マンスリーの問い合わせ分析。要望と失注理由の読み方

同じ検討を、電話の回数で重ねて数えない

電話、メール、フォームから同じ相談が届いたら、可能な範囲で一つの検討案件へまとめます。問い合わせ回数は窓口の負担を知る指標、案件数は見積や成約へ進む割合を見る分母として使い分けます。

連絡手段と、物件を知った媒体も分けます。掲載サイトを見て電話した人の記録が「電話」だけだと、その媒体から来た需要を拾えません。「どちらの掲載をご覧になりましたか」と聞き、本人の回答を残します。同じ法人でも、研修用の二室と別部署の出張用一室が独立した依頼なら、会社名だけで一件へまとめないようにします。

集計する期間と段階もそろえます。「今月の問い合わせが今月中に成約した割合」と「今月受けた案件が後日も含めて成約した割合」では、観察範囲が違います。確認途中の案件を、失注へ自動的に入れないでください。

複数室の一部だけ成約したら

一件の法人相談で複数室を探す場合は、案件全体の結果と、部屋ごとの結果を分けます。一部の部屋が決まったことだけで、残る提案まで終わったとは扱いません。

記録	確かめること
希望	希望室数・期間と確認した日。後から変わった希望は、元の内容と変更元を残す
確定	契約が確定した部屋・期間と室数。候補や仮予約は含めない
残る分	部屋ごとの提案中・返答待ち・見送り。未確認の結果や理由を決め付けない
次の連絡	残る希望、担当、返答の約束。成約した部分と別に進める仕事

unitoの法人向け案内は、複数室をまとめた見積もりと、部屋ごとの入居者登録を説明しています。複数室の結果を追うため、上の表は本稿で作成しました。

案件の成約率を見るなら、「一部でも契約した案件」を含むのか、「希望した全室が決まった案件」だけなのかを決め、件数と一緒に示します。案件を部屋数だけ複製して、一件の相談を複数の成約案件に数えないようにします。

契約が別々の日に決まる場合は、案件の最初の契約確定日と、各室の確定日を分けます。記録票の「最初の契約確定日」は、一室以上の契約が最初に確定した日です。希望全室が決まった日を集計に使うなら、部屋ごとの原記録で確かめ、最初の日を流用しません。

室数を見る場合も、希望が減った前後の数や、確認した時点をそろえます。人数や室数が減っただけで失注とせず、相手が伝えた変更と、残る提案の結果を分けてください。期間の違う部屋を比べるときは、室数だけを売上や稼働率へ読み替えず、契約した室日と収入を別に確認します。

本人の回答と、担当者の推測を別欄にする

自社の相談記録で、本人が述べた理由、空室や提示条件から確認した事実、担当者が考えた可能性を分けます。予算について回答がなければ、担当者が高いと感じた価格でも、価格による失注へ分類しません。返答がない案件も、見積りを検討中なのか、ほかで決めたのかは分かりません。

結果を尋ねるなら、「今回は別のお部屋でお決まりでしょうか。差し支えなければ、日程・場所・費用など、選ぶ際に重視された点をお聞かせください」のように、理由を決め付けずに聞けます。返答がなければ「理由未確認」として残し、確認済みの理由だけで分かる傾向と区別します。

部屋を変える前に、案内・在庫・運用の問題を分ける

同じ設備の希望が続いたら、設備が本当にないのか、情報が見つからなかったのか、空室の組合せが合わなかったのかを見ます。案内を直せば答えられるものと、設備投資が必要なものでは、判断する担当も費用も違います。

予約管理製品のwellmoは部屋単位の稼働・売上分析も案内しています。こうした結果の数字に、問い合わせ時点の条件を重ねると検討材料が増えます。ただし、売上や稼働率だけから特定の要望が原因だったとは判断できません。

一室だけ予約が伸びないときは、販売できた条件から見る

アットインの勝田彩香氏への取材では、近隣の類似物件が埋まる一方で予約が伸びない部屋について、写真と価格を上長に相談して調整し、反響が出始めた経験が紹介されています。2026年9月25日公開の取材です。比較条件をそろえたデータは公開されておらず、写真・価格のどちらの影響かは分かりません。

自社で似た状況を調べるときは、まず「いつの滞在を販売したいか」と「いつ受けた反響を集計するか」を決めます。対象とする滞在期間と、反響を受けた期間を別々に記録します。契約が後日決まる場合に備え、結果を確認する日もそろえます。

段階	開く記録と見つける差
供給日	予約・清掃・補修の台帳。希望する連続期間をその部屋へ入れられたか
掲載	媒体の掲載履歴。販売開始日、掲載停止、最低利用期間、空室更新の遅れ
閲覧	媒体の管理画面。同じ媒体・対象室・集計期間の閲覧数。取得できなければ未取得
問い合わせ	重複を除いた相談記録。対象室を希望したのか、エリアだけの相談なのか
見積もり	送付した見積書。提案室、期間、提示額、送付までにかかった時間
契約	契約台帳。確定した部屋・期間と、結果を確認した時点

自社の部屋を比較する前に、補修や清掃で案内できなかった期間、掲載が止まっていた期間を確かめます。契約数の違いだけから、写真や価格を原因と決めないようにします。

掲載そのものが止まっていれば掲載を直し、閲覧はあるのに問い合わせがない場合は、写真・説明・条件を見直します。問い合わせはあるのに見積送付前に他社へ決まっているなら、先に初回回答と空室確認にかかった時間をたどります。

これらの段階は、必ず同じ人が順番に通るとは限りません。電話で直接問い合わせる人や、複数の部屋を比較する人もいます。閲覧数で問い合わせ案件数を割る場合は、対象媒体と対象室をそろえられる範囲を明示します。部屋別の案件数を全室で合計するときは、案件番号で重複を除きます。

小さな改善を選び、同じ条件で経過を見る

自社の質問記録と現在の案内を照合し、説明の不足、古い情報、探しにくい情報から変更する箇所を選びます。変更後は同じ質問の件数だけでなく、問い合わせ全体や対象物件の利用状況も見ます。件数が減ったことと、成約が増えたことは別に確認します。

一室の掲載を直す場合は、変更日、媒体、変えた写真・説明・価格、変更前後を比べる期間を記録します。できれば一度に変える点を絞りますが、対応を急いで複数を変更したときは、そのまま残してください。季節、近隣の需要、販売可能な期間、広告の出し方も変わり得るため、前後の反響が増えただけで特定の変更の効果とは断定しません。

「写真を変えた後、問い合わせが増えた。ただし価格と掲載媒体も変わった」という記録なら、次の担当者は確かめる点を選べます。「写真を変えたから成約した」と結論だけを残すと、条件の違う部屋にも同じ変更を広げてしまいます。成約前の相談と、入居後に実際に使った人の評価も別の材料として扱います。

問い合わせと検討結果の記録表（CSV）は、一行を一つの検討案件として使います。受付の連絡手段と掲載媒体、初回返答・見積送付の日時、本人の回答、契約の状態と確認日を残せます。部屋別の供給日・掲載期間・閲覧数は既存の予約表や媒体の管理画面で確かめ、上の表で照合してください。案件ごとの票に同じ閲覧数を繰り返して書き、合計しないようにします。 複数室の相談は、希望室数・確定室数・残る部屋の状態も同じ行へ残します。部屋ごとの詳しい経過は元の相談記録へ戻り、同じ案件番号の行を室数分増やさないようにします。

成約後の稼働や収入まで見直す場合は、同じ室日・期間で稼働率と賃料収入を比べる方法で、問い合わせの数とは別に運営の結果を確認できます。

集客経路ごとの投資は集客経路の整理、受付で集める情報は希望条件の聞き取りで確認できます。テマトクには、希望条件や反響元を聞いて担当へ渡す電話受付と確認連絡を任せられます。担当が空室確認・見積もりへ進めるよう、受け取る条件と返答先を決めます。