シェアハウスの内見対応。日程調整から申込確認まで

希望条件と、内見の候補日時を一緒に残す

物件、入居希望時期、人数、確認したい設備、使いやすい連絡方法を聞きます。日時だけ先に決めるより、現地で何を確かめるかを案内担当へ渡せます。

候補日を送った状態と、双方が日時を確定した状態を分けてください。キャンセルや日程変更は元の予定も残し、現地担当や同席者へ変更が届いたか確認します。空室の確保や申込の順番は、内見予約とは別に自社の条件を案内します。

相手が見た募集情報と、今の部屋を照合する

複数の媒体へ募集を載せている場合は、本人が見た掲載URLと部屋、見た時点を確認します。自社サイトを直していても、別の媒体には以前の説明が残っているかもしれません。

2020年公開の運営者による寄稿には、ある募集媒体で意図した条件の記載が抜け、内見時に気づいた体験が記されています。内見前に、本人が見た募集条件を現況と照合しておきます。

照合するのは、対象の部屋、設備、費用に含む範囲、共用部の使い方など、入居を判断する条件です。次の順で、自社の掲載と確認できる記録を開きます。

照合する対象	開いて確かめるもの	違い・不明点があれば
物件・部屋	本人が見た掲載URL、対象室、閲覧時点	別室や別物件の説明ではないかを確認する
家具・設備	対象室の設備記録と、現地担当の確認	未確認のものを「付属する」と回答しない
共用部の利用	掲載写真・説明と、現行の物件ルール	利用できる場所・区画・条件を伝える
費用・入居条件	掲載条件と、今回案内する見積もり・申込条件	変更内容を本人と次の担当へ伝える

違いが見つかったら、まず何が確認済みかを相手へ伝えます。「見落としではないですか」で済ませず、未確認の点は誰がいつ返すかを決めてください。訂正が入居条件の検討に関わる場合は、訂正後の内容を見ても内見を希望するか、本人に確かめます。

掲載情報の修正と、既に問い合わせた人への連絡は別の作業です。媒体を直した日時、訂正内容、本人へ案内した日時を残します。これから使う現行の説明と、本人が当時見た内容を混同しないようにしてください。見積もりや申込へ進んだ案件なら、その担当へも訂正を渡します。

当日の変更と来訪を確かめる

内見の確定案内には、待ち合わせ場所、現地かオンラインか、当日の連絡方法を入れます。ソーシャルアパートメントの問い合わせページは、フォーム受付後の担当者からの連絡と、急ぎの場合の電話を分けています。自社でも、当日の変更を誰が受け、現地担当へどう伝えるかを決め、確認していない時間帯の対応まで約束しないようにします。

予定時刻を過ぎても来訪が確認できない場合は、すぐに辞退と決めず、待ち合わせ場所や本人からの連絡を確かめます。現地担当が確認できた状況、連絡を試みた時刻、本人の返答を同じ案件に残します。

状況	窓口と現地で確かめること
遅れる	到着見込み、現地担当が待てる範囲、案内できる場所・時間の変更
取り消す	対象の内見日時、現地担当への伝達、再調整の希望、申込取消しの有無
来訪未確認	現地の確認結果、本人への連絡、次に確認する担当と予定

変更希望を受けた記録と、現地担当が変更を確認した記録を分けます。元の予定を消すだけにせず、変更後の日時と案内方法を本人へ返してください。シェアハリアルターズのFAQには、内覧予約後でも別の人の入居決定や申込みで空室がなくなる場合があると説明されています。自社でも空室の変更を確認してから本人へ伝え、別室の提案や再調整を希望するか確かめます。

管理表では、確定日時を変更するとともに、現地への連絡や本人への返答を「質問・作業」の行で追います。来訪を確認できていない予定を、内見実施の件数へ入れないようにします。取り消しの後に連絡不要の意思を受けたら、次回の連絡予定も見直してください。

見せられる場所と、撮影の扱いを事前に確かめる

共用部では、既存の入居者が生活しています。案内できる時間・場所、撮影の扱い、居住中の部屋の取扱いは物件の運営条件に従います。担当者が現場で即興の許可を出さないよう、案内手順へ含めます。

SHARE HOUSE180°の内覧案内（2025年12月公開）は、名古屋・関東・関西・金沢エリアについて、先にWEB内覧を行い、希望者には現地内覧も案内する流れを示しています。WEB内覧では、撮影済みの物件動画をスタッフと一緒に見ながら相談する方式です。「内覧」と呼んでいても、現地へ行くことが必須とは限りません。

自社でも、録画を見ながら話すのか、現地から中継するのか、現地を訪問するのかを予約時に伝えます。撮影済み動画なら、撮影後に変わった家具や共用部の使い方がないかを物件担当へ照会します。未確認の部屋を、他室の写真だけで同一仕様と説明しないようにします。

オンラインでは、見えなかった点を質問として残す

電波や音声の状態、映像の範囲により、見せたい設備が十分に伝わらない場合があります。映像を流しただけで説明済みにせず、本人が知りたかったことへ答えられたかを確認します。

オンライン内見の後は、実際に案内できた場所と、本人の質問に答えられなかった点を分けます。見えなかった設備の寸法や使い方は、対象の部屋と確認項目を残し、現地で確かめる担当へ渡します。「確認します」で終えず、確認担当、返答先、約束できる次の連絡時点を決めてください。現場確認の日が決まらない間も、手配中であることと次に状況を知らせる予定を本人へ返します。

内見後は、見積もり・質問・申込を別の状態で追う

状態	次に確認すること
内見終了	質問と、検討中の条件が残っていないか
見積送付	対象の部屋・期間・費用条件が一致するか
申込希望	自社の申込手続きと空室条件を満たすか
連絡待ち	返答を待つ相手と、次の確認時点

この四つは、順番に一つずつ進むとは限りません。見積もりを送り終えていても、共用部のルールについて運営側の回答が残る場合があります。案件全体を「見積送付済み」としただけでは、その未回答が見えなくなります。

案件ごとに、次の記録を開いて確かめます。未回答の質問があれば、先に誰が答えを用意するかを決めます。

確かめること	記録に残すもの	次に動く人へ渡すもの
質問への回答	質問の原文、確認した現況、未確認の点	確認担当、本人への返答先・予定
見積もり	部屋・入居日・費用条件と、送付した版・日時	変更があれば再確認する条件
申込の意思	本人の返答と、運営側の回答を待っている点	回答後の申込方法と部屋確保の条件

運営側の未回答を、本人から返事が来ない状態と取り違えないことが大切です。返答の文面は、実際に確認した内容と約束できる予定へ置き換えます。未送付の見積もりを「送付済み」とは案内しません。

内見でご質問いただいた［対象・確認項目］について、［確認担当］が確認しています。［連絡予定］に［連絡方法］で状況をお知らせします。お送りした見積もりは［部屋・入居日・版］の条件です。回答をご確認のうえ、申込をご希望の場合は［申込方法］でお知らせください。部屋の確保については、［自社の申込条件の参照先］をご確認ください。

質問へ回答することと、部屋を確保することは別の約束です。申込希望が届いたら、その時点の空室と自社の申込手順を照合します。希望日や部屋が変わった場合は、変更前の条件を残したうえで見積もりや案内を更新します。

返答期限や追客の頻度は自社の方針に合わせ、本人の断りや連絡方法の希望も残します。質問の回答後にも返信がなければ、最後の連絡日と自社で決めた次回連絡日を確認します。断りの連絡や連絡不要の意思を受けたら、追客を続ける予定を取り消してください。

内見対応の管理表（CSV）は、「案件」と「質問・作業」の区分を使います。案件番号ごとに「案件」の行を一つだけ作り、物件、内見日時、見積状態、申込状態、連絡の希望など、案件全体の情報はこの代表行だけで更新します。

未回答の質問や残る作業は、一件につき「質問・作業」の行を追加し、同じ案件番号で結び付けます。返答待ちの相手、担当、期限、回答結果を記入し、「案件」用の列は空欄にします。本人が見た掲載URLと閲覧時点は代表行、掲載との不一致や訂正は質問・作業の行へ残します。掲載訂正と本人への案内は、それぞれの実施日時を記録します。

質問への回答を送ったら、該当する「質問・作業」の行へ結果と送信日時を残します。その後に申込希望が届いたら、代表行の申込状態を更新します。案件を引き継ぐときは、案件番号で絞って両方の行を確認し、未回答と本人からの連絡待ちを分けます。

見学後に申し込みへ進んだら、書類の不足、審査、本人への返答を同じ案件で追います。入居申込の進捗管理に、その間の受け渡しをまとめています。

内見の進め方を直す前に、反響自体が少ないのか、内見から申し込みへ進まないのかを分ける場合は、空室対策の優先順位を参照してください。

入居が決まったら入居時案内へ、日々の受付の分担は問い合わせ管理へ進みます。テマトクへの相談では、内見希望の受付、日程調整の連絡、物件担当への照会、確認済みの回答を本人へ返す仕事まで、任せる工程を選べます。