傷の記録か、使えない設備の相談かを聞く
受付では「どこに、どんな状態があるか」に続けて、「今の使用に支障があるか」「修理や確認を希望しているか」を聞きます。写真を送るフォームがあるだけでは、その後に誰が動くかは決まりません。
レオパレス21の入居時損傷箇所確認届の案内では、入居時の状態を残す届出と、修理が必要な場合の設備修理依頼を別にしています。運営側でも、状態を記録する用件と修繕の仕事が両方発生する場合は、共通の申告IDで結びます。
たとえば「椅子の脚がぐらつく」なら、どの椅子か、けががないかを聞き、使用を避けてもらって設備担当へ渡します。床の小さな傷を記録したい連絡とは、急ぐ度合いも返答も変わります。
危険や生活への支障がある場合は、写真の追加提出を待って対応を止めません。設備担当へ渡す情報はマンスリーの設備対応の分担に揃え、記録側にも関連する修繕案件を残します。
写真を、部屋・場所・確認日と結びつける
写真だけ届いても、どの部屋の何を撮ったか分からなければ、退去時に使える記録になりません。契約、部屋、入居日、申告者、気づいた日、場所と状態を一緒に受け取ります。法人契約では、法人担当者が転送したのか、本人が申告したのかも分けます。
国土交通省の原状回復に関するQ&Aは、入退去時にチェックリストや写真で状態を確認することを勧めています。運営側の記録でも、入居前の状態と申告された状態を比較できることを重視します。
撮影をお願いする場合は、次の二枚があると場所を照合しやすくなります。
- テーブル全体や壁面など、どの場所か分かる写真。
- 傷や汚れの状態が分かる写真。可能なら位置や大きさを文章でも補う。
住所や身分証、私物の詳細など、状態確認に不要なものまで写す必要はありません。危険な場所へ近づかせる撮影も求めません。暗い、ピントが合っていないなどで確認できない場合は、必要な箇所だけ追加を頼みます。
元画像と受付日時は保管し、後から追記された内容は追記として残します。画像の作成日時だけで、傷が付いた時期や原因を確定しないようにします。
入居前の点検と食い違ったら、両方の記録を残す
清掃担当の点検で異常なしになっていても、本人の申告を誤りと決めることはできません。点検した範囲、写真の角度、記録の時刻を確かめます。反対に、入居直後の申告だけで費用負担まで確定するのでもありません。
自社の点検記録と申告を開き、同じ部屋・場所・備品を比べているか確かめます。次の項目ごとに、原記録の参照先と、まだ確認できないことを残します。
| 照合項目 | 照合する内容 |
|---|---|
| 事前記録 | 点検した日時・担当・範囲、写真で同じ箇所を判別できるか |
| 本人申告 | 気づいた日、場所と状態、原文・全体写真・接写の対応 |
| 本人希望 | 使用上の支障、状態の記録だけか、修理や現地確認も希望するか |
| 照合結果 | 両方から確認できたこと、食い違い、発生時期など未確定のこと |
| 本人返答 | 受領・記録追加を確認した内容、残る確認と次の担当・予定 |
状態記録へ追加したことを確認できたら、「［場所・対象物］について、写真とご申告を受け取り、入居時の状態記録へ追加しました」のように返せます。角括弧は、本人の申告と照合した対象を入れる欄です。修理や現地確認の希望がある場合は、次の担当と予定も伝えます。
受領したことと、その後の費用負担の判断は分けます。現地で確かめる必要がある場合は、何を確認したいのかを伝え、本人と日程を調整します。
自社で申告期限を設ける場合は、入居前案内に提出方法と一緒に示します。期限後の連絡も、受けた日時と内容を記録して確認へ回します。期限が過ぎたという理由だけで「入居時に傷はなかった」と事実を置き換えないことが大切です。
退去時に参照できる形で、修繕の記録までつなぐ
申告後に家具を交換したり設備を修理したりすると、入居時の写真だけでは退去時の状態を比較できなくなります。交換日、交換した物、作業後の写真を元の申告にひもづけます。傷の記録は消さず、「このテーブルは入居中に交換済み」と追えるようにします。
退去時には、契約・入居者・部屋・対象の場所から記録を開き、入居前、申告時、その後の修繕を順に確認します。別の入居者の写真や、交換前の家具との比較を避けるため、備品台帳の対象と合わせておくと確認しやすくなります。
入居時の傷・不具合記録票（CSV）は、一つの申告箇所をまとめる形式です。複数の傷は票を分け、申告IDに連番を付けます。修理が必要なら修繕案件の参照を付け、写真受領と修理完了を別に追います。
退去時の担当は、この記録から契約と当時の写真、利用中の修繕を確認します。記録票の有無だけで費用負担を決めず、同じ場所・同じ備品の変化を確かめます。
テマトクの電話応対・聞き取りでは、申告した場所と状況、使用への影響、本人の希望を整理できます。修理が必要な用件は修繕受付につなぎ、記録だけの申告に埋もれない受付にします。
受付から手配・報告まで、任せる仕事を選ぶ
問い合わせの受付・内容整理、物件別FAQ回答から、業者連絡・手配・報告まで。いまの体制に合わせて任せる仕事を選びます。
費用・方針・例外の判断を管理・運営会社に残し、作業と確認の分担を一緒に整理します。