シェアハウスの多言語対応。案内の翻訳と相談窓口の準備

言語ごとの窓口と対応時間を示す

必要な言語は、国籍から決めつけず、案内や連絡で使いやすい言語を確認します。募集時、入居当日、入居後で担当が変わる場合も、本人に同じ確認を繰り返させない記録が役立ちます。

TOKYOβの法人・学校向け案内には多言語サポートの説明があります。ただ、対応言語の数だけでは、自社の入居者が夜間の電話で相談できるかまでは分かりません。自社の案内には、言語ごとに使える窓口と対応時間を載せます。

入居者へ示す案内は、契約や実際の当番体制を確認して、次の項目を埋めます。送信できる時間と、担当者が読み返答する時間は分けてください。

項目	載せる内容
言語	その言語で使える電話、メッセージ、通訳などの方法
受付	送信できる時間、返答する時間帯、休業時の扱い
緊急	急ぐ用件の連絡先と、その窓口で使える言語・伝え方
対応外	その場で答えられない用件、引き継ぐ担当、次の連絡方法

外国語のメッセージを受け取れることと、その言語で費用や例外の相談に答えられることも別です。担当が訳文を読んでから確認する体制なら、その手順に合う案内にします。

既存アプリの翻訳を試す

いま使っている入居者アプリにも、言語設定やメッセージの翻訳が用意されている場合があります。いい生活Homeの2026年10月19日の案内は、日本語・英語・中国語（繁体字・簡体字）への対応を説明しています。公式の機能一覧では、受信メッセージの和訳と、日本語で入力した文を翻訳して送る機能も確認できます。

自社の入居案内を一つ選び、管理側と入居者側の画面で試します。アプリの操作表示、メッセージ本文、添付PDFを分け、どこが選んだ言語で読めるか、元の文へ戻れるかを確かめてください。翻訳できる範囲を製品名だけで決めず、日時・場所・例外の条件を照合し、別途翻訳や説明が必要な箇所を残します。個別相談に答える担当と時間帯も、機能の有無とは別に決めます。

物件ごとの日本語原本と、翻訳版を対応させる

翻訳元が古ければ、自然な外国語でも誤った案内になります。原本の担当、物件、版、変更した項目、各言語版の反映日を残します。

「最新」とだけ書かず、物件名、資料名、版または改定日を組み合わせ、どの原本に対応するかを識別できるようにします。設備名は写真や簡単な図も組み合わせると、言語だけでは伝わりにくい場所を示せます。

改定した案内を一つ選び、変更前後の原本と各言語版を並べます。変わった項目だけでなく、変わっていない条件も照合してください。

照合	確かめること
対象	物件・設備・対象者を取り違えていないか
日時	曜日・時刻・適用日が原本と一致するか
場所・条件	場所、利用条件、例外の確認先を省いていないか
改定の差	変更項目が反映され、変更のない条件が勝手に変わっていないか
確認者	誰が意味と条件を確認し、どこへ反映したか

適用日までにある言語の確認が終わらないときは、その言語で旧内容を自動回答し続けないようにします。該当する質問を確認済みの窓口へ回し、翻訳・確認・反映が終わった後に回答を再開します。回答を止める対象は、変更があった項目ごとに決めます。入居者へ配った紙、PDF、掲示、FAQ、チャットの回答資料の差し替え先も残してください。

国土交通省の外国人入居支援資料には、多言語のチェックシートや契約書等の見本があります。共通の用語や説明を用意する際の参照先になりますが、物件固有の曜日・時刻・置き場は運営側の原本で確かめます。

意味が確定していない相談は、原文ごと渡す

機械翻訳で要約した場合も、元の発言と区別します。日時、場所、本人が見聞きしたこと、求める対応を確認し、不確かな訳語は確定させません。対人相談であれば、一方の翻訳だけから相手の意図や責任を決めないようにします。

設備名の訳だけで対象を決めず、本人が指す場所や物を確認します。玄関、共用部、個室など、候補を分けて聞き直し、本人が確認した情報と担当者の推測を区別してください。原文、本人の回答、写真で確認した場所、残る不明点を次の担当へ渡します。

画像を依頼する場合は、設備を特定できる範囲にとどめ、鍵番号や他の入居者の私物が写らないように案内します。音の相談なら、相手への非難を翻訳文で強めず、騒音の受付で残す日時・場所・聞こえ方を基に事実を確認します。

案内の理解と、現地の解決を分ける

設備の不具合など、個別の相談に返答するときは、翻訳文の送信、本人の理解、現地の解決を分けて追います。未解決のときは、通訳や言語対応の担当へ戻す条件、次の連絡方法を決めます。

「分かりましたか」という質問だけでは、場所の取り違えを見つけにくい場合があります。ごみの案内なら「次に出す曜日と時刻を確認させてください」、設備なら「写真の場所は見つかりましたか。その後も使えませんか」と、確認したい内容を短く聞きます。返答が来ない場合は理解済み・解決済みにせず、連絡した言語と方法、まだ分からない点を残します。

一斉告知は、配信と個別返答の確認に沿って、工事の予定を知らせるだけの案内と、立入り等の返答が必要な案内を分けます。すべての受け手へ一律に返信を求めるのではなく、案内の目的から、配信結果・不達と必要な返答を追います。

多言語案内の管理表（CSV）には、物件・案内項目・言語ごとに一行で記入します。原本の改定と各言語版の反映を対応させ、確認待ちの質問をどこへ渡すかまで残せます。受け手ごとの配信結果と必要な返答は、一斉告知の管理票や個別案件の履歴へ記録します。

入居時の案内も同じ原本へそろえます。テマトクへの相談には、現在配っている案内と、対応に困った問い合わせをお持ちください。案内・個別の連絡を任せる範囲と、必要な言語・窓口での進め方を決めます。