賃貸管理の繁忙期対策。入退去と設備故障の波に備える

前年の「多かった電話」と「残った仕事」を並べる

まず、前年の同じ時期に受けた用件を、入退去、設備、生活上の相談などに分けます。次に、その後の作業がどこで止まったかを調べます。受付件数だけで人員を決めると、電話が落ち着いた後も続く日程調整や完了確認を見落とします。

同じ修理について進捗確認の連絡が重なったときは、通話数と修理案件数が一致しません。増えているのが新しい故障か、予定が伝わらず繰り返される問い合わせかで、必要な対策は違います。電話業務の負担の測り方に沿って、通話件数・案件数・作業時間を分けて記録してください。

記録で確かめること	繁忙期前に準備すること
入居直後に、修理済みのはずの箇所へ申告が続いていないか	内見時の案内と工事報告を照合し、入居前に未完了箇所を確認する
同じ設備の進捗確認が何度も入っていないか	次の連絡時点と担当を案件に残し、入居者へ経過を伝える
指定業者へ依頼できるまで何を待っていたか	受付時間、繁忙期の受注可否、受けられない場合の相談先を確認する
電話の処理後に見積り待ちが積み上がっていないか	見積りを追う担当と確認予定を、受付担当とは別に割り当てる

過去の件数が取れない場合は、今ある未完了案件から始められます。「業者の返答を待っている」「入居者と日程が合わない」など、止まっている工程と次の担当を確かめます。数字がない部分を、業界平均らしい数値で埋める必要はありません。

案内と連絡先は、混み始める前に確かめる

入居前なら、設備の使い方、鍵の受渡し、困ったときの窓口が実際の部屋と合っているか確認します。案内を増やすときは、過去に繰り返された質問から選びます。長い注意事項を一度に送るより、入居の準備や設備の利用時に必要な情報へ辿れるようにします。

設備の案内はメーカーの説明や管理側で確認した内容を使い、入居者に分解・修理を求める説明にしません。故障や危険が疑われる場合の連絡先も、通常の使い方と一緒に示します。

業者には、繁忙期や休業日の受付可否、連絡手段、依頼後の返答先を確かめます。「指定業者一覧に載っている」だけでは、その時期に受けられるかまでは分かりません。代わりの業者を頼む場合の承認者と費用条件も、管理責任者が決めます。

臨時の分担は、受付後の作業まで決める

応援の担当者には、電話の受け方に加え、記録先、進行中の案件の探し方、判断が必要な場合の連絡先を渡します。通常担当が外出中でも、既に業者へ頼んだ内容が分かれば、同じ用件を重ねて手配することを避けられます。

臨時に受け持つ実際の担当者と、次の項目を確認します。通常担当への連絡方法も含め、誰がどこまで実行するかを決めてください。

作業	担当・引継ぎ
申告受付	誰が物件・部屋・症状・過去の受付を確認し、どの案件へ追加するか
方針確認	誰が依頼範囲と必要な承認を確かめ、手配する人へ返すか
業者返答	誰が受付可否と予定を確認し、本人へ返す人へ渡すか
経過連絡	誰が約束した時点に案内し、未回答なら次の確認予定を残すか

期間限定で外注する場合も、最終日に受付を止めるだけでは仕事は終わりません。その日に残る案件、業者から後日届く返答、入居者へ約束した連絡を、誰が引き受けるか決めてから開始します。平時の配置は管理戸数と作業量から考える人員体制、外へ任せる範囲は入居者対応の分担で詳しく整理できます。

電話が減った後に、残件を引き受け直す

繁忙期が過ぎたら、受付件数の減少だけで体制を元へ戻さず、未完了案件を確認します。臨時担当が退いた後に返答が届くものや、入居者へ経過を伝えていないものがないか、担当と次の確認予定を読み直します。

今回の準備が役立ったかは、「問い合わせをすべてなくせたか」だけでは判断できません。前の記録を探し直した理由、業者への依頼が止まった理由、同じ説明を繰り返した用件を残せば、次の繁忙期に直す場所が分かります。新規案件が増えた影響と、案内や分担を変えた影響も分けて見ます。

テマトクには、繁忙期に増える受付から状況確認、関係先への連絡・手配・報告まで、任せたい範囲を相談できます。受付・連絡・手配を任せる範囲を確認し、混む時期、用件、現在の記録、受付後に残る作業を合わせてお伝えください。