管理会社変更のお知らせ。通知例と切替後の対応

変更する事実を管理開始条件と照合する

通知を書き始める前に、管理開始日と、実際に変える項目を管理契約・引き継ぎ記録で確認します。管理会社が変わるからといって、家賃の支払先や支払日まで一緒に変わるとは限りません。

通知項目	作成前の確認先と内容
管理の切替	受託責任者へ、対象物件・新旧会社・管理開始の日時を確認
生活・設備の窓口	窓口担当へ、切替日時、日中・時間外の連絡先と受付時間、旧窓口の案内期間を確認
通知の質問	通知担当へ、質問を受ける窓口、受付開始日と時間を確認
家賃支払い	収納担当へ、方法・支払先・支払日の変更有無と、何月分から変わるかを確認
手続き	手続きを受ける担当へ、対象者・提出物・提出先・期日を確認
相談中の件	新しい案件担当へ、引継ぎの状況と切替後の問い合わせ先を確認

通知についての質問を新会社が先に受ける場合は、その受付開始日を、暮らし・設備相談の窓口が切り替わる日時と分けて載せます。通知の質問先が新会社だからといって、切替前の設備不具合もすべて新会社が受けるとは限りません。

未確定の支払先や受付時間を、仮のまま送付用データへ入れないようにします。確認済みの情報と保留中の項目を分け、通知版と確認者を残します。通知後に変更が生じた場合も、どの案内を訂正するのかを特定できます。

武蔵コーポレーションの社員取材では、移管時の案内が紙ごとに分かれて読まれず、担当者が入居者へ不明点を聞き、案内を冊子にまとめた経験が紹介されています。

最初の一枚で本人の行動を示す

最初の一枚には、入居者全員が知っておく変更と、すぐに使う連絡先を載せます。手続きの詳しい説明が別紙になる場合も、誰がその別紙を読む必要があるかを一枚目から分かるようにします。

次は、管理窓口だけが変わり、貸主・賃料・支払方法・支払日は変わらないと確認した場合のひな型です。角括弧を確認済みの情報へ差し替えます。条件が異なる物件へ、そのまま配布しないでください。

［対象物件］ 入居者の皆様へ
［管理開始日時］から、管理窓口が変わります

［旧管理会社］から、［新管理会社］へ窓口を引き継ぎます。

暮らしの相談・設備の不具合について
［窓口の切替日時］以降は、［新管理会社］へご連絡ください。
日中：［受付曜日・時間／確認済みの番号］
時間外の設備不具合：［受付時間／確認済みの番号］
切替前は、これまでの［旧窓口］をご利用ください。

この通知についての質問
［質問の受付開始日・曜日・時間／確認済みの番号］へお問い合わせください。

家賃のお支払いについて
貸主、賃料、支払方法・支払日に変更はありません。今回の変更に伴う書類の提出も不要です。

すでに相談中のことがある方へ
修理などをすでに相談している方は、切替前は［旧窓口］、切替後は［新窓口］へご連絡ください。新窓口が以前の受付記録を確認します。分かる範囲で「相談した日」と「用件」をお伝えください。

発行：［発行日／新管理会社／通知版］

家賃の振込先も変わる場合は、「何月分から」「いつまでの入金は旧担当が扱うか」「すでに旧口座へ入金した場合の問い合わせ先」を収納担当と決めて載せます。通知に載せる口座情報は、その担当が確認した原本から転記します。

新しい窓口へ、誰かが一度問い合わせてみる

通知を受け取った人のつもりで、「通知の内容について今すぐ質問する先」「今夜の設備不具合の連絡先」「先週頼んだ修理を聞く先」をたどります。切替前か後かによって、案内どおりの窓口へ進めるかを確認します。電話番号を押せる、QRコードが開くという確認に加え、受付側が同じ通知版を見て答えられるかも確かめます。

物件ごとに支払条件や窓口が違う場合、A物件の案内をB物件に使わないことも確認します。回答の原本と適用日を持つ方法は、物件別FAQの運用へつながります。

送付したことと説明が終わったことを分ける

「全戸へ投函済み」という記録から分かるのは、投函したことです。全員が受け取り、変更点を理解したことまでは分かりません。全戸への確認電話を一律に増やすのではなく、返戻、不達の連絡、質問が残った住戸を見つけられるようにします。

郵便が宛先不明で戻ったら、返戻された通知版と理由を記録します。登録情報と連絡先を管理担当が調べ、届けられる方法を決めます。同じ宛先へもう一度出しただけでは、不達の解消にはなりません。

支払いについて質問を受けたときも、通知版の一般案内と、本人の口座振替申込状況の確認は分けます。支払方法に変更がなくても、個別の手続きの進行状況まで答えられるとは限りません。収納担当への確認が必要なら、用件として残します。

契約者が法人で入居者が別にいる場合も、送付先と質問する人が一致するとは限りません。誰にどの案内を送り、実際に住む人へどう届くかを確認します。問い合わせを受けた人の名前だけで契約者と同一と決めず、個別の契約・支払情報を伝える前に自社の本人確認手順を使います。

切替後の質問と前窓口の残件を引き継ぐ

切替後に「前の会社へ頼んだ修理はどうなりましたか」と連絡が来たら、新しい修理依頼として発注する前に、旧案件を照合します。受付日、部屋、設備、旧受付番号など、分かる情報から探します。番号が分からないことだけを理由に、入居者へ最初から説明し直すよう求める必要はありません。

引き継いだ案件では、次を旧記録と照合します。見積依頼メールの送信記録しかなければ、業者の受領・回答予定まで確認済みとは書きません。

項目	新担当が確かめること
経過	旧受付の日時・用件・案内、業者への依頼内容と実際の返答
未確認	送信済みの依頼に返答があるか。希望日時と確定日時を区別できるか
担当	旧会社への照会先、新会社の引受担当、不在時の代理
次の連絡	本人へ何をいつ返すと約束したか。確認が間に合わない場合の案内

入居者へは、確認できた経過、調査中の内容、次に状況を伝える日時を分けて説明します。未確定の修理日を約束せず、予定どおり確認できなかった場合も、その時点で分かる状況と次の連絡を伝えます。

旧会社への照会先と、新会社で引き取る担当を、管理開始前に決めておきます。旧窓口へ新たな電話が入った場合も、どちらが内容を記録し、どの方法で渡し、受領を確かめるかを双方で合わせます。自動転送や過去の履歴閲覧ができるとは限らないため、使える方法を実際に確認します。

引き継ぎ資料が届かないときは、その状態と照会担当を残します。緊急性がある申告では、古い記録の到着だけを待たず、新しい管理責任者へ現在の状況を伝え、必要な対応を判断してもらいます。

通知と用件を、同じ一行で完了にしない

管理会社変更の通知・質問・残件確認票（CSV）は、実際の通知・質問・残件を記入する空欄票です。「通知」は一住戸・一通知版につき一行、「用件」は残った質問や旧案件ごとに一行とし、物件・部屋・通知版で結び付けます。送付記録は通知行へまとめ、質問の行に繰り返し記入しません。

通知が届いても、修理や個別の支払確認は未完了のままです。用件の行には、元の案件ID、次の担当、確認予定、何を確認できればその用件を終えられるかを残します。すでに案件管理を使っている場合は、その記録を更新する場所にし、確認票から参照します。二つの場所へ別々の経過を書き足さないようにしてください。

担当交代後も残件を追う書き方は、入居者対応の履歴管理で詳しく扱っています。

テマトクは、確定した物件案内に沿った問い合わせ受付と内容整理、担当者への確認・連絡、その後の報告まで、任せる範囲を選べます。切替日に答えてよい内容と、収納・修繕の担当へ戻す用件をそろえ、新しい管理窓口での受付・連絡をご相談ください。