民泊のOTA入金確認。予約・手数料・着金を照合する

予約売上、受取金、着金の日付を分ける

OTAはオンライン旅行予約サービスのことです。予約情報をまとめるPMSに金額が出ていても、それだけで実際の送金額や着金日まで分かるとは限りません。

AirHostの手数料レポートの案内は、OTA手数料を確認するレポートと、実際の入金額・決済手数料を区別しています。このレポートはAirHost ONE HMSのPremiumプランが対象で、決済手数料は含まれません。

OTAによっては手数料データを取得できず、AirHostから出力したデータの手数料欄が「0」または空欄になる場合もあります。取得できていない値を、手数料がかからなかったという意味で使わず、OTAの明細へ戻って確かめます。正確な入金額も、各OTAの明細で確認します。

確認する資料	主に見るもの
予約	予約番号、施設、宿泊期間、変更・取消
OTAの明細	受取金の対象予約、控除、返金・調整、通貨、送金状態
銀行等の入金	着金日、金額、通貨、照合できる参照情報

宿泊した月と、銀行へ届いた月が違う場合もあります。月次報告では、売上の対象期間と入金の確認期間を分けて表示すると、確認途中の差を説明できます。会計上の計上方法は、自社の経理方針に沿って処理します。

合算送金は、対象の予約を並べて確かめる

Airbnbの収入確認ガイドでは、複数予約の受取金が一括で支払われる場合や、予約変更・取消による調整を説明しています。一つの入金を一つの予約へ無理に合わせず、明細に含まれる予約と調整を確認します。

計算方法は「対象予約の売上合計 − 明細上の控除・調整 ＝ 送金額」です。同じ通貨・円で数の関係を示すと、12,000円 ＋ 20,000円 − 5,000円 − 600円 ＝ 26,400円となります。表紙と次の図はこの計算を説明するもので、自社の予約や着金実績ではありません。実際には、受取金に含まれる予約と各控除を原明細から取ります。

着金額と予約売上の合計が違うことだけで、不足とは判定しません。引かれた手数料や返金・調整の対象と根拠を明細で確かめます。返金や調整がどの予約に関係するかを残すと、後からオーナー報告を作るときも説明できます。

差額の照会には、金額だけでなく参照番号を揃える

Airbnbでは、ホスティング収入の「今後の予定」で送金予定を、「支払い済み」で完了した取引を開けます。取引の内訳を開き、予約情報、調整金、取消の内容を確認します。画面の区分だけで銀行への着金まで確認できたとはせず、入金記録と照合します。

合わない場合は、対象予約、受取金や取引の参照番号、送金状態、明細上の通貨を揃えます。同額の別予約がある場合も、番号と期間で対象を絞ります。Airbnbは受取金IDを銀行や支払いサービスへの照会に使うよう案内しています。予約番号と受取金IDを別に残しておくと、どの送金を調べてほしいか伝えられます。

状態	次に確認すること
予定・保留	予定日と、保留・追加確認が必要な理由
着金未確認	OTAが送金済みなら、支払方法、処理期間、取引の参照情報
着金の対象が不明	合算した予約、通貨、調整額を明細へ照合
明細と金額が違う	決済・送金費用、為替、訂正の内容

為替が関係する場合は、予約時の表示通貨と受取通貨を揃えてから比較します。担当者が都合のよいレートを補って差額を消すのではなく、実際に使われた条件を確認します。

照合が終わったものから、報告へ反映する

OTA入金照合表（Excel）は、受取金一件ごとに、対象予約、控除・調整、着金記録、照会先と返答をまとめる確認票です。薄黄色の記入欄へ、原明細と入金記録で確認した内容を入れます。OTA入金照合表（CSV）にも同じ12項目があります。

複数予約をまとめた送金は、対象予約の番号・宿泊期間の一覧か、その一覧を開ける原明細への参照を残します。別の受取金を調べるときは空欄の票を分け、同じ予約が複数の送金に関係する場合も、それぞれの受取金IDと調整の対応を確かめます。

着金を確認できても、明細の調整がどの予約に対応するか分からなければ、照合は途中です。着金の事実まで未確認に戻さず、確認できた部分と残る不明点を分けます。

［受取金ID・対象期間］は、［銀行等の記録・確認日］で［通貨・着金額］を確認しました。［未照合の調整額・項目］は、［照会先・照会日］へ対象予約と理由を照会中です。［担当］が［次の確認予定］に返答を確認し、［報告先・対象期間］へ反映します。

確認した原記録を入れ、返答待ちの項目に完了日を書き込まないようにします。

月次報告には、確認済み額と照合中のものを分けて載せます。収支の数字へ入れる前の確認と、相手への連絡はオーナー報告につなげます。返金処理が原因なら、返金対応の記録と同じ予約を参照してください。

テマトクには、資料の未着確認、確認担当への照会、結果の連絡や報告整理など、経理・運営担当の間に残る仕事を相談できます。