シェアハウスの退去受付。鍵・個室・共用部の確認手順

退去希望を受けたら、物件の手続きへつなぐ

最初の連絡では、物件・部屋・契約者を照合し、希望する退去日、正式な届出の有無、折り返し先を確認します。電話で希望を聞いただけで解約手続きが完了するかどうかは、自社の契約と受付方法に従います。

別の部屋やハウスへ住み替える希望なら、部屋移動の受付と切替へつなぎます。旧室の退出だけでなく、新室の準備と移動前後の契約・鍵・請求を合わせて追います。

C's shareの退居案内には、退居の届出、日時変更時の再申請、本人の荷物や共用部の個人スペースの整理が記載されています。届出期限・費用・立会いの条件は、自社の契約に合わせて案内します。

同社の案内は原則として立会いを行わず、スタッフの指示に従って出発する方式です。一方、ソーシャルアパートメントのFAQは、担当者の立会いで室内を確認し、鍵を返す流れを示しています。立会いなしの退去では、本人が出発した日時と、運営が鍵・室内を確認した日時を別に残します。

物件ごとの回答資料には、届出先、必要な手続き、日程変更の方法、当日の確認方法、鍵の返却方法を揃えておきます。契約終了日と、荷物を出して部屋を引き渡す日時が異なる場合もあるので、同じ日付として入力しないようにします。

次のような用件は、受付で希望を残して担当者へ渡します。

• 届出済みの日程を変えたい。
• 本人が当日に立ち会えず、別の人に任せたい。
• 荷物を一部だけ後で取りに来たい。
• 契約や案内に書かれた期限に間に合わない。

通常の手続きの案内と、例外の許可を分ければ、受付担当者がその場で条件を作る必要はありません。回答資料の持ち方は、物件別のルール問い合わせ対応で扱っています。

鍵・個室・共用部を分けて、確認する物を揃える

本人には「私物を全部片付けてください」とだけ伝えるより、使っている場所を挙げた方が確認しやすくなります。物件によって、個室の外に専用棚、冷蔵庫の区画、浴室の収納などがあるためです。

場所・対象	本人へ案内すること	現地担当者が確かめること
鍵・貸与品	返却する物と、自社で決めた返却方法	現物・数量・返却場所。本人の「返した」という連絡との一致
個室	持ち込んだ物の搬出と、室内に残す備品	残る物が運営備品か本人の私物か。確認できない物の場所
共用部の個人スペース	自分が使用する棚・収納・冷蔵庫等の整理	指定場所に残る物、持ち主が分からない物
他の入居者へ譲る物	譲り先と、相手の了解を確認する手順	誰が引き受けるか、運営の確認が必要か

残った物を見つけたら、場所、状態、確認できた持ち主、本人への確認状況を残し、権限を持つ担当者が契約や事情に沿って扱いを決めます。

電子キーを使う物件では、カードを返してもらう作業と、退去者の登録情報を処理する作業も分けます。美和ロックの入替時の案内は、前の入居者のIDキー・スマートフォン・暗証番号の登録情報を消したうえで、新たな登録を行うよう説明しています。共用玄関は他の入居者も使うため、対象の鍵・登録情報と処理範囲を設備担当へ渡し、作業結果を確認します。

「隣の人へあげた」は、受け取る人まで確認する

譲渡を認める運用なら、本人の申告だけで済ませず、誰が受け取るかと、相手が了承しているかを確認します。C's shareの同じ案内にも、他の入居者へ物を譲る場合の確認が示されています。無断で共用の備品に変えたり、別の入居者へ引取りを求めたりしないようにします。

持ち主が分からない物の写真を使う場合は、確認に必要な範囲を撮ります。他の入居者の私物や個人情報まで広く写した写真を、ハウス全員へ送る必要はありません。

申告と現地確認を並べれば、次に見る場所が分かる

本人が「全部終わりました」と連絡していても、現地担当者がまだ訪問していないなら確認前です。申告を消さず、現地で見た結果を隣に残します。担当者が不在でも、どこから引き継ぐか判断できます。

本人の申告を受けたら、次の項目を自社の現地確認へ渡します。未訪問の箇所や、持ち主を確かめていない物を「確認済み」とは記録しません。

対象	本人に聞くこと	現地で確かめること	残る場合の確認先
鍵	返した物と場所・日時	現物・数量・電子キー登録の処理結果	設備・鍵の担当
個室	搬出した物と残した物	運営備品か、本人の私物か	運営の確認担当
共用の区画	使っていた棚・冷蔵庫等と整理状況	残る物とその位置	持ち主と運営担当
譲る物	譲渡先と相手の了承	引渡しの有無と残る物	譲渡する人・受け取る人

写真の有無だけで確認を終えず、誰が、いつ、何を見て、何が残ったかを記録します。室内は確認済みでも、共用部に残件があれば、その担当と次の確認予定を残します。

鍵が見当たらない、入室権限の扱いが不明、破損を見つけたといった場合も、事実と判断を分けます。「本人が紛失した」「請求対象になる」と受付だけで決めず、現地で分かった範囲を担当者へ渡してください。

退去後に連絡が来ても、同じ記録から答えられるようにする

忘れ物の連絡、鍵の返却確認、譲った物についての問い合わせは、退去後にも続きます。新しい電話メモだけを作ると、現地確認の写真や前の案内が見つからなくなります。対象の退去記録へ結び付け、追加で分かったことを追記します。

本人へ「確認します」と伝えたら、誰が確認して、誰が結果を返すかまで決めます。連絡がつかない場合も、連絡した日時と方法を残します。費用や保管の判断が必要な用件は、社内の確認先へ渡しただけで完了にしません。

退去後に忘れ物の受取希望が届いたら、対象のハウス、置いたとされる場所、物の特徴、本人が希望する日時を聞きます。退去後の入館をその場で許可せず、運営担当が所在と受渡し方法を確認して本人へ返します。清掃担当には確認中の物と場所を渡し、処分や移動の扱いが決まるまで残件として追います。

退去確認の記録を清掃や次の入居準備へ渡すときは、その担当者に必要な情報を選びます。退去者との請求相談まで全員へ共有するのではなく、残っている物、入室可能か、点検が必要な場所など、次の作業に関係する内容を引き継ぎます。

退去受付・現地確認の引継ぎ表（CSV）

一件の退去に一枚使う、4列18項目の空欄票です。本人から聞いたことを「本人の申告」へ、実物や資料で確かめたことを「確認結果」へ書き、確認した人・日時・根拠も添えます。未確認の項目には「未確認」と書き、最後の欄に次の担当と予定を残します。

鍵、個室、共用部、譲渡品は別の行にしてあるので、鍵は確認済みでも共用部に残件がある、といった違いを記録できます。案件ごとに票を分け、受付番号から元の連絡や写真へ戻れる場所に保存します。記入する文章が見えるよう、使う表計算ソフトで列幅と折り返しを調整してください。

取り込みの設定画面が出たら、文字コードはUTF-8、区切り文字はカンマを選びます。連続した区切り文字を一つにまとめる設定は外し、空欄の列を保ちます。

退去後の清掃へ渡す内容は、シェアハウス清掃の引継ぎ、担当者をまたぐ記録は対応履歴の残し方を参照してください。

複数の退去記録を運営の改善に使うときは、退去理由と相談履歴から優先する改善を選ぶ方法へ進みます。記載のない理由を、問題がなかったという集計へ含めないようにします。

テマトクには、退去の問い合わせ受付、物件の手続きに沿った案内、担当者への確認連絡と経過の記録を任せられます。契約の変更、残る私物、費用の扱いは運営側が判断し、その前後で発生する連絡から相談できます。