修繕の請求書確認。発注・完了報告と照合する

請求書を、同じ物件・工事の発注へ結び付ける

業者名と金額だけで書類を探すと、同じ会社へ同時期に頼んだ工事を取り違えます。物件・部屋、案件番号、発注日、工事内容、業者の請求書番号で対象を絞ります。

賃貸革命の修繕管理は、修繕案件の見積・請求を関連付ける構成を説明しています。ソフトを使っている場合も、メールに届いた請求書がどの案件へ結び付いているかを確認してください。

先払い、着手金、完了後の残金など、複数回に分ける契約もあります。一枚の請求書をそのまま工事総額とせず、今回の請求、以前の請求、支払済み額を分けて見ます。

金額差があれば、追加承認の記録へ戻る

自社の同じ修繕案件から、当初の発注、追加の依頼・承認、完了報告、今回の請求書を揃えます。追加作業があれば、次を項目ごとに確かめてください。

項目	照合する原記録・結果
当初発注	採用した見積の版、作業の範囲、数量・単価・金額
追加分	追加が必要になった理由、依頼内容・日時・担当、承認者と対象の金額
実施	当初と追加の各作業の完了報告、施工箇所の写真、試運転等の結果
今回請求	今回が対象とする作業・期間・支払回数と、その内訳
未確認	原記録が見つからない事項、照会先、支払承認者へ渡す差異

追加分の記録が不足する場合は、現場・発注・承認の担当へ、誰がいつ何を依頼し、どの範囲を了承したかを照会します。依頼メールや承認の返答を、今回の請求と対応付けてください。

請求額が計算に合うだけで追加工事を承認済みにはしません。一方、記録が見つからないことだけで誤請求とも決めず、担当者の回答と発注の経緯を支払承認者へ渡します。

数量や単価、撤去費、出張費、税の表記も、同じ条件で見ます。訂正が必要なら、理由と対象の請求書を業者へ伝え、訂正版を元の書類に結び付けます。古い請求書の状態を残すと、別の担当が再び処理するのを防げます。

作業が終わったことと、支払確認を分ける

AppFolioの業者向け案内では、作業完了の連絡後も、レビューや請求書待ちという状態を扱っています。

残件	確認先・伝える内容
報告待ち	施工業者へ、対象作業と不足する写真・試運転結果を伝える
追加承認	発注・承認担当へ、変更内容と差額を示して依頼の経緯を聞く
訂正待ち	業者の請求担当へ、元の書類番号と訂正理由を伝える
支払予定	自社の経理担当へ、照合結果と契約上の支払条件を渡す

入居者への復旧連絡は、請求書が揃うまで待つ仕事ではありません。設備の復旧と残件は修繕完了報告で確認し、費用処理とは別に進めます。

再送・分割・訂正を見分けてから経理へ渡す

同じ請求書が郵送とメールで届いた場合は、新しい請求を二件作らず、番号や発行日で同じものか照合します。反対に、同じ工事でも着手金と残金なら別の支払いです。請求書番号だけでなく、契約上の回数と対象範囲まで見ます。

請求照合の確認表（CSV）は、一枚の請求書ごとに使う記入票です。案件、発注、追加承認、完了報告、請求書の参照先と、照合で残った差異を記入できます。分割払いでは以前の請求・支払済み額も残し、経理が原本と契約条件をたどれるように渡します。

テマトクでは、未着書類の確認連絡、差異の照会、確認済みの内容を報告へまとめるなど、担当間に残る連絡の分担を決められます。会計処理や支払承認を行う人へ、判断に必要な材料を届ける使い方です。