シェアハウスの法人・学校向け案内と問い合わせ対応

複数人の希望は、共通条件と一人ずつの条件を分ける

人数、入居希望日、期間、物件、部屋の条件を確認します。複数名であれば、全員共通の条件と一人ずつ異なる条件を分けて残します。まだ入居者が決まっていない場合は、その状態を記載してください。

最初の相談では、「全員が同じハウスであることが必須か、近隣の別ハウスでもよいか」「入居日はそろうか」「予算は共益費などを含む総額か」を聞きます。同じ人数の依頼でも、この答えによって探す候補が変わります。

学校が紹介するからといって、学校が契約や支払いをするとは限りません。「学校は候補を紹介し、契約と支払いは本人が進める」という案件なら、学校には紹介の経過を返し、申込書類や支払いの案内は本人へ届けます。法人が費用を負担する場合も、契約者、請求書の宛先、追加費用を決められる担当をそれぞれ確認します。

本人情報を共有する範囲は、業務上の必要性と自社の個人情報の取扱いに合わせます。紹介関係があることだけを理由に、生活相談の内容をすべて学校や勤務先へ返す運用にはしません。

学生の申込条件を先に確認する

学校から学生の紹介を受けるときは、対象物件の受入可能な年齢と必要書類を確認します。オークハウスのFAQは満18歳から契約でき、20歳未満は保護者同意書が必要としています。一方、SHARE STYLEのFAQは20歳未満の入居はできず、学生には親族の連帯保証人が必要と案内しています。いずれも各社の公表条件です。学校からの紹介だからと、年齢や契約条件を確かめず全員へ同じ案内をしないようにします。

自社では、一人ずつ対象物件と申込条件を確かめ、必要な書類と提出先を案内します。未確認の条件があれば、契約担当への確認と返答予定を残します。保護者等の同意・保証を確認する場合は、本人の申込みや学校による紹介と分け、誰へ手続きを案内するかを決めます。書類を案内した、提出された、契約担当が確認したという状態を分けて引き継ぎ、学校から紹介されたことだけで入居審査が済んだとは扱いません。

紹介資料の条件と、見積時点の条件を照合する

TOKYOβの法人・学校向けページは、相談、提案、契約、入居の順を示し、入居後のサポートも案内しています。自社の紹介資料でも、申込前から入居後までの窓口を続けて示せます。

掲載する空室、期間、費用、設備、対応言語には、確認時点と確認担当を持たせます。定期的に資料を送る場合は、旧版の資料を使った問い合わせが来ても、現行の条件へ照合できるようにします。部屋が決まっていない段階の概算と、対象を確定した見積もりも分けてください。

紹介後は、誰へ回答するかを一件ごとに決める

本人から届いた内見希望を紹介窓口へ転送するだけでは、誰も日程を確定しないことがあります。受付した担当が、調整担当と本人への返答先を確かめます。

人数が決まっていても、全員の到着日や契約手続きがそろっているとは限りません。共通の条件と一人ずつの未確定事項を照合し、次の相手を決めます。

連絡する相手	確認すること	未確定なら残すもの
紹介の担当	同じハウスが必須か、誰かの予定を待つか	候補の条件と次の返答予定
入居する本人	到着予定、内見・申込の希望、案内先	本人ごとの確認担当と回答待ち
契約・請求の担当	契約者、請求先、費用を承認する人	確認する原本と担当

未確定の人を待つ間にも、ほかの人の内見や申込を進めるかは紹介窓口と確かめます。候補を案内したことと部屋を確保したことも区別してください。紹介者へ返した経過だけで本人への入居案内が済んだことにせず、本人の連絡先と、誰が案内を送るかを残します。

入居後の窓口まで、営業から運営へ渡す

営業中に約束した案内、まだ答えていない質問、契約上の連絡先を運営へ渡します。請求や費用の案内先と、本人への鍵・到着案内の宛先を、それぞれ確認します。案内がまだ届いていない人と、その確認担当・次の予定も残します。部屋番号だけの引き継ぎでは、この違いが残りません。

法人紹介案件の引き継ぎ表（CSV）を使い、入居時には案内確認、言語が分かれる場合は多言語窓口の準備へつなげます。問い合わせ受付や関係先への確認連絡を任せたい場合は、この分担表をもとにテマトクの対応範囲を確認できます。