IVRyを不動産管理で使うには？機能と受付後の分担

公式の利用例を、自社の電話へ対応させる

不動産管理業向けの公式利用例は、オーナー、入居者、不動産事業者など相手別のユースケースとして、入口の設計案を示しています。入居者をSMSのフォームへ案内する例や、電話を転送する例が示されています。

自社では、相手の分類だけでなく、すぐ担当へつなぐ用件、必要事項を記録して折り返す用件、現行案内で答える用件を選びます。フォームへ進めない相手や、担当が不在の場合の動作も確認します。

場面	受付と後続担当
オーナー	公式の設計例は直接の電話転送。自社で、不在時に受け取る担当と折り返しを決める
入居者	公式の設計例はSMSでフォーム案内。入力された用件を確認する担当を自社で決める
進めない	SMSが届かない、フォームに入力できない場合の、別の受付方法と担当を個別に確かめる

担当が不在、SMSを受け取れない、フォームを入力できない場合の戻し先は、自社で設計します。戻し先には用件と折返し先を残し、試用で誰が受け取り、どこまで対応するかを追います。

必要な機能とプランを照合する

AI会話や番号選択での振り分け、転送、SMSを、自社の同じ用件で試します。

対象	自社で試す場面
振り分け	代表電話への取次ぎ、物件を指定する問い合わせ
記録	物件・部屋・折り返し先の訂正が、記録と通知に反映するか
転送	指定担当が応答しないときにどう進むか
フォーム	SMSを受け取れない・入力できない場合の受付

折り返し中心で使うか、その場で担当へつなぐかで、必要なプランが変わります。2026年10月29日に確認した公式の料金案内では、電話発信・転送はスタンダード以上、SMS送信はスターター以上です。オーナーの電話を直接つなぐなら転送、入居者をフォームへ案内するならSMSの条件を確認します。月額のほか、電話番号維持費と従量利用料を含めて見積もってください。

履歴とメモで引継ぎを試す

受付後の共有には、IVRyに備わる機能も使えます。公式の電話履歴ガイドでは、電話ごとのメモ、発信・SMSの操作、「要対応」「対応中」「対応済」のステータスを説明しています。ステータスの項目は任意に追加できません。受電中のメモの説明もあり、担当者が通話中に記録する方法を確認できます。

新しい共有表を作る前に、今の履歴とメモで、次の担当が仕事を進められるかを試します。自社の一件を選び、別の担当者に同じ履歴を開いてもらってください。

確認	自社で試すこと
共有	別の担当が履歴のURLを開き、必要な情報とメモを読めるか。権限が合っているか
現状	誰の何を待ち、次に誰が動くか分かるか。「対応中」だけで不足する情報を残せるか
更新	どの仕事が終われば誰が「対応済」にするか。受付の終了と修理完了を混ぜていないか
再入電	同じ設備の続報を前の電話と照合し、自社の案件で経過を追えるか

一覧の未読は、ログインしているメンバー単位の表示です。既読になったことを、担当者が対応を引き受けた証拠とはせず、引受けと次の連絡を記録します。電話ごとのステータスと、複数の電話にまたがる修理案件の進捗も分けて扱います。

自社の既存の案件画面で続きを追えるなら、その記録へつなぎます。電話履歴と別の台帳へ同じ現状を何度も書くより、現在の担当・待ち先・次の連絡をどこで確認するかを決めてください。対応履歴と未完了の残し方で、原文と現在の状態を使い分けられます。

会話例と結果の残し方は、AI電話の試用チェックにまとめています。

連携事例と標準機能を区別する

2026年10月20日付の日本ハウズイングに関する公式発表には、マンション管理で通話終了時の情報をWebhookで独自システムへ送り、起票・通知へつなぐ個別の運用が記載されています。Webhookは、ある出来事をきっかけに外部システムへ情報を送る仕組みです。

自社システムへつなぐ場合は、同じ接続を利用できる条件を個別に確かめ、受け取る項目と権限、開発・保守を担う担当を決めます。試用では同じ用件を流し、通知が届くことに加え、物件・部屋・用件が正しく起票され、担当者が次の作業へ進めるかを確かめます。

有人代行とは、受付後に任せる仕事で比べる

AI電話でも有人代行でも、受付の後に、記録を読む、承認を求める、業者へ連絡する、予定を確認する仕事が残ることがあります。方式だけで優劣を決めず、一件の終了までに誰が何を行うかを並べます。

電話代行を残して併用する

有人代行を利用中なら、IVRyを最初の窓口にし、必要な電話を代行会社へ転送する方法も検討できます。トライエの公式導入事例は、不動産仲介会社が両方を併用する例です。2022年12月公開の事例なので、掲載時の金額を現在の見積もりには使いません。

管理会社で併用を検討するときは、代行会社が外部からの転送を受けられるかを確かめ、両社と次の条件を合わせます。

確認	併用で決めること
用件	代行へつなぐ用件、録音・フォームで受ける用件、急ぐ用件の連絡先
不通	代行が応答しないときの受付と通知先。自社へ戻した後も不在ならどうするか
返答	代行が相手へ伝える内容と折り返しの約束。管理会社が連絡できる時間と合うか
費用	両社の基本料・転送や通話の従量料・代行の受付件数と超過条件

試用では、最初の案内から代行の応答まで一続きで確認します。代行側が「すぐに折り返す」と伝えても、自社でその約束を守れなければ、案内と実際の対応が食い違います。担当が連絡できる条件と、連絡が遅れる場合の案内まで決めてください。

電話対応サービスの比較一覧と見積条件の整理表を使うと、方式と業務範囲を照合できます。6サービスの違いはAI電話の比較、接続の準備はシステム連携の確認を参照してください。テマトクへは、受付に続く確認・連絡・手配の分担を相談できます。