シェアハウスの一斉告知。工事・断水を入居者へ伝える

まず対象と、生活に影響する内容を確定する

告知に必要なのは、工事の名称だけではありません。入居者が予定を変えるための情報を、現地の担当へ確認します。

告知する項目	断水工事なら確認すること
対象	ハウス全体か、特定の階・共用設備か
時間	作業時間と、設備を使えない時間は同じか
影響	キッチン、洗面、浴室、トイレのどれに影響するか
入居者の行動	事前の準備、立入りに関する返答、避けてほしい利用
質問先	告知への問い合わせと、当日の不具合連絡の窓口

「午前中は使えません」ではなく、確定した時刻と対象設備を示します。まだ業者から回答がない部分は、確認する担当を決めてから告知を作ります。工事時間と設備停止時間がずれる場合は、両方を記載します。

一つの告知を、掲示と個別連絡へ展開する

C’s(Si:s)share等の入居ガイド（2023年版）には、重要事項をメールで一斉配信する運用が記載されています。また、配信メールへの直接の返信が入居者全員に届くことも案内しています。使う連絡手段によって、質問が届く相手まで変わる例です。

告知には、個別の質問を受ける返信先を明記します。入居者同士へ連絡先や個別事情が広がらない配信方法を選び、掲示・メール・チャットの原稿は同じ内容から作ります。

告知文は、確定した日時・対象設備・入居者に必要な行動へ置き換えます。復旧予定が決まっていない部分は、次に状況を知らせる予定を明記してください。

［ハウス名］／［作業名］のお知らせ
［設備を使えない開始日時〜終了予定日時］は、［作業の理由］のため、［対象設備・場所］を使用できません。［事前準備・避けてほしい利用などのお願い］。予定が変わる場合は、［通知方法］でお知らせします。
ご質問は［個別の連絡先］へお送りください。
告知番号：［告知番号］

配信した文面、対象者一覧を作った日時、掲示場所、各配信の実行日時を残します。宛先エラーが返った人や、アプリをまだ登録していない新入居者は、送信済みの一覧とは分けて追います。告知を出してから工事当日までに入居する人にも、当日の案内を渡してください。配信先の変更は、日常の入居案内や退去情報から反映します。

個別の返答は、配信と分けて追う

メールを送れたこと、本人が内容を確認したこと、必要な返答を受け取れたことは、それぞれ別です。すべての告知で全員の返信を求める必要はありません。業務上必要な返答を先に決めます。

たとえば個室内の点検なら、対象室、希望日時、在宅・不在、物件で定めた立入り確認の状態を追います。一斉告知への既読だけを、個室へ入る承諾として扱いません。

対応の区分	残す状態	次に確認すること
知らせるだけの告知	掲示・配信の日時と不達	新入居者を含む対象へ届いたか
立入り等の個別確認	本人への依頼と返答、調整した日時	自社の手順で必要な確認が揃ったか
日程・条件が未調整	回答を待つ人、確認担当と連絡予定	確定した条件を現地担当へ渡せたか

いまの配信機能で試す

新しい連絡手段を増やす前に、使っている入居者アプリの機能を確認します。いい生活Homeの公式機能は、誰が読んだか確認できるお知らせ掲示板と、回答ボタン付きのメッセージを送る回答依頼を分けて案内しています。工事日程を知らせる用事と、個別の日程や立入りの確認を受ける用事で、使う機能を選べます。

試験用の対象者と告知で、配信後に未読の人と返答待ちの人を区別できるか、必要な相手へ追加連絡できるかを確かめます。アプリ未登録や不達の人には別の連絡方法を用意し、電話で返答を受けた場合も同じ告知の記録へ残します。全員に同じ再送を繰り返す前に、誰へ何の確認が残っているかを見て、次の担当が続きを進められる状態にします。

外国語の案内が必要な場合は、時刻、利用できない場所、必要な返答が日本語版と一致するかを確かめます。多言語案内の準備も参照できます。

延期・復旧まで同じ告知番号で追う

工事が延期されたら、掲示だけを差し替えるのではなく、最初に配信した相手にも訂正を送ります。告知番号を示し、変わった日時、影響、入居者に改めて頼むことを先に書きます。

訂正では、旧日程の中止・延期と新しい予定を一緒に示します。対象設備や停止時間も変わるなら、実際に変わる条件を本文へ記載してください。

［ハウス名］／［作業名］の日程変更
告知番号［告知番号］の［旧予定日時］の作業は［中止・延期など実際の扱い］です。新しい予定は［新予定日時］です。
［設備が使えない時間と対象設備、入居者に改めてお願いすること］。
ご質問は［個別の連絡先］へお送りください。

新しい日程だけを送ると、旧日程の停止も残っているように読めます。旧日程の扱いを明記し、問い合わせ窓口にも訂正版の原稿を渡します。個室への立入り日時を調整していた人には、新しい日時でも都合がつくか個別に聞き直します。

作業の終了連絡を受けたら、対象設備が使える状態になったかを現地担当へ確認します。延長中、部分的に復旧、すべて利用再開など、実際の状態を知らせます。古い掲示や予約送信中のメールも回収・修正します。

一斉告知・返答管理票（CSV）では、一つの告知と一つの配信先・確認事項を一行で追えます。原稿の版、配信結果、不達時の連絡、必要な返答、変更後の再連絡、終了確認を残してください。メールと掲示で送る場合は行を分けると、訂正がどちらまで届いたかを追えます。

告知後に故障の申告が届いたら、告知への質問と設備不具合の受付を分けて記録します。テマトクは、確定した案内の説明、個別確認の連絡、現地担当との受け渡しまで、任せる範囲を分けて対応します。