手配へ渡す情報を揃える
| 項目 | 確認内容 |
|---|---|
| 対象 | 物件名、部屋・場所、対象設備 |
| 状況 | 起きていること、発生時期、現在の状態 |
| 機器 | 分かる範囲の型番・表示・設置場所 |
| 連絡 | 折り返し先、連絡しやすい時間、確認先 |
| 次の対応 | 担当者確認、指定業者への連絡等、決められた手順 |
型番等を答えられない場合も、未確認として記録し、別途確認する必要があることを伝えます。受付のために入居者へ危険な作業を求める運用にはしません。
物件ごとの連絡先と分担に合わせる
同じ設備でも、物件や契約により連絡先や対応の進め方が異なります。管理会社、運営会社、建物の管理先、指定業者のどこが担当するかを確認します。費用の承認や修理方針は、管理・運営会社が決める範囲です。
受付済みと、対応完了を分ける
不具合の連絡を受けた後も、追加確認、業者への依頼、日程調整、結果の確認が残ります。業者手配・日程調整と対応履歴・報告をつなげて、止まっている仕事を追えるようにします。
自社の項目を整えたい方は、修繕受付票と確認項目をご利用ください。