う

移動当日は、新室へ入れたことを本人へ確認し、旧室の鍵、室内、共用部に残る私物を現地担当が確かめます。新室への入室を確認しても、旧室の確認や清掃が残っていれば、その担当と予定を追えるようにします。旧室を次の人へ貸せるかは、現地結果を受けた運営担当が決めます。

請求担当には、移動前後の契約内容、変更の適用日、請求期間、支払い済みの金額を渡します。同じ契約の部屋番号や賃料を変更する方式なら、どの日から変更を適用するかを確認します。契約を切り替える方式では、旧契約の終了日と新契約の開始日も確認します。荷物を運んだ日だけを請求の切替日にはせず、移動前の請求に不足額や返金が残っているなら、移動後の月額請求と分けて追います。

移動後に旧室分の引落しについて問い合わせを受けたら、移動前後の契約内容と請求対象期間、決済結果を経理へ照会します。二重請求と即断せず、何に対する請求か、訂正や返金が必要かを確認したうえで本人へ答えます。前の部屋への支払いを探せるよう、変更前の契約内容と入金の記録を残すことが必要です。シェアハウスの請求・入金管理では、その照合を扱っています。

窓口が引き継ぐときは、新室への入室、旧室の確認・清掃、移動前後の精算をそれぞれ実際の状態で残し、未確認の担当と次の予定を渡します。追加の表を増やすより、今の案件記録から旧室・新室と移動前後の契約内容をたどれるようにすると、次の担当が経過を読み直しやすくなります。

テマトクには、移動希望の受付と物件の手続きに沿った案内を任せられます。その後の担当者への確認連絡、決定後の本人への案内と経過の報告まで、運営体制に合わせて分担できます。移動の可否と契約・費用は運営側が決め、鍵や清掃は現地の担当が行う流れに合わせて、任せたい連絡業務をご相談ください。