業者手配・日程調整

修繕の用件を受け付けた後、指定された関係先へ連絡し、訪問や対応に必要な調整を進めます。業者への連絡、入居者との日程確認、結果の確認まで、任せたい範囲を決めて運用します。

依頼する内容を確認してから連絡する

対象の案件、設備や場所、確認できた症状、依頼したい作業、連絡先を揃えます。調査の依頼と修理の発注、概算確認と費用の承認を混同しません。修理方針や費用が未決定なら、管理・運営会社の担当者へ確認します。

業者と入居者が直接調整する運用なら、管理会社が重ねて同じ調整をせず、確定状況を受け取る方法を決めます。

業者から候補日時が届いても、入居者の都合や立会い条件が未確認なら、訪問はまだ決まっていません。実際の調整記録で、次の順に確認します。

入居者と連絡が取れない場合は「入居者の返答待ち」と次の確認担当を残します。候補日を伝えたことだけで予約確定とは報告しません。追加費用の承認が必要になった場合は、調整を進める前に管理会社へ判断を戻します。

誰の返答を待っているか、次に連絡する担当、確認する時期を残します。指定業者につながらないときに、独自の判断で別の業者へ切り替える運用にはせず、あらかじめ決めた連絡先・確認先へ戻します。