シェアハウスの請求・入金管理を見直す

請求先と実際に払う人を揃える

部屋番号と入居者名だけで入金を探すと、法人が払う契約や、本人以外からの入金を照合し直すことになります。物件、契約、対象月、請求先、支払う人を関係付けます。支払者が変わる場合は、契約上の扱いと社内の確認を経て記録します。

法人が支払う契約では、法人名や契約番号で請求を探し、実際の入居者から来た質問もその契約へ結び付けます。「入居者の名前で入金が見つからない」ことを、そのまま未払いの理由にはできません。自社の契約・請求で、次の関係を確かめます。

照合するもの	確かめる内容	確認に使う原本
契約と部屋	対象のハウス・部屋・契約	現在と変更前の契約記録
請求	対象月・費目・金額・請求先	該当する請求と訂正履歴
支払者	本人・法人等、実際に支払う人	契約条件と確認済みの支払情報
問い合わせ	誰が、どの支払いを申告したか	受付の原文と日時・返答先

本人の申告は、確認済みの入金記録と分けて残します。電話を受けた担当者が、似ている氏名や同じ金額だけで「入金済み」と確定しないためです。

必要な照合情報は経理担当と揃えます。本人の端末画面などを受け取る場合も、社内で決めた経路を案内し、不要な口座情報や残高まで集めないようにします。契約や請求の原本がすでにあるなら、その参照先を使い、受付用に全情報を複製する表を増やす必要はありません。

共益費の金額や含める費目を変える場合は、入金照合とは別に、共益費の見直しから収支と説明する条件を整理します。

今の支払い方法で自動消込を試す

入金消込とは、受け取った入金を請求の記録に対応させる処理です。システムが入金データを取り込めても、自社の口座や請求の持ち方に合わなければ、対応付けの作業が残ることがあります。

ROBOT PAYMENTのBeGoodJapan公開取材では、既存の請求システムがバーチャル口座の自動消込に対応せず、確認作業が残っていたと説明しています。自社の条件に合わせたデモで確認したことも、採用理由に挙げられています。提供元が掲載した一社の経験として、選定時に試す観点を読み取れます。

候補には、実際に使う支払方法と契約台帳の項目を示し、同じ条件を再現した試験データで次の流れを実演してもらいます。

段階	デモで見ること
請求作成	対象月、家賃や共益費などの内訳、請求先が正しいか
入金取込	今の口座・決済方法に対応し、いつの情報まで届くか
請求照合	どの契約のどの請求に充てたかが分かるか
未照合・不足	未照合や不足額が、確認を要する状態で残るか
基幹反映	契約を管理する画面で結果を参照し、訂正履歴を追えるか

部屋単位、契約単位、請求単位のどこで照合しているかも重要です。退去後に入金があった場合や、一人が部屋を移った場合に、現在の部屋へ機械的に付け替えないかを試します。

敷金や預り金、返金などは、毎月の賃料と同じ扱いにせず、自社の経理方針と必要な機能を確認してください。ソフトの説明をもとに会計処理を決めるのではなく、決めた処理を実行・確認できるかを比べます。

不足と未照合を分けて確認する

「支払済みの申告がある」「銀行の入金データがある」「請求へ照合済み」は、異なる状態です。未照合の一覧を、そのまま未払いの一覧として扱わないようにします。

本人の申告を受けたら、経理担当が入金情報を探し、対象の契約・請求へ対応付けます。入金データが見つからない間と、入金はあるが対象を確定できない間を分けて残してください。

対象を照合できても請求額との差があれば、請求額と対応付けた入金額を並べます。差の理由が手数料なのか、請求訂正なのか、支払額の不足なのかは金額だけでは分かりません。経理担当が請求書と変更の記録を調べてから、本人へ何を尋ねるかを決めます。

個別に合意した支払い予定がある場合は、その記録を担当者が参照できる必要があります。サイボウズのサンカクシャ事例には、家賃等の入金状況と個別の取り決めを共有する使い方が紹介されています。居住支援団体の事例である点を踏まえ、ここでは、一覧の状態と対応方針をつなげる考え方を参考にできます。

照合結果の返答も試す

経理で照合が終わっても、問い合わせを受けた窓口がその結果を知らなければ、入居者は同じ説明を繰り返すことになります。誰が回答し、どこに返答の履歴を残すかまでを試用に含めます。

経理から窓口へは、対象の請求、照合結果、追加の確認や支払いが必要かを渡します。まだ確認中なら、自社で約束できる予定へ置き換えて案内します。

お支払いのご連絡をありがとうございます。現在、［確認担当］が［契約・請求の対象期間］との照合を進めています。［連絡予定］に［連絡方法］で確認状況をお知らせします。追加のお振り込みが必要かどうかも、照合後にお知らせします。

回答時点は、自社で経理が確認できる予定に合わせます。窓口担当には、対象の請求、確認結果、残る質問を渡せば返答できます。銀行明細の全件を窓口へ複製する必要はありません。

試用では、通常の一致に加え、未照合、金額の差、担当不在、台帳への反映が遅れた一件を扱います。自動処理の割合だけでなく、例外を見つけて処理できるか、訂正前の状態も追えるかを見ます。件数や会社規模だけで、自社に必要なソフトを決めないようにしてください。

料金の比較では、基本料、決済や口座の条件、既存システムとの連携、設定変更、データの出力を確かめます。システムを止めるときに、未照合や対応中の問い合わせを誰が引き継ぐかも決めておくと、選定時の比較が具体的になります。

日々の窓口と確認担当の分担は、シェアハウスの問い合わせ管理へつなげられます。テマトクには、入金に関する質問の受付と、確認担当への連絡、承認された回答の案内について相談できます。照合や会計の判断を担う担当を明確にして、問い合わせから返答までをつなぎます。