電話応対・聞き取り

電話で聞いた内容を、次の担当者が動ける情報へまとめます。用件に応じて必要なことを確認し、あらかじめ決めた範囲で案内し、その後の連絡や対応につなげます。

24時間の電話受付に対応し、営業時間外や電話を取れない時間だけなど、利用する時間帯を選べます。現在の回線・電話設備を確認し、転送条件と切り替え方法を案内します。利用時間と既存番号の確認もご覧ください。

誰から、何についての連絡かを確認する

物件名や部屋番号、連絡している人と折り返し先を確認します。設備の不具合なら、どの場所の何が、どのような状態なのかを聞き取ります。答えが分からない項目を、確認済みの事実に変えずに残します。

この画面では「動かない」だけでなく、次の担当者が状況を把握できる情報を残しています。

ここにあるのは電話で受けた申告です。故障原因の特定や、現地での点検結果とは分けて扱います。聞き取った内容を指定業者へ渡す場合も、未確認の情報は未確認のまま伝えます。

場面	進め方
物件のルールや窓口が決まっている	最新の確認資料に沿って案内する
担当者への確認が必要	確認する内容と連絡先を整理して引き継ぐ
登録されていない物件・対象外の相談	対象を確かめ、決めた窓口への案内や担当者確認へ進める
説明を聞き直す必要がある	曖昧な内容を推測で確定せず、確認し直す

受付記録を知らせるだけで終えるか、担当者への連絡、指定業者への依頼まで進めるかは、任せる業務として事前に決めます。費用・方針・例外の判断は管理・運営会社の担当者へ確認します。

詳しい準備はAI電話の導入前に揃える資料、設備に関する確認は修繕受付をご覧ください。