家賃の未入金、保証会社とどう連携するか

未入金の確認と保証請求を分ける

まず、家賃がどの経路で支払われる契約かを確かめます。管理会社口座への振込、口座振替、保証会社が集金や立替払いを行う契約では、確認する明細と連絡先が異なります。管理会社の口座に見当たらないことだけでは、入居者の未払いと決まりません。

ユーミーコーポレーションの松本拓也氏は、SMS導入に関する取材で、振替結果の把握、書面の郵送、その後の入金確認に日数がかかり、翌月の支払日に近づく場合があったと話しています。連絡手段の速さとともに、いつの結果を基に案内しているかが重要です。ユーミーネット宇都宮店の導入取材

管理責任者は、一覧の「未入金」を次のように分けて確認できるようにします。

状態	次に確かめること
振替結果待ち	対象契約の結果反映日と、確認する明細。結果が未取得のまま未払いと断定しない
未割当の着金	名義、金額、対象月・費目、入金日。別の月や別契約へ重ねて割り当てていないか
未請求	未入金確認後に、保証契約、請求条件、必要資料、請求期限、社内担当を確かめる
保証請求済み	受付の状態と支払予定。その後の入居者からの直接入金の有無

入金を契約や対象月へ結び付ける処理が「消込」です。入居者からの申告は確認の手がかりとして受け、収納担当が根拠資料と照合して確定します。「振り込む予定」と「振込手続をした」、「着金を確認した」も別に残します。

保証会社が自動で立替払いする契約と、管理会社から請求する契約を同じ手順にしないことも大切です。全保連の公式FAQでも、支払いの案内を待つ契約と、管理会社が代位弁済を請求する手続が分けて説明されています。実際の契約の商品・方式に沿って、確認するページや窓口を決めます。全保連・お支払いについて

請求前に、期限と連絡担当をそろえる

保証会社への請求期限は、自社の月末処理日とは別です。同じ保証会社でも商品や契約時期で条件が異なることがあるため、社内の「いつもの締め日」だけで処理しないようにします。

2026年10月29日に確認した公開案内でも、期限の決め方は異なります。

案内元	期限・確認先
全保連	支払約定日から31日以内。契約時期で異なる場合があり、対象契約と請求方法を照合する
GTN	対象月の10日。4月分なら4月10日。利用プランがこの手続きに該当するか確認する
GTN RP	レントパートナー専用の年間スケジュールを使い、利用年と対象の手続きを確認する

この違いを一つの「保証会社への締め日」にまとめず、保証会社・商品・契約条件ごとに手順を持ちます。家賃と退去精算費用の請求期限も混ぜず、請求する費目に対応する案内を開いてください。

確認表には、保証会社と商品名だけでなく、次の内容をまとめます。

• どの状態で請求するか。自動で処理される契約か、個別の請求が必要か。
• 請求期限の起算日、締切時刻、休日の扱い、必要資料。
• 送信後に受付完了を確認する方法。不備や差戻しがあった場合の確認先。
• 請求後に入金があったときの報告方法と、取消できる期限。
• 入居者への連絡を管理会社と保証会社のどちらが行うか。社内担当と不在時の代行者。

保証会社別の手続確認表（CSV）は、一つの商品・契約条件について縦に記入する3列の票です。個別の入金台帳とは分け、同じ会社・商品でも契約条件が違うものは票を分けます。期限を確認した契約書や案内の該当箇所、確認日を残しておけば、担当交代時にも条件をたどれます。

期限前に請求を送信しても、受付が完了したとは限りません。たとえば全保連のFAQは、Z-WEBの代位弁済請求一覧で状態が「受付済」かを見る方法を案内しています。収納担当は受付結果や不備を確認し、問い合わせ窓口には、その契約について現在どちらの会社が入居者へ連絡するのかを伝えます。

請求後の「払った」を、着金と突き合わせる

保証会社へ請求した後に、入居者が管理会社の口座へ直接振り込むと、管理会社側で入金を確認しただけでは処理が終わりません。保証会社の支払いが止まっているか、すでに送金されたかまで確かめる必要があります。

管理会社から保証会社へ請求する契約で、請求後に直接入金の申告を受けた場合は、次の順で確認します。自社の契約と請求状態を参照し、入金報告の方法を確かめて進めます。

受付では、どこへ・いつ・何月分を払ったかを受けます。 振込先、手続日、金額、振込名義、対象月を確認し、収納担当へ渡します。この時点の記録は「本人から入金申告、照合待ち」です。通帳全体など不要な情報を集めず、追加資料が必要なら確認箇所と提出方法を担当者から案内します。

収納担当は、口座の着金と請求内容を照合します。 同名の別契約や前月分への入金ではないか、不足額や別費目がないかを確かめます。着金を見つけられなければ、確認した時点と次の照合予定を残し、入居者の申告を消さずに確認を続けます。

請求済みの保証会社へ、確認した入金を報告します。 GTNの代理店向けFAQでは、代位弁済申請後に契約者から入金があった場合、請求方法に応じた入金報告を求めています。自社の台帳を更新するだけで済ませず、保証会社側の処理にもつなげます。GTN・代位弁済請求について

対象月・費目・請求額と入金を突き合わせたうえで、保証会社の案内に沿って処理します。

全額が一致し、保証会社に取り消せることを確認したら、指定方法で取消し、反映まで確かめます。取消期限後や送金済みなら、入金経緯を伝えて返還等の処理を確認します。一部入金や照合未了では、取消期限内でも、差異や残額を照会し、全額解消や請求全体の取消、返金を先に確定しません。

全保連は、取消期限までに手続できなかった場合は支払いが発生し、後日の返金が必要になると案内しています。また、GTNのレントパートナープランでは、過入金の内容によって返金先が変わると説明しています。二つの入金が見えたからといって、窓口担当の判断で入居者へ返す約束はしません。全保連の取消案内・GTNの過入金・返金案内

対象月・費目・請求額の全額入金と取消可能な状態を確かめ、保証会社の取消反映まで確認できたら、収納担当が台帳と窓口への回答を更新します。すでに送金されていた場合は、返還の処理を別の未完了事項として追います。

一件の状態を、収納担当と窓口で共有する

問い合わせ窓口が見る画面には、金額だけでなく、誰が何を確認しているかが必要です。一件の管理番号から入金台帳と保証会社の請求記録を参照できるようにし、電話が来るたびに別の「未入金案件」を作らないようにします。

窓口へ戻す記録は、自社で確認した内容と未確認を分けて記入します。

記録項目	記入する内容
本人申告	申告を受けた日時、振込先・手続日・金額・名義・対象月。着金確認と分ける
着金照合	確認した明細と時点、対象月・費目・請求額との一致または差異、確認担当
保証会社	請求の現在の状態、入金報告や取消・返還の依頼と反映。未確認なら確認先と担当
次の返答	本人へ伝えた内容、残る確認、合意した連絡予定と返答担当

確認が終わったら、「着金確認済み」「取消依頼済み」「取消反映済み」を順に更新します。返還が必要なら、指示の確認、実行、相手先での確認のどこまで進んだかを残します。電話を受けた事実だけを追う記録とは、完了の条件が異なります。

窓口からの返答も、確定しているところまでにします。

お振込みのご連絡を受け付けました。担当が入金と保証会社への請求状況を確認し、［合意した連絡予定］に確認状況をご連絡します。

角括弧は、自社で対応できる予定を確かめ、本人と合意した内容へ置き換えます。すでに保証会社から支払先の案内が届いている場合は、その内容も収納担当に伝え、管理会社から別の支払先を重ねて案内しないようにします。

履歴の残し方や担当交代時の確認は、入居者対応の履歴管理でも整理しています。問い合わせを受ける人と金銭処理を判断する人が分かれていても、同じ一件へ情報を戻せれば、担当不在のたびに最初から聞き直す必要はありません。

テマトクの電話・問い合わせ受付では、入居者の用件を受け、確認が必要な内容を管理会社へつなぎます。家賃の消込、保証請求、返金や契約条件の判断は、管理会社の担当と保証会社が行う仕事です。導入時には、受付で聞く項目、担当へ渡す方法、確認後に誰が返答するかをそろえておくと、既存の収納業務とつなげて使えます。