仲介会社への募集情報共有。変更通知と掲載更新の進め方

確認元を決め、情報ごとに更新する担当を持つ

空室の確認、賃料等の条件、設備の仕様、鍵や内見の案内は、確認できる担当が違う場合があります。営業担当の記憶に頼らず、情報の確認元と更新者を明示します。

情報	確認する内容
募集・申込状況	状態を変えた日時と担当、案内継続の可否
条件	オーナー等が承認した現行条件、有効時点
設備・仕様	対象の部屋、写真や図面との一致、未確認事項
内見・入居	案内可能な方法、現場の準備、連絡先

積水ハウス不動産の管理担当者への取材では、特約店から設備や家賃について現場の声を聞き、社内のオーナー担当へつなぐ仕事が紹介されています。仲介会社から要望を聞いた担当と、募集条件の変更を承認する担当は同じとは限りません。要望を受けた段階で、募集図面だけ先に書き換えないようにします。

変更通知には、元の条件と新しい条件を並べる

自社で変更が必要になった募集情報を、次の項目で照合して通知します。新しい日付だけを送らず、以前の案内で進んでいる相談への影響と、確認待ちの範囲を伝えてください。

項目	変更通知へ揃える内容
対象	建物・部屋・管理番号と、訂正する図面や掲載内容の版
旧条件	これまで案内していた内容。取消・変更が必要な範囲とその理由
新条件	確認・承認が済んだ内容と有効時点。確認中の候補は区別する
返答	未確定の事項、誰が確認し、いつ仲介担当へ回答するか
進行中	旧条件で案内・申込調整している人がいるか、その照会先

補修後の入居可能日が未確定なら、候補日を確定の入居日として案内しないよう明記します。現地確認を行う人と回答予定を決め、すでに旧日程で調整中の相談があれば、その案件を管理担当へ知らせてもらいます。

同じ建物の別の部屋へ誤って反映しないよう、部屋や管理番号を付けます。確認中の条件を確定欄へ書かず、いつ誰が回答するかを残してください。募集情報として公表する内容は、実際の状況と表示上のルールを担当者が確認します。

通知を送った先と、掲載を更新した先を分ける

管理システム、仲介会社向けページ、ポータル、紙の募集図面では、更新方法が異なります。連携機能で反映する範囲と、手作業で残る掲載先を一覧にします。

送信済みの記録と、掲載を直した記録は分けます。対象の掲載先を実際に開き、部屋、変更項目、現行条件と反映時点を照合してください。仲介担当から受領の返答があっても、古い図面を使う相談が残っていないかは別に確認します。旧条件で進行中の案件は管理担当が引き取り、案内できる選択肢を確認して返します。

古い図面から同じ問い合わせが続く場合は、図面の版や入手先を聞きます。ポータルは更新できたが、店頭の紙資料だけ残っているなら、その配布先へ訂正を届ける必要があります。

内見の電話予約も見直すなら、内見予約の自動化へ進めます。募集状態の更新と、予約の承認・取消、現地で鍵を使う条件をつないで検討します。

問い合わせの回答を、原本の修正へ戻す

仲介担当が接客中に確認したいのは、空室の有無だけとは限りません。GMO賃貸DXによるハウスコム井野広章氏への取材（2023年11月取材、2024年4月公開）には、デジタル化で空室確認の手間が減る一方、資料だけで足りない情報を管理会社へ確認しにくいという指摘があります。募集情報を整える際は、個別の質問を受ける入口も残します。

受付では、対象の物件・部屋、仲介担当が見た資料や掲載先、具体的に知りたいこと、返答先を確認します。接客中で回答を待っているのか、後から連絡できる用件なのかも聞き、確認担当へ渡してください。回答まで時間がかかる場合は、担当者に次の連絡時点と方法を確認し、仲介担当へ伝えます。

現行資料で確かめられる仕様は、その資料の範囲で答えます。条件の変更や例外の相談は、本人の希望と公表済みの条件を分け、判断する担当へ渡します。記録では、管理担当へ通知した状態と、仲介担当へ回答を返した状態を分けて追います。新しく確認できた仕様や訂正は、対象室の原本と掲載へ戻し、次の問い合わせでも使えるようにします。

たとえば「エアコンは設備か、前の入居者の残置物か」という質問が続くなら、現地に機器があることだけで答えず、設備一覧と引き継ぎ記録を管理担当が照合します。確認できた扱いを対象室の原本へ戻し、図面に反映します。同じ建物でも部屋ごとに扱いが違えば、建物全体の説明へ広げません。

募集情報の更新表（CSV）で、変更、承認、通知、反映確認を追えます。受託時の資料は管理開始の引き継ぎ、改善提案はオーナーへ示す材料で整理します。テマトクへは、問い合わせの受付と、確認先・返答先への連絡の仕事を相談できます。